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信息化时代办公室档案管理工作的创新研究

作者:未知

  摘 要:随着社会的不断进步以及经济的快速发展,对办公室档案管理工作的开展质量提出了更高的要求。但是,就针对当前办公室的档案管理工作而言,其还存在着一定的问题,进而影响了档案价值的最大化发挥。因此,我们应加强研究与分析如何提升办公室档案管理工作效率,不断地解决其在管理过程中所存在的问题,以有效推动档案管理工作朝着更加健康、稳定的方向发展。
  关键词:办公室;档案管理;信息化
  在当前信息化技术高速发展的背景下,我国政府部门的办公室档案管理工作都出现了较大的变化。如今是一个快餐时代,办公室人员对于信息的获取需要灵活性。信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演着越来越重要的角色。传统档案管理方法缺乏科学方法和技术支撑,它在管理工作中,经常会出现了人工浪费,直接导致档案管理成本增大,管理过程复杂,流程比较长,这样难以提高办公室档案管理效率。只有将传统复杂烦琐的档案管理工作方式改变为能够高效率高质量完成工作的管理方式,才能够更好地管理办公室的档案资料,促进我国办公室档案管理事业的发展和进步。
  1 信息化时代下档案管理工作概述
  1.1 档案管理信息化的定义
  在现代化时代,档案信息化就是将某些信息技术具体落实到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去,与此同时还要为档案信息资源的其他运用方式。综合来说,档案管理信息化就是突破传统的纸质实物记录方式转变为现代化的数字化管理。而这种方式的进行必须立足于相应档案行政机构的规划来展开。
  1.2 档案管理信息化的特点
  一般来说,档案管理信息化的特点主要包括以下三个方面。最基础的特点就是档案管理工作的展开必须围绕相关部门的法律法规,遵守基本的政策。最明显的特点就是档案信息化管理使得整体的管理形式由实物转向于技术管理。而用电子档案替代实物档案也成为各大部门走向档案信息化管理的重要条件。最后,档案的信息化管理实现了信息的数字化与网络化,为档案管理工作的创新与持续发展奠定了坚实的基础。
  2 办公室档案管理工作中存在的问题
  2.1 工作人员的管理意识较为薄弱
  档案管理工作人员作为档案管理工作的主要组织者和策划者,其管理意识的强弱就影响着整个档案管理工作的正常展开。但是,就针对当前办公室档案管理工作人员而言,其大多都不是专业的管理人员,有的工作人员甚至是临时工,这样就严重影响了工作人员做事的规范性。此外,有的企业并没有对档案管理工作人员进行定期的培训,这样就导致工作人员对档案管理工作展开的重要性没有形成正确的认识,进而在展开相应的管理工作时往往会出现较多的漏洞。
  2.2 工作人员的专业素质有待提升
  办公室领导对档案管理工作开展意识的淡薄,就导致工作人员对管理工作的开展存在一定的认知偏差,这样就影响了整个档案管理工作的开展效率。此外,由于大部分的管理工作人员都是临时性的,其专业素质和专业素养都较为缺乏,这样就使得办公室大量的档案得不到及时的整合和管理,从而也就影响了档案价值的有效发挥。此外,随着社会的不断进步,办公室的内容变得越来越复杂,这也就对工作人员的综合素质提出了更高的要求。倘若工作人员工作能力存在着不足,就会影响整个档案管理工作的开展效率。
  3 信息时代办公室档案管理工作的创新
  3.1 加强人员创新
  档案管理工作需要人员支持,工作过程中人员自身的素质和创新能力是办公室档案管理工作质量提升的最主观原因。首先,档案管理工作人员是档案管理工作的主体,档案管理工作者的个人素质直接影响到整体的档案管理工作。所以档案管理工作创新的第一步,就是人员的创新。人员创新是由内而外的创新,人员创新也可以从根本上创新档案管理工作。第一,档案管理工作者需要过硬的专业素质,所以,要加强人才的专业素质培养。档案管理除了熟悉自身专业的同时,也要涉猎一些其他专业的知识,比如管理学,图书馆学等等。在信息时代,档案的管理大多借助电子信息管理系统,那么就需要工作者能够熟练地掌握计算机的操作。除了在招收人才时提高对计算机的要求的标准,也要加大事业单位自身对人才計算机的培养,以适应越来越现代化的信息管理工作。事业单位也应该大力引进新兴人才,对于刚从学校走出来的人才,要加强实践培训,将学到的知识转化为能力。为档案管理工作提供新鲜血液。第二,档案管理工作需要创新工作理念。让工作者从思维上创新,主动接受、学习包括计算机在内的新型管理方式,主动寻找如何提高档案管理效率的方式。除了工作的硬实力外,也要提高工作者的软实力。信息管理工作的管理方法要与时俱进,从而提高管理效率。所以,相关单位要加强管理者对新管理方法,新管理理念的学习。积极引进新兴的,高效的管理方式。档案管理工作在人员方面的创新需要重点注意两个方面,第一是提高管理的硬实力,第二是加强工作者的思想觉悟。这都有效地解决了工作人员专业素质差,工作积极性不高的问题。从而提高档案管理工作的效率与质量,有效地利用人才,将人的能力最大化,整体提高了在信息时代下档案管理的能力。
  3.2 促进档案的信息化建设
  档案管理工作的主要任务是对冗长、繁杂的信息进行对比、归类,再妥善的进行保管,以便在需要时能够快速地找到。随着时间档案的数量也是越来越多,也使得档案工作的效率会越来越低下。越来越无法满足事业单位对信息需求。近年来随着信息产业地发展,档案的管理工作也出现的新的契机。通过借助计算来建立新的信息管理系统可以提高工作者的工作效率,查找信息的速度,节约劳动力,也可以节省存放档案的空间,降低事业单位运营成本。而且相较于纸质保存手段来说,信息化更是提高了档案的安全性与保存的持久性。除此之外,还可以将单位的各个部门的信息通过局域网络,建立一个公共信息资源平台,并实时更新所存储的信息。不仅能够有效地提高各个部门之间的联系,还节省了部门间沟通联系所花费的时间,从而提高事业单位的工作效率。
  3.3 提升档案管理人员素养
  档案管理人员的专业素质就在一定程度上决定了整个档案管理工作的开展质量。因此,要想提高办公室档案管理工作的开展效率,就应不断地提升档案管理人员的素养。首先,企业就应根据岗位的需求对高素质的人才进行招聘,并对招聘人员的专业性进行严格地筛选,这样才能有效地促进相关档案管理工作的有序展开。此外,档案管理工作的展开不仅要求档案管理人员具有专业的素养,而且还应具备严谨的工作态度和做事认真的责任心。因此,企业在对工作人员进行培训时,还应重点侧重对工作人员责任心的培养。为了有效地提升档案管理的专业性,在管理工作的开展过程中,还可充分地利用信息技术,来促进办公室档案管理工作的展开能够有效地适应当前社会的发展需求。
  4 结语
  综上所述,面对形势的转换,档案管理工作也要不断与时俱进,积极运用现代技术,最大程度地提高工作效率。在档案信息管理工作的创新与发展中,要善于转变工作人员的工作理念,加强现代化服务观念,同时要不断促进信息化建设,使其不断趋向于标准化和科学化,最后还要引进科学的管理模式,使档案管理工作的保障体系进一步强化,只有这样才能全面深化档案管理工作的真正价值。
  参考文献
  [1]菊梅.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].城建档案,2016(3):57-58.
  [2]牛函娟.信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J].科技创新与应用,2015(3).
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