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突发事件中企业档案应对的不足及对策

作者:未知

  摘 要:本文通过对突发事件及其对企业的影响描述,简要分析了企业档案在应对突发事件中存在的不足,并提出相应对策,不足之处敬请指正。
  关键词:突发事件;企业档案;对策
  1 企业突发事件的定义和影响
  什么是突发事件?MBA智库百科中给出了以下观点:第一、从突发性进行分析,强调事件的负面影响。认为“突发事件是指突然发生的危及到生命财产的重大事件,诸如飞机失事、火车脱轨、轮船沉没、毒气泄露、火灾、爆炸坍塌、漏水、漏油等恶性事故。”第二、从系统论角度进行分析,注重事件发生原因和过程。认为“突发事件就是在特殊情况下,由于系统的内部条件和外部环境发生急剧变化,系统的稳定性和可控性遭到破坏,系统的行为出现异常情况而发生质变的一类无秩序的意外事件。”第三、从组织危机角度进行分析,抓住突发性、情急性特点。认为“突发事件是指超常规的、突然发生的、需要立即处理的事件。突发事件会对其相关政府组织构成威胁,重大的、涉及面广的突发事件还可能使政府组织处于危机状态。因此,突发事件也可称为危机事件。”第四、从哲学角度进行分析,强调不可预测性。认为“突发事件是事物内在矛盾由量变到质变的飞跃过程,是通過一定的契机诱发的,而这个契机是偶然的。”第五、从构成要素角度进行分析,强调其发生具有必然性的一面。认为“突发事件是指在某种必然因素支配下出人意料地发生,给社会造成严重危害、损失或影响且需要立即处理的负面事件。”
  上述观点对“突发事件”存在着共性认知,即时间上不可预测性、过程中不可控制性、发生后影响负面性。综上,本文认为企业突发事件是指企业在科研、生产、经营和管理活动中,由某种必然因素支配下不可预测地发生,给企业造成严重的危害、损失或影响,且需要立即处理解决的负面事件。那么企业一旦发生突发事件,会带来什么影响?
  1.1 造成重大经济损失
  从突发事件的含义上就能看出,无论是突发性的自然灾害还是人为伤害,所造成的建筑工程、设备设施、人员伤亡等实体损失还是生产中断、项目延期、客户赔偿等间接损失,其带来的直接结果就是使企业面临不可避免的经济损失,更甚者企可能会破产倒闭、不复存在。
  1.2 影响企业正常运转
  企业的运转是一个整体化行为,一个完整的链条。突发事件的爆发会导致这个链条中的某个环节甚至几个环节出现问题,从而破坏企业的整体运转,扰乱生产、经营活动的计划,使企业陷入无序混乱的状态。
  1.3 降低企业信誉
  在信息化极速发展的今天,各种大众媒体几乎无处不在、无时不在。自媒体、微媒体的普及使得每个自然人都可能成为的新闻的发布者和传播者,且发布和传播的速度之快、范围之广超乎想象。突发事件一经曝光,会大大降低企业信誉,公众和客户可能因此而拒绝企业提供的产品和服务,从而大大影响企业的生产发展。
  1.4 破坏企业形象
  如果说突发事件对企业的生产、经营、管理等活动产生的影响可能一次活动、一个市场等,其相对后果是局部的、有限的,短期的,那么它对企业形象的影响则是整体性的,破坏性更大的、长期的。“企业形象是企业的生命,是企业市场竞争力和对公众吸引力的重要组成部分,是企业最重要的无形资产,而一旦遭遇突发事件,企业千辛万苦塑造的形象很有可能毁于一旦。”
  2 企业档案应对突发事件的不足
  一旦发生突发事件,为了化解危机,降低危害,减小损失,企业需要在最短时间内,用最快速度,制定最有效的方案和措施来解决问题,那么此时,企业档案将发挥至关重要的作用。通过档案数据信息来确定企业的受损情况,提供突发事件发生原因的分析依据,制定解决问题恢复生产经营活动的有效策略。但是,在企业档案应对突发事件的实际工作中,还是难以尽如人意的,原因有很多,本文主要从以下方面进行分析。
