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浅谈关于新形势下中职学校基建档案管理工作的创新

作者:未知

  摘 要:中职学校基建档案是重要的档案资源,是中职学校基本建设活动中产生的重要原始凭证和依据。我国教育事业发展新形势下,要推动中职实现进一步发展,就应对以往的基建工作进行改进。而本文就主要从中职学校基建工作中档案管理工作入手,探究基建档案管理内容和管理工作的特点,找出管理环节中存在的档案缺失、编制质量低下以及信息缺乏真实性等问题,并从人员、管理方式和制度等方面思考,制定针对性的问题解决措施,提高管理的水平。
  关键词:中职学校;基建档案;管理工作;创新策略
  随着我国教育事业的改革和中职学校的快速发展,招生规模不断扩大,各种新校区、职业学院等建筑如雨后春笋拔地而起,在建设过程中产生了大量有保存价值的基建档案资料,基建档案不仅是中职学校基建工作真实记录也是以后职校发展过程中建设规划、管理及改扩建、维修的重要依据。中职学校理应提高了基建档案管理工作的重视,但在新形势下,要想保证基建档案管理工作开展的合理性,还需要根据发展实际进行改进,适当进行创新,提高工作的效率。
  1 基建档案管理工作概述
  1.1 内容
  基建档案作为中职学校开展各项活动与制定各项决策过程中,形成的第一手资料,形成与学校基建管理和基础项目建设阶段,记录形式分为文字、图表和音频资料等,具体管理的内容涉及到学校各个建筑物、管线等,基础工程的建设图纸、校园发展记录、校园工程建设价款结算书、审计结论和翻修改造记录等。
  1.2 特点
  完整的基建档案资料,包含了学校每一个施工建设项目的文字和图纸记录,而主要的特点:一是,专业性。基建档案建立涉及到的领域和内容,与其他行业有一定的区别,具有属于自身领域的专业性特征。二是,完整性。成套基建档案,通常将独立的工程项目作为主要工作对象,并针对这一对象进行全面的信息收集和归档。三是,现实性。基建档案在学校建设中有着很强的指导作用,可以为制定方案、决策以及后期再次建设提供有效的参考资料,具有很强的现实性使用价值,对学校的未来发展规划起着重要的参考指导作用。四是,周期长。中职学校基建档案工作的形成并非一蹴而就,需要从建设项目的理想开始,经过设计、招投标、建设施工、竣工验收和结算等多个环节的资料收集,然后对收集到的各项数据和信息进行归档,持续时间很长,一旦简单的项目使用时间在1年到2年间,而更大型的周期项目,通常在2年以上,整个基建档案形成时间的跨度周期很长。
  2 职业基建档案管理工作中存在的问题
  2.1 档案资料缺失
  中职学校在进行档案建设时,会涉及到施工方、招投标部门、监理单位和建设方等多个不同的部门,并且施工的程序复杂,时间跨度较大,中间容易产生很多的管理问题,进而导致基建档案建立成为中职学校项目资料管理的难点。同时参与项目施工建设的主要单位和部门,过于重视施工周期和建设质量等指标,忽视了对不同阶段工程进度资料的收集、整理。另外一些施工项目在竣工检查后,会实施一些补救措施,而上交的基建材料却未能对其进行更新,使得数据信息不能真实的反映施工建设情况,影响了后期学校的建设施工[1]。
  2.2 档案资料的数据信息缺乏真实准确性
  以往在建立学校信息档案时,记录的方式主要以纸质的文件为主,将实物作为载体,这种记录方式,既不便于进行管理和施工,又容易导致损坏。在档案建立后,一些档案施工者会进行查阅或借阅,这一过程中,使用者一般会借用档案原件,而在借出后并不能保证原件不会被破坏、损毁,这就会对档案的真实性和准确性造成影响。
  2.3 档案编制质量不高
