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新形势下企业档案管理信息化建设初探

作者:未知

  摘 要:档案属于一种信息,处于信息化时代,档案就是信息化时代的重要内容之一。数字化作为档案信息化的重要方式,而档案馆则是保管和提供档案信息的巨大资源库,需要对档案管理工作的整体进行调整,建立信息化管理模式才能适应新形势。加快企业档案信息化建设是信息化社会对档案管理工作的客观要求,更是新时期档案管理发展的主要趋势。因此,建立信息化档案管理是对传统档案管理的改革,这是档案行业发展的必经之路,更是新时代对档案管理的具体要求。
  关键词:新形势;企业档案管理;信息化建设
  1 新形势下做好企业档案信息化建设的重要意义
  1.1 档案自身安全的需求
  传统的纸质档案容易出现变旧变薄,破碎、毁坏以及丢失等现象,不容易保存。运用数字化档案以后对于整理、分类、统计、查阅以及开发等各个工作环节都不需要再次动用原有档案资料,同时能够对档案进行严密的封存管理,有效的降低了各种人为行为对档案的损害,使得档案的安全性得以提升。
  1.2 公司发展的需求
  档案作为一个企业为适应职能活动需求而直接产生的具有保持价值的信息,企业每年都要产生大量的档案材料,内容广泛,这些信息都记录了企业的发展历程,对企业未来的发展具有重要参考价值。提高档案信息的收集以及管理能够满足企业发展的需求。处于新形势下企业面临着激励的市场竞争,而建立信息化档案管理模式能够提高企业的竞争力。目前企业传统的档案管理缺陷不断涌现,例如不重视档案管理工作,管理水平和企业发展不相适应等。建立能够适应新形势档案下档案管理模式已经成为企业发展中继续解决的问题。只有加快信息化建设的步伐,才能增强企业的核心竞争力,全面记录企业的发展状况,从而把企业的管理政策落到实处,提升企业的管理效率,从而推动企业向着高效运转模式发展。
  1.3 提高企业档案管理部门工作效率
  企业实施档案信息化管理之后,能够有效减轻档案管理部门员工的工作量,改变了传统单一的打字以及录入信息的工作模式,大大节省了时间,能够全心全意开展档案信息收集以及编研工作,使的整个档案管理部门工作效率得以提升。同时信息化档案管理也能够提高企业整个档案管理部门的管理水平和质量。
  2 企业档案信息化建设当中存在的问题
  2.1 没有意识到企业档案管理工作的重要性
  当前多数企业的管理者以及员工都认为档案管理工作不重要,和企業经济效益没有多大关系,没有深入了解档案的常识性知识。缺乏健全的档案管理制度,人力资源不充足,档案资料不够完整,有价值的信息没有全面整理到档案资料中,档案管理模式比较落后,档案管理人员能力不足,档案管理不规范等问题较多。另外,信息化技术和设施比较落后,多数企业仍然使用多年前的设备,基础设施不完善等都严重影响了企业档案信息化建设的步伐。
  2.2 缺乏统一的数字化标准
  档案信息化主要是改变传统的手工操作管理模式,采用计算机信息技术实施自动化管理。但是在实际工作当中档案的整理、分类以及编目等环节仍然采用传统纸质档案手工管理的思路进行,使用传统的管理理念和思维进行信息化管理必然会导致档案整体管理上出现混乱,特别是对于档案数据库建设这个问题更加明显。多数企业以及部门都有该行业的业务系统,都会产生大量的不同种类的数据信息,例如业务、生产以及管理等。档案整理和数据库建设都需要按照相应的标准进行,假如都采用传统的标准就会引起综合档案管理系统无法较好的兼并以及融合这些数据,就需要返工,最终造成资源浪费。
  2.3 缺乏综合素养高的档案信息化建设队伍
  档案信息化要求档案管理人员必须具备较高的综合素养,才能正确把握政治方向,严格尊重职业道德,熟练掌握档案的收集、分类、编目、装订以及保管技能,同时档案管理人员必须具备严谨的工作态度,能够熟练使用计算机技术来处理和开发档案信息,熟悉计算机病毒查杀、防范以及防火墙等方面技术,才能满足企业档案管理工作岗位需求。但是目前企业的档案管理人员水平参差不齐,综合素质偏低,缺乏积极性和创新意识,致使工作形式比较刻板,采集的信息质量不高,最终影响企业的发展。
  3 新形势下企业档案信息化建设的具体策略
  3.1 统一档案信息化建设标准
  企业在实施档案信息化建设当中,一定要严格按照国家制定的相关信息化管理标准,根据企业自身的实际情况和发展需求,明确企业档案信息管理的各项标准,统一规定各个部门的文件以及档案内容、项目、数据库结构以及存储格式等,另外还必须统一规范档案数据库管理软件的文档格式以及数据指标等方面内容,保证后期的电子目录入档案馆以后可以进行数据共享,从而避免由于软件不同而引起的数据不能转换的现象,不断实践,逐步完善,使企业档案管理工作能够在信息化环境下顺利发展。
  3.2 完善企业档案信息化管理体系
  科学合理的档案信息化管理体系能够保证企业档案信息化管理顺利开展。企业必须健全档案信息化管理一些,明确档案信息化管理目标和实施策略,制定严格监督体系,切实加快企业档案信息化建设的步伐。因此,企业必须根据实际情况,在实用、效益、技术和管理相互结合以及整体协调共同发展的基础上制定能够促进企业发展的档案信息化管理体系,加强档案信息化建设的地位,在企业内部独立设置档案管理部门,明确岗位职责。同时建立完善的档案绩效考核制度来激发档案管理人员的工作积极性和责任心。
  3.3 重视档案队伍的培养和教育
  企业需要加大对档案管理人员的培养和教育。首先,定期组织档案管理人员学习档案常识以及相关知识,增强档案人员的安全意识和责任心,提高他们的综合素养。其次,加大对档案管理人员的计算机技术、信息技术以及各种科技软件操作的培训力度,才能培养出一批专业综合素养强的专业化人才。只有这样才能加快企业档案信息化建设的步伐,提升档案信息化管理水平。
  总之,档案信息化建设属于一项长期为艰巨的任务。它是一个企业整体管理水平的体现,处于新形势下,企业应该加强档案信息化建设,才能提高档案资源的利用效率,增强企业竞争力,促进企业快速发展。
  参考文献
  [1]张杰,朱传英.探讨新形势下如何推进企业档案信息化建设[J].数字通信世界,2018,No.160
  [2]南锋一.新时期企业档案信息化建设探析[J].兰台内外,2018,No.226
  [3]温洁.企业档案信息化建设探析[J].中国档案,2018.1
  作者简介
  孙田,本科,助理馆员,档案管理,研究方向:档案信息化。
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