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信息社会视角下办公室文书档案管理工作的改革探讨

作者:未知

  摘 要:在这个信息社会的视角下,信息爆炸超负荷,人们对于信息管理安全问题提出了质疑,尤其是在办公室档案管理问题上。在传统办公室信息的管理工作中,常常把文书档案管理列入首选名单,但是这种方法无法保证信息的安全性,且在查找修改的过程中十分繁琐,所以在这个新时代背景下迫切需要新的管理方式。接下来我将给大家详细探讨一下在信息化社会视角下对办公室档案管理的改革。
  关键词:信息社会;办公室;文书档案管理;改革
  随着时代的进步和信息技术的发展,我们国家现在正处于大数据时代背景下,传统的文书档案管理已经不能满足人们的需求了,信息化社会迫切要求将档案管理纳入信息化的行列中。因此,为了使信息管理更具安全性,我国对办公室文书档案管理提出了改革新要求,以便提高办公室的工作效率。
  1 信息社会的定义及发展历程
  1.1 信息社会的定义
  所谓的信息社会,也可以叫做信息化社会,其实就是科技社会,它是虚拟存在的,但却有形作用的。它是以信息为中心,以技术为辅助条件创造出的新社会。从最初作为人类的沟通工具到现在已经经历了很漫长的过程,已渗透到了社会各个层次。现在的信息化社会大致可以分为三部分,一部分是信息的生产,一部分是信息的应用,还有一部分是信息的保障。
  信息的生产,字面意思就是信息数据的采集整理过程,应用在现代手机和电脑方面;信息的应用,也就是社会通过信息化技术进行改革的过程;信息的保障,也就是对信息传递过程中采用的一种不失真措施。目前在这个信息技术发达的时代,它的应用范围扩展的十分迅速,大到科研,小到教育,无不都与信息技术紧紧相连。
  1.2 信息社会的发展历程
  信息社会已经经历了长达几十个世纪的发展,最初人类信息的交流方式是从说话开始的,这是自然选择的结果。那时候没有文字这种东西,人们只能通过声音来表达自己的想法。到后来,人们简单的声音已经无法将内容表达全面的时候,人们就将想要表达的东西通过刻象来展示出来,再经过很长一段时间的演绎过程,就有了最繁琐的象文字,后经缩减形成了现在的简文字。再到后来,人们借助电磁感应定理发明了印刷机,将信息通过报刊书籍等媒介传播出去。后又经过漫长的发明改进过程,人类创造出了计算机,通过对它硬件软件的加强,使它的技术变得更加成熟,我们就有了手机等电子通讯工具,这时的人们已经可以通过广播电视来获取信息了。再到后来,社会中有了互联网的概念,从第一台电子计算机问世后,人类就踏上了互联网的道路。
  由信息社会的发展历程来看,我国信息技术的发展分为五个阶段。第一阶段也就是几千年前人类沟通的方式――语言;第二阶段是文字的创造;第三阶段是印刷技术的产生;第四阶段是手机电视等的发明;第五阶段是计算机的普及。现在信息技术的发展对社会发展的影响力很大,它对社会的重要性也不言而喻,因此在社会各个地方都随处可见信息技术的应用。
  2 办公室文书档案管理工作信息化的重要性
  文书档案可以理解为对文件的整理,文件是记录信息的物件,由于信息量较大,如果分散管理,那么在查阅或修改的时候就很麻烦,所以就将它们整理在同一个档案中,统一管理,这样可以方便使用。档案管理已经广泛运用在各个信息管理方面了,例如政府对信息的管理也采用的是文书档案管理的方式,政府是为人民服务的地方,保存着一个县、一个市或者一个省的资料,信息量繁多且错综复杂,因此更需要采用文书档案管理的方法,将它们根据使用程度的不同划分成不同模块,然后封装在同一个档案中,这样在相关部门使用的时候可以方便查找,且统一管理时不容易丢失;有些事业单位也采用了这一类管理方法,小的事业单位一般会有上千人,大的事业单位可能就有上万人,面对这么庞大的人群量信息,如果没有文书档案的统一管理,就会导致人员信息量的遗漏,而单位如果没有工作人员的完整信息,就相当于引狼入室,如果发生单位信息被盗取的情况,也是属于单位内部管理不到位的原因,所以事业单位在考虑这一问题时,为了预防这类情况的发生,大都会选择这种方式将工作人员信息进行统一管理。
