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信息时代下档案管理工作的创新模式

作者:未知

  摘 要:近几年,随着经济发展速度的不断加快,人们对信息档案的需求也在逐渐提升。因此,有关部门要提高对档案管理工作的重视,只有结合信息时代对档案的需求,对现有的档案管理模式进行创新,档案信息资源的利用效率才能得到真正提高。本文就信息时代档案管理工作的创新模式进行研究,希望能够在一定程度上提高档案管理的水平。
  关键詞:信息时代;档案管理;工作创新
  大数据时代的来临,提高了人们对档案信息资源的需求。因此,档案管理部门必须要对档案管理模式进行创新,提高档案管理信息化的水平,利用计算机技术提高减少档案管理的工作量,结合信息时代的档案管理理念,对档案管理思维进行创新,提升档案管理人员的专业素养,将结合档案管理的实际情况,制定科学、合理的档案管理体制,档案管理工作才能开展的更加顺利。
  1 档案管理信息化
  1.1 档案管理信息化的意义
  作为社会的重要资源,相关人员在进行档案管理时,要利用信息技术提高档案管理的水平,档案信息资源的利用价值才能得到提升。现在我国很多档案管理单位,沿用的仍就是纸质档案,相比较于信息档案而言,纸质档案在进行管理过程中,非常容易出现档案资源丢失的情况,导致档案信息资源的价值无法得到充分发挥,这种情况给我国档案发展造成的影响非常大。
  因此,相关人员要不断对档案的载体进行创新,对纸质档案进行信息化处理,采用数据化存储的方式进行档案储存。信息化档案相比较于纸质档案而言,更加便于查找,并且信息化档案能够进行异地档案调取,档案管理人员可以随时对档案资源进行备份处理,不仅在一定程度上降低了档案管理的成本,减少档案管理过程中耗费的人力、物力,更有利于档案的传承和保存。
  1.2 档案管理信息化的必要性
  人祸可免,天灾难测。如果一味的使用单纯的书面化储存或者人工看守式守护可能会使档案不会缺失遗漏,但是,一旦发生灾难性的地质变化或者其他原因,这些宝贵的档案资源必当不能保全。所以将其像信息化资源转变,存储于云资料库中进行加密,这样就更有利于档案的保护。所以说,将档案进行信息化是必要的,这是对人类社会资源的充分保护。
  1.3 档案管理信息化的优势
  1)异地查阅,省时省力。信息化档案能够节约档案查询的时间,节约档案查过程中耗费的人力,并且其还能实现异地档案资源共享,使用者即使在异地也可以查找到需要的档案资源。如果档案管理部门采用的仍旧是纸质档案,那么当另一个地区需要利用档案信息资源的时候,就需要耗费大量的人力。物理对档案资源进行调阅,非常耗费时间、精力,这种方式给档案使用者带来了一定的困难,严重的降低了档案管理的质量、浪费了有限的社会资源。因此,在进行档案管理时,相关人员将信息化技术应用到档案管理中,档案管理才能真正的做到省时、省力。
  2)便于存储。相比较于纸质档案而言,信息化档案在进行信息资源保存时,需要将档案全部上传到指定云资源网址中,或者上传到规定的电子元件之中,这种情况在一定程度上降低了档案管理工作的难度和工作量,简化了档案存储工作的工作步骤。另外,储存档案信息资源的硬盘必须要严格按照规定的标准进行放置,并且,档案管理人员还要对硬盘进行定期检查,保证档案资源的有效性不会受到影响。
  信息化档案相比较于器物档案和纸质档案,有着存储空间小、在进行档案信息管理时,信息资源拷贝复制更加方便,并且存储过程中,不容易出现档案信息内容损失的情况,提高了档案存储的水平。
  3)安全性较高。信息化档案还要一个非常大的优点,那就是其的安全性要高于纸质档案,并且,在进行信息化档案管理时,档案管理人员可以对档案文字进行进制字符加密处理,对档案管理的元件进行加密处理,这种处理方式相比较于一把锁的档案管理方式而言,安全性要更高一些。
  4)更新容易。对档案信息进行数字化,更方便人们对档案信息资源进行更改处理,比如:当某人需要对自己的个人档案进行更改时,需要携带自身的证明文件,当自己档案所在地对档案内容进行更改,但是信息化档案在进行更改时,相关人员只需要在网络上进行更改即可。那么,人们肯定会及时的更改自己的档案。所以说,将档案信息化十分有利于档案的更新。
  2 档案管理工作
  2.1 提升档案管理工作人员专业水平
  人是产生一切社会活动的根本动力,所以说,无论什么工作,拥有专业的职业素质是非常重要的。对于档案管理工作也不例外。如今是信息化时代发展的浪潮,档案管理工作人员需要了解工作的专业需要,进行自我培训和积极思考。对于档案管理工作中存在的问题进行及时反馈和提出创新建议。在档案管理工作中做到宁查一百,不放一误。要有持之以恒的耐心,以集体利益为重。
  2.2 档案管理体质的创新
  信息化时代下,档案管理需要集中统一管理。不能像以往一样分散各个地区进行管理。可以将各个地区的档案资源上传到统一档案资料库之中,如果有需要时再从资料库之中进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理,也减少了人力、物力、财力的浪费。要加强集中管理力度,建设一个系统,避免重复浪费,提升中央系统的软硬件能力。
  3 档案信息共享
  3.1 一个中心库
  目前,大多档案资料库都是各地单独建设。共享化程度不高,调阅相对较为困难,无法进行跨地区调阅,这给档案管理带来了不便。笔者建议一个中心,多个发展。建设一个中心档案库,多个地区进行档案填充。各个地方可在中心库中占据一席,这样不仅对本地资源调阅方便,对于其它地方资源也能够方便查阅到,提高了管理的便捷性。
  3.2 分类存放,共享资源
  实行资料分类管理,将可调阅资料和不可调阅资料进行大系统的分开。分别赋予不同程度的保密设施。将档案信息进行网络资源化。设计个人档案隐私,并赋予个人调阅权限。分开类目,进行资源最大化共享。这样,不仅有利于人们学习了解,也有利于错误的及时更正。
  3.3 模式转型
  将档案进行数字化,信息化后所产生的问题以及困难肯定是很大的。单凭管理工作人员可能很难发现一些细节问题。可以设立档案管理的“网络建议回收站”,将网络调阅者的建议全部统计下来,再由开发部门进行详细探索更改。将档案管理工作由管理型向服务型转变。做到时时刻刻方便人民。
  4 总结
  综上所述,科技发展水平的提升,让人们意识到了档案资源的重要性,只有提高档案管理的水平,档案信息资源才能为人们提供更优质的服务。因此,相关人员要加大对档案信息资源的重视,提高档案资源的信息化水平,对现有的档案管理方案进行创新,档案管理工作的质量才能得到提升。
  参考文献
  [1]李卫忠.信息时代下档案管理工作的创新研究[J].内蒙古财经大学学报,2017(3).
  [2]王倩.基于信息时代背景下档案管理工作的创新[J].办公室业务,2017(14):103-103.
  [3]孙立国.信息时代下档案管理工作的创新进展[J].经贸实践,2017(7).
  [4]王丽丽.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].科学技术创新,2017(16):293-293.
论文来源:《卷宗》 2019年13期
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