  中职学校中很多基建档案资料的编制质量低下,难以到达理想的查阅效果。而造成这一问题的原因有:第一,施工中会出现一些工程临时变工现象,相关人员并未将真实的信息数据及时反映到基建资料中。第二,一些档案管理人员在进行档案管理时,缺乏归档意识,不能对档案进行有效的管理。第三,部分基建档案的管理人员,由于编制过程中缺乏相关的技术知识,使得编制过程存在不合理的地方,影响了档案资料对基建工程的真实性反映。
  3 中职学校基建档案管理工作的创新
  3.1 提高重视程度,完善的基建档案管理体系
  中职学校开展基建档案管理工作时,为了保证工作可以切实落实到位,一方面,需要提高学校基建档案管理领导、工程部门领导以及校领导人员的重视,尤其是校领导的关注和支持极为重要。对此,相关人员和领导本身,应认识到做好基建档案管理工作对学校发展的重要性,从思想层面上提高对基建档案管理工作的重视,为基建档案管理工作的有效开展提供有力的支持。另一方面,为提高学校基建档案工作开展的合理性,还应制定完善的基建档案管理体系,引导档案管理工作有序开展。首先,档案管理人员需要在以往档案管理制度的基础上,找出管理过程中存在的不足之处,并提出针对性的解决措施。其次,应根据存在的问题和相应解决措施,对管理方式进行补全和优化,提高管理的效果。再次,将一些现代化的方式融入到管理体系中,重视对网络信息化技术和新型管理设备的使用,提高管理信息收集的速度和管理的效果。最后,人是管理工作的关键,制定基建档案管理规范和工作流程,以此为依据,加强对管理人员各方面管理行为的约束。
  3.2 改变档案建立管理的方式,加强管理人员的责任意识
  传统的档案信息管理工作中,中职学校的基建档案信息,一般都是记录在纸质文件上,并且很多资料只有原件,一旦丢失难以找回。同时这种实物载体方式,容易导致文件档案出现损毁,信息丢失,并且档案管理人员在工作中并不重视对档案的保存和管理。针对这些问题,首先,中职学校的领导人和基建管理部门主管,应对档案管理人员做好思想工作,提高其对档案资料管理的重视,使其可以遵循学校制定的各项规章制度,有序执行每一管理流程。其次,管理部门需要改变以往单一的实物档案记录、存储方式,利用现代化的网络信息技术和大数据技术进行资料备份、记录和存储。同时合理使用现代化的智能管理技术,提高管理的自动化程度,及时对数据信息进行更新,确保资料的真实有效性。另外,还应适当使用防火墙技术和信息加密技术等,加强对资料信息的保护。最后,加强对原件的保护,尽可能在使用者查阅和借阅时,提供电子版或复印饭,避免原件丢失,并对原件使用摄影、扫描等方式进行记录,提高保护力度[2]。
  3.3 安排高素质档案管理人员,提高档案的编制质量
  要想保证学校档案管理方式的合理性,使基建档案可以充分发挥其作用,就应重视人在管理环节中的作用。对此,中职学校应建立专门负责基建档案管理工作的人员,并对管理者进行培训,使其认识到基建档案管理工作的重要性,并掌握现代化新型的管理方式,确保管理人员可以根据相应的制度和管理程序,使用高效的管理方式和技术手段进行管理。另外,为提高档案编制的质量,还应重视编制方式的使用,并安排相关人员对编制工作进行监督检查,提高档案编制管理的水平。
  4 结论
  档案管理工作作为基建工作的重要组成部分,不仅可以真实的发映出学校的基础建设状况,而且可以为中职学校改革发展提供有效的参考数据,有助于推进学校改革事业发展的进程。因此,中职学校的管理者就需要提高對基建档案管理工作的重视,并使用合理的方式解决管理中存在的问题,提高管理水平。
  参考文献
  [1]兰秋生.浅谈如何加强中等职业学校基建档案的管理[J].才智,2017,(21):169-170.
  [2]邹莎.关于高职院校基建档案管理工作的思考与探讨[J].科技创新导报,2017,14(13):163-164.
  作者简介
  邹熙(1987-),广西贺州市人,汉,助理馆员,本科学士,研究方向:档案管理。
论文来源:《卷宗》 2019年13期
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