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浅谈如何做好办公室文件的档案管理工作

作者:未知

  摘 要:办公室是一个综合服务部分,为单位内部提供各项服务工作,与外部协调沟通,是承接外联工作的主要部门。档案管理是其一项重要的工作职能。很多单位由于对档案工作重视程度不高,造成档案管理中存在一些不足之处,阻碍了档案管理工作的正常开展,档案管理水平有待提高。利用现代计算机信息技术是提高档案管理的水平的有效途径,本文论述了办公室档案管理现状和提高档案管理的措施,对办公室档案管理有重要的指导意义。
  关键词:办公室;文件;档案管理
  办公室档案管理是对单位相关重要信息的收集、存放、利用的管理过程,是一项长期持续的系统管理工作,可分为人事档案、设备档案、图书档案等许多种类。信息经济时代背景下,计算机信息技术的发展对人们生产生活带来了巨大的变化。传统的档案管理方式已不能满足当代档案管理工作的需要,落后的管理手段和管理理念,阻碍了档案管理事业的发展。档案管理应该突出系统性和综合性的特色。对单位的发展提供信息支持。因此要高度重视档案管理工作。档案是记录了单位的发展过程,对今后的发展提供参考数据,对单位人员的综合考评提供信息依据,对单位的发展有重要意义。
  1 档案管理工作的重要性
  档案管理工作是对组织内部重要信息的管理利用工作。档案信息详细记录了人员、项目、设备设施等相关数据信息,还有重要事件、会议、政策、制度等的原始文件,是记载单位发展历程的重要历史文件。通过对档案的利用可以对记录的信息进行再次开发利用,这是档案管理最大的意义。通过档案的利用可以为单位的发展提供重要的指导依据,可以在单位的发展中少走弯路,提高相关工作的工作效率。档案管理必须坚持完整性、准确性的原则,在收集整理过程中要注意信息齐全、准确,认真核查相关的文件,资料,分门别类整理好,做好标识管理工作,制作相关的档案信息目录。档案管理属于信息管理的范畴,所以可以借助计算机信息管理技术,可以将传统的纸质档案,通过图片、表单等形式以电子信息的方式进行档案管理,形成多元化档案管理模式,这种管理模式具有不易丢失,不易损坏,可以同时提供给多人共享,操作过程简单高效,能够快速地找到需要的档案信息,大大减少了工作人员劳动强度。档案为单位的发展提供重要的信息数据支持,直接关系到单位的正常工作,在单位发展中发挥着重要的作用。
  2 办公室文书档案管理特点
  1)档案管理的安全性。档案管理人员必须保证档案的安全性,因为档案涉及单位的商业机密、关键技术等保密性很强的信息。直接关系到单位的发展,所以必须做好档案管理工作,避免重要信息档案的泄漏,确保档案管理工作的安全性,根据档案权限进行管理,不对不符合相关权限的人员开发档案的利用,严格执行档案管理的保密制度。
  2)档案管理系统性。档案来源于工作,是对单位发展的记录,档案管理流程包括文件的收集、整理、保存和利用,在管理過程中要注意文件齐全、准确,能过反应真实的情况,并为今后的工作提供科学的指导,确保单位的可持续发展。
  3)档案管理广泛性。档案管理工作涉及单位工作的方方面面,是对单位发展历程的全面记录,这是档案管理的广泛性。既有对单位重要制度、政策、事件的记录,也有对技术、合同等重要文件的保管工作,都是单位发展的重要信息。
  3 文书档案管理现状中出现的问题
  1)档案管理人员专业水平低。档案管理人员因为没有进行专业的培训,对工作的重要性认识不足,认为档案管理是对文件资料的保管,没有意识到档案的应用价值,没有认识到存档的目的主要是为了使用。分析档案管理现状可以看出多数管理者没有认识到档案管理的重要作用。专业水平不高造成档案文件质量不高,而且管理效率不高,没有进行系统的管理,造成档案不齐全、不真实的情况,阻碍了档案管理工作的发展。应该加强管理,使他们正确认识档案管理重
  要性。
  2)办公室文书与档案工作认知不足。很多单位没有重视档案管理工作。管理理念落后,认为档案管理不会产生经济价值,没有必要投入过多的资源进行管理,档案管理的作用就是对信息资料进行简单的存档和使用。这样的思维模式,造成档案管理者工作散漫,没有工作热情,工作效率低下,不能对档案进行有效的管理。在档案管理中重藏轻用的现象比较普遍,认识不到档案的参考价值和使用价值,档案存档以后就失去了使用的价值,失去了档案管理的重大意义。
  3)档案管理制度不够完善。档案管理工作是一项系统性很强的工作,与部分发达国家相比,我国档案管理制度还不够完善,在档案管理中存在的问题不能及时发现和处理,对档案管理没有统一的规范,在遇到问题缺乏制度支持。档案管理工作面向大量的信息数据,而且各种各样千头万绪,管理难度大,如果没有较为完善的管理制度进行指导约束,就会造成档案管理人员职责不明,奖罚考核措施落实不到位,档案管理人员责任心不强,从而造成档案管理工作混乱无序的情况,容易发生数据混乱或丢失,导致不可估量的严重后果。
  4 改进档案管理工作的相关措施
  1)配备专门人员进行分管。办公室工作具有复杂性、临时性的特点,部分单位没有专门人员对档案进行管理,造成档案管理混乱,同时档案管理人员专业水平较低,现代档案管理工作规模大范围广,信息化程度有了很大的提高,原有的专业技术已经不能满足档案管理工作的发展,所以要加强专业知识和计算机信息技术等相关知识的学习和培训,以促进档案管理人员素质不断提升。
  2)增强档案管理工作的意识。正确认识档案管理工作的重要性,档案是记载了单位的发展历程,具有很高的开发利用价值,存档是一种手段,存档的目的主要是为了使用,这是档案管理的最大意义。分析档案管理现状可以看出多数管理者没有认识到档案管理的重要作用。因此要突破旧的管理理念,提高认识,使他们正确认识档案管理重要性,从而增强他们工作的责任心。
  3)完善现代化的档案管理体系。档案管理制度不完善,就无法开展高效的档案管理工作。要想做好档案管理工作,必须高度重视制度建设工作,结合工作中遇到的实际情况,不断的对档案管理工作制度进行优化,认真落实制度中的各项内容,提高档案管理工作水平。从战略角度出发,结合公司发展规划,建立完善的档案管理体系。档案管理工作头绪众多,覆盖范围广,需要所有部门的配合,要协调好各部门的信息管理工作,利用各部门的管理优势和技术特长,做好各部门的信息档案收集和整理工作,并针对各部门出现问题,不断对档案管理制度进行完善。同时注重奖罚制度,分清岗位职责,明确每个岗位的具体工作内容和考核标准,做好档案管理工作的检查和监督工作,落实好绩效考核,提高档案管理工作人员的责任心和积极性。
  5 结语
  信息经济对档案管理提出了更高的要求,所以必须重视办公室档案管理工作,为单位的发展提供可靠的数据信息支持,发挥档案开发利用的价值,要加强档案管理意识,提高档案管理人员专业水平,引进现代计算机信息技术,搭建档案管理信息管理平台,提高档案管理工作整体水平。
  参考文献
  [1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务,2012(08).
  [2]谭丽.试论如何改进办公室档案管理工作[J].现代经济信息,2012(22).
  [3]侯明.谈如何提升办公室档案文书管理工作[J].办公室业务,2012(02).
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