  在这个科技发达的社会背景下,信息化时代已经到来了,它的触角已经延伸到社会各个层面了。信息化的应用,在很大程度上促进了社会的发展,也加快了信息化社会的脚步,其中在办公室文书档案管理工作中发挥的作用最大,它利用其自身的快速、敏捷、安全、高效性,对信息进行加工、封装、密保处理,加快了档案管理工作人员对信息的收集处理进程,也加快了相关人员的查阅速率。此外,办公室档案还可以利用信息技术进行备份处理,防止档案文件因为时间久远而内容丢失。在使用信息技术的过程中,查阅人员可以进行在线阅读、在线交流,这样方便了查阅人员和管理人员之间的沟通。
  3 信息社会视角下办公室文书档案管理的改革措施
  3.1 建设信息管理平台
  建设信息管理平台的目的是为了保证信息的安全性,在信息化时代,信息管理是尤为关注的问题,信息管理平台就是为了处理这一问题而存在的,只有利用平台对信息进行约束,才保障信息管理工作的正常进行。在信息管理平台的建设中应做到以下几点:1)建造信息处理系统。建设这一系统的目的是为了对信息进行加工处理的,包括分类、整理、归纳,从而使信息的管理工作有序的进行;2)建造信息存储系统。这一系统是建立在信息处理系统之上的,它是为了加强信息在系统中的安全性,也为了方便相关人员对信息的查询。
  3.2 建设对办公室档案管理的检查系统
  建设这一系统的目的是为了使办公室档案管理工作的更好运行,它能够保证档案保存的完整性,并且还能检查出未被处理的档案,包括未经整理就直接储存的档案和录入不完整的档案。一般情况下,将办公室档案管理的检查系统设置为两个环节,即普通和重要两个检索系统。对于普通检索系统,它的工作内容是对文档进行时间、名称的处理,查找人员查找信息时可以根据时间或者名称搜索相关档案;对于重要检索系统,它的工作内容是对各档案进行备份和检查,也可以称它为保卫系统,是为了保护档案信息的安全性而设立的系统。
  3.3 定期处理过期档案
  社会每天都处于变化中,信息每天也都处于更新中,所以会有很多信息在被利用过一次后就没有再被利用的价值了,因此要对过期信息做到实时处理,才能保证信息化档案管理工作的流畅度。拿我们人手一部的手机来说,它的存储空间都是有限的,如果长时间不对其空间处理,就会造成系统工作卡顿、反应迟缓。这会严重影响档案管理工作的进度,因此对过期档案处理就显得格外重要了。
  3.4 建设监督制度
  办公室文书档案处理是属于管理工作,既然是管理当然少不了制度的约束,在对办公室文书档案管理的过程中设置监督和抽查制度是为了警醒工作人员对工作的重视程度,俗话说,无规矩不成方圆,只有好的监督制度,才能保证管理工作的顺利进行。
  4 结束语
  在这个新科技发展的背景下,信息化办公室文书档案管理也成为了人们热议的话题,我国在确保信息安全的基础上,将档案管理列入信息化行列,不仅可以有效地促进档案管理工作的进行,而且也进一步加强了信息的安全性,由此可见,信息化办公室文书档案管理这是新時代发展的必然结果。
  参考文献
  [1]杨红梅.办公室文书档案的收集与归档工作探讨[J]. 城建档案,2017(01).
  [2]吴晓梅.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].企业改革与管理,2016(05).
  [3]刘立霞,陈洪芳,刘美荣.高校二级学院办公室工作的新思考[J].黑龙江高教研究,2015(01).
  作者简介
  周晓媚(1989-),女,汉族,广东省肇庆市人,本科,档案助理馆员,研究方向:档案管理。
论文来源:《卷宗》 2019年13期
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