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浅析新时代档案管理信息化建设

作者:未知

  摘 要:随着经济全球化和文化多元化发展,各行各业都在不断谋求转型和发展,档案信息管理备受关注。在信息化时代背景下,档案信息管理对于大数据分析至关重要,发展策略等科学决策都离不开严谨精密的数据支持。本文通过阐述如今事业单位档案管理信息化建设进程中的不足之处,分别从机构建设、人员技能、体系完善、服务理念等多个维度出发,提出有利于新时代档案管理建设发展的合理性策略。
  关键词:档案管理;信息化建设;策略;新时代
  1 概述
  随着时代进步和科技发展,信息化程度日益显著。传统的人工形式存档管理模式已经不适应如今的市场形势,各行各业开始借用互联网时代优势开展大数据分析,不仅有利于进行科学的分析和评价,还可以更加便利的进行人员变动等登记成册,更有助于进行存档保存,提高档案信息的安全性。如今信息化建设作为档案建设的重要环节,在当今社会发展进程承担着举足轻重的作用。鉴于我国信息化建设工作处于发展的初级阶段,各大事业单位都已经意识到档案管理的重要性,开始信息时代存档工作,但仍然有很多发展瓶颈。
  2 事业单位档案管理工作现存问题分析
  开展档案管理工作,是针对组织单位而言的,通过信息存档和整理分类,保障档案信息的完备性,获取即时性等特性;构建运行一套完备的档案管理模式,可以将人员管理井井有条,为人事变动和招聘等工作提供后期数据支持和信息保障,对于未来发展而言至关重要。如今事业单位开始逐渐实施全方位的档案管理信息化建设工作,是针对我国如今高数量人口、高数量信息库的一种全新的档案管理模式。
  2.1 不重视档案管理工作
  由于事业单位内部从业人员大多工作年限较长,学习能力和对于新鲜事物思想的接受能力受到限制,很多中高层管理者的思想观念较为落后,对于档案信息化管理模式持一種观望态度,觉得信息化建设较为繁琐。一方面,不论从资金支持还是政府政策法律条文方面,都没有提供充分支持,导致档案管理工作漏洞百出,另一方面,人员认识不足,认为档案管理工作就是日常事务性工作,忽略了管理的作用,因此档案管理工作从业人员并没有很好地专业管理素质和信息化操作基础,档案信息化管理系统构建进度缓慢。
  2.2 操作流程不规范
  如今社会没有形成制式的法律条文,对于档案信息化管理的具体流程没有进行规范,信息化建设较为混乱,导致网络环境比较嘈杂,更不利于信息化建设工作正常落实。在事业单位也是如此,对于档案信息没有确切的分类和实时更新,由于没有进行云端处理和信息统计,因此信息存档工作出现断档和后期补充补齐得现象,导致很多信息查询困难,信息失真。
  2.3 技术环节较为薄弱
  档案信息化建设是一个长期的持续的过程,需要结合各行各业的实际情况,在保障整体模式的前提下,进行专项研究,但是如今市场中严重缺乏先进的信息技术和软件研发能力。档案信息化建设如今由于缺乏资金支持和政策支持,导致信息技术较为落后,网站维护较为薄弱,出现信息被盗不安全等情况;机关事业单位的档案管理信息化建设团队,人岗不匹配,技术亏空。
  2.4 缺乏专业的技术团队
  大多信息管理团队是事业单位中临近退休人员,由于年龄和精力原因,大多认为档案管理是一个闲职,没有了学习和更新管理模式的激情和热忱。事业单位内档案管理人员信息化管理水平低,不足以应对复杂多变的市场环境,不利于现代化建设进程。导致出现一些新的政策和制度,没有一定严谨的执行力,也会出现一些爱与人情面子,赏罚不明的情况出现。
  3 事业单位档案管理体系建设完善措施
  3.1 管理者高度重视
  首先领导者们应该意识到当今社会档案管理信息化的必要性,学会借助大数据时代特色进行档案管理工作,行政管理部门意识到信息化管理的重要性,成立专门的档案管理部,且档案部门明确自身定位,懂得争取足够的经费和技术投入;以中高层管理者为代表,呼吁大家共同掌握档案管理的实质内涵,将事务性工作与管理实践充分结合,突破传统登记壁垒,学习先进的管理模式和思想理念,利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。定期组织人员外出培训,能够去档案管理信息化比较健全的单位进行学习和经验交流,高薪优待聘请专业管理人才,能够提高企事业等机关单位的档案管理现代化进程。
  3.2 实行标准化管理
  国家政府出台有关政策,鼓励档案管理信息化建设实现标准化。《档案管理法》等规定建档工作的前期准备、中期录入和后期分析存储工作等。从整体层面上形成一种规范化管理模式,响应政策要求,一方面学习国外优秀的管理模式,另一方面,结合机关单位自身发展情况,制定针对性有特色的信息化存档章程。
  提高档案管理和存储的规范化,各个事业单位部门都应该建立自己档案,通过对于档案进行重要层次分级设置,按照人物、会议、规范等依次进行存档,对于政策类型文件进行实时更新,有助于形成事业单位自身特有的文化瑰宝和技术特色,进而在如今日益激烈的市场竞争中占据有效的位置。
  3.3 提高档案管理信息化建设程度
  一方面,加大资金投入力度,完善设备的武装和武装保障,国家和政府也提供一定的贷款政策支持,全力支持档案管理信息化建设工作的开展,提供财力支持;另一方面,提高信息技术技能提高,净化网络环境,提高信息的安全性;综合考虑档案信息的保密性和安全性,需要提高软件的防盗功能,避免系统漏洞,引进先进的数据分析软件和登记软件,提高存储机构的信息保密度。提高信息分析能力,进行合理筛选和评估,帮助中高层管理者进行合理预测,为事业单位有关机构冗员和缺员现象做出合理性建议,使得档案信息管理成为中高层管理者科学合理决策的关键保障。
  3.4 加强人才梯队建设强度
  提高组织内档案管理信息化建设的人才梯队建设程度,可以通过针对学历、经历、表扬素养、年龄等多项指标进行选拔,提高入职门槛,进而档案管理人员的综合素质;进行相互交流,组织开展培训等管理技能提升模式,提高在职人员的现有技能和素养;设定科学的考核指标,采取360绩效考核的方式,促进团队内人员进行合理竞争,带动全员的工作积极性;作为事业单位的每一位成员,应该不断提升自身素质,以为人们服务为宗旨,提高服务意识。
  4 结束语
  在当今社会,信息化时代懂得如何借助网络优势,开展科学合理的建设档案管理,对于单位的未来发展而言是至关重要的。尤其对于政府事业驾管部门而言,是能够应付复杂多变的市场环境,实现稳定发展的重要保证,本文通过从人才队伍建设、国家政策支持、档案信息管理技术提升、服务理念等角度出发,整体提高事业单位档案整体的信息化建设程度,使得有效的信息得以更好的存储和应用。
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