  2.1 档案管理手段落后,实体分散,难以在时间上保证有效应对企业突发事件
  尽管现代社会信息化、大数据、云存储、人工智能等快捷、智能的管理工具不断渗透进各行各业的工作中,但档案行业在这方面的整体进展却存在着较大的滞后性,行业内的发展也参差不齐。大多数的基层企业和中小型企业对档案的认知以及对档案建设的人、财、物投入都严重不足,企业管理层对档案管理工作仅仅是口号喊得响;另外,一些企业由于特殊管理要求无法借助现代化、社会化的手段导致档案管理工作的手段落后,仍然需要工作人员手工查阅纸质档案。
  目前一些企业的档案实体的保管大多数是采取分散保管的方式,总体文件和红头文件可能保存在总部,一些具体的技术方案和实施过程记录各自保存在生产单位;或者没有二级单位的企业文档大多也分散保存在各个部门,从而导致工作人员在查阅工作中花费大量的时间,有时甚至仍然无法查到。这样一来在企业突发事件发生后,人们无法快速、准确的获得有用信息来帮助恢复企业生产。
  2.2 档案整理系统性差,收集不完整,难以从质量上保证有效应对企业突发事件
  在档案整理过程中,按照行业标准或企业档案制度,档案人员按照一定的分类原则和顺序进行组卷,保证了收集的档案在一定程度上较为齐全、完整、准确。但是由于档案人员缺乏专业知识,不能系统、全面、准确的对档案进行分类;而专业人员又对档案认识不足,对企业活动中形成的部分文件或其他载体重视不够,造成档案文件应归未归,企业档案部门最后形成的档案往往并不能及时、完整、准确的反映整个项目或企业的情况。
  3 企业档案应对突发事件的措施
  3.1 加快档案信息化建设
  建立高效的档案信息化管理系统,进行档案异地异质备份,通过数据统计分析等功能,在文档之间建立关联联系,提供种档案管理利用的多形式和多种渠道,能够为企业提供有效决策服务,改变传统档案管理方式无法快速、准确提供档案信息的现状,进而加快档案应对企业突发的响应速度。
  3.2 加强特殊载体、特殊专业、特殊时期的档案收集
  一些特殊载体档案如声像档案、实物档案等,比起文字说明和图纸图样等更能直观、准确、生动、形象的反映科研生产或经营管理活动的过程和真实情况,因而在企业突发事件后往往能更加有效的提供利用。
  特殊专业和特殊时期的档案从某种意义上说其实也是一种重要的专题档案,具有专属性、专门性、专用性等特点,对于研究某个专题、领域或某个特定时期的工作有重要意义和价值,同样,对于某个专题、领域或者某个特定时期的工作恢复也必将有不可低估的重要作用。
  因此,加强特殊载体、特殊专业、特殊时期的档案收集,在应对企业突发事件时必将事半功倍,提高应对突发事件的有效性。
  3.3 加强档案的预立卷管理
  档案整理的系统性差,其中一个重要的原因就是在项目管理过程中,管理人员忽视预立卷的管理,在准备档案验收时才开始“临时抱佛脚”,突击整理档案。加强档案的预立卷管理,在项目开始初期就制定好档案收集范围、分类原则、整理标准、组卷要求等,根据项目阶段划分,完成一个阶段的工作,就进行该阶段的档案预立卷,并严格审查,及时整改,把档案的问题提前解决,从而提高档案形成的准确性和完整性,为最终的档案形成打好基础,进而在企业突发事件下更好的提供服务。
  参考文献
  [1]https://wiki.mbalib.com/wiki/突发事件,2019-3-14.
  [2]王玉东.GD研究所地震灾后加固工程项目管理组织与实施[D].西南交通大学,2015:25-29.
  [3]王新霞.由爆炸事故反思油田管网档案管理[J].档案管理,2014年第3期.
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