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知识管理视角下构建现代企业档案管理新模式的研究

作者:未知

  摘 要:为了满足现代企业的发展要求,企业需要创新档案管理模式,提高档案管理效率与质量,进而实现提高自身综合竞争实力的发展目标。而知识管理模式为企业的档案管理工作提供了新方向。本文阐述了在企业档案管理中应用知识管理模式的意义,并分析了基于知识管理下的企业档案管理新模式的创新途径。
  关键词:知识管理;企业档案管理;新模式
  企业档案管理的内容涉及企业知识、资源以及各项信息等方面的管理,其管理水平影响着企业的发展。随着经济的快速发展,企业获得了更多的发展机遇,同时也面临着一系列的挑战。在企业档案管理中引入知识管理模式可以有效的解决现阶段企业档案管理中存在的问题,提高企业档案管理的效率。
  1 知识管理背景下现代企业档案管理存在的问题
  现阶段企业档案管理仍存在以下三个方面的问题:
  1.1 档案工作边缘化
  企业为了适应市场经济体制的发展要求,需要提高自身的竞争实力并努力增加经济效益。同时把实现经营利润最大化作为企业重要的发展目标之一,而大多数领导认为影响企业经济效益的部门有生产、经营、销售以及财务等部门,对档案管理工作没有给予过多的重视,也没有意识到档案管理对企业发展的意义,因此使企业的档案管理工作处于边缘化的状态[1]。然而企业档案管理工作包含着企业相关专业技术、经营合同、征地以及其他非常重要的内容,是整合了企业重要信息资源的管理部门。
  1.2 档案信息化程度有待提高
  现阶段企业为了满足現代化的发展需求需要努力朝着信息化的方向发展,其中提高档案管理的信息化程度时企业信息化发展的重要内容。在知识管理的背景下,企业需要合理的利用信息技术与先进理念提高档案管理的水平。并且实现档案管理信息化的目标首先需要建立现代化的基础设施,并重视档案信息资源的开发与利用,最终实现知识共享。但是当前大部分企业在实际的档案管理过程中采取的是“重管轻用”的方法,出现了企业的档案资源与实际的发展情况不相符等问题,导致无法从档案信息中体现企业的发展历史与企业文化内容。此外虽然一些企业建立了系统化的档案信息资源管理平台,但是无法提供高效的查询与应用服务。一些管理人员自身的综合素质有待提高,无法正确的认识信息化档案管理的重要性,不会在日常的工作中积极的学习先进的管理方式与理念,导致企业档案信息化程度较低。
  1.3 信息资源分散
  由于企业档案管理的内容涉及到生产技术、经营计划、物资管理以及人事信息等众多方面,一些企业由于没有系统的档案管理模式导致信息管理工作处于零散状态,无法实现高效的档案资源整合,也不能提供综合性的信息服务。例如企业内部不能够实现新知识与新技能的实时共享,员工不能利用信息系统进行自主学习等。
  2 基于知识管理的现代企业档案管理新模式的创新途径
  由于传统的档案信息管理工作没有对档案信息资源进行充分的利用,因此只重视文件保存的管理方式已经不能满足现代企业的发展要求,同时也无法发挥档案管理的应用价值,利用知识管理模式可以构建针对于档案信息资源的知识框架,利用知识管理的理念进行档案管理可以促进企业经营活动的顺利开展,实现共同发展的目标。因此,科学的应用信息化技术,并形成知识管理的理念,进而指导档案管理工作可以最大限度的发挥资源与信息的价值,为企业的生产、经营提供信息资源支持,有效的解决上述问题,使企业档案管理工作变得更加智能。
  2.1 转变档案管理观念
  知识管理指导企业内部管理需要积极转变档案管理观念,企业领导要重视档案管理的工作,摆脱传统的企业档案管理模式,将档案管理重点从保存信息资料转移到整合与利用档案信息资料的方向上来。重视档案资源的整合与利用是档案管理新模式中的重点工作,有利于知识管理背景下档案管理工作的顺利开展。
  2.2 提高档案管理信息化程度
  随着科学技术的发展,信息化产物逐渐增多并应用于人们生活中的各个领域。知识管理目标是将企业的各项资料与文件进行整合处理,实现高效的档案管理模式。企业为了使自身发展更加符合现代化企业的发展要求,必须努力实现档案管理的信息化与网络化,应用信息技术建立档案资源管理系统,并将其应用到资料信息的收集、处理、分析等档案管理的各项环节,极大的提高了档案管理的效率。
  2.3 建立健全档案管理制度
  1)完善企业档案管理职能。知识管理对企业的发展战略、管理模式、业务流程以及信息处理等方面均起到了一定的影响。企业知识管理程度的不断加深与信息技术的深入应用,对档案管理的制度提出了更高的要求。因此需要建立以知识管理为核心的档案管理制度,帮助企业高效的利用档案资源与文件,充分发挥档案管理的机制。同时知识管理指导下的档案管理工作可以将工作内容由传统的保存文件资料转变到档案资料信息管理的方向,此外知识管理模式可以实现企业各个资源管理进行高效的连接,进而提高企业档案管理的科学性。
  2)完善档案管理业务流程。为了同时实现企业高效的知识管理与档案管理需要对档案管理的业务流程进行再造。其业务流程需要涉及档案的产生、归档、保存以及销毁等各项环节。完善业务流程可以规范档案管理人员的管理操作行为,确保档案管理工作的效率,提高其服务功能。在企业管理中业务流程与信息流程关系密切,无法进行独立管理,并且文件是企业运转的重要信息载体,因此需要完善业务流程与信息流程实现文件一体化系统的建立。企业可以将业务流程的要求嵌入到信息流程的要求中,提高两种流程的合作程度,进而提高档案管理工作的质量。
  2.4 重视信息资源的开发,实现知识共享
  企业档案管理的目标是实现知识共享,这也是档案管理工作的价值。所谓知识共享便是每个个体都能够应用企业中的信息知识,每个个体再结合自身的经验创造出新的个体知识信息,再将个体信息融入到企业的信息知识共享领域中,这一过程实现了企业的知识创新。利用此种信息共享的机制可以促使企业成员不断的吸收新知识,并不断利用新知识进行企业的高效生产与经营,最终提高企业的经济效益。因此档案管理有利于实现企业形成知识共享体系,提高企业的竞争实力。
  此外档案资源属于企业重要的信息资源之一,为了提高自身的竞争力必须要充分发挥档案信息资源的价值。因此企业应重视开发与利用档案资源的工作,利用挖掘到的有价值的信息指导企业的生产、经营与服务活动。因此开发利用档案不仅会提高企业的经济效益,还能够帮助企业进行科学的经营决策、正确处理经济案件以及修正材料等工作。
  3 总结
  综上所述,企业为了提高档案信息的利用率,需要应用知识管理模式创新档案管理方式。为了充分发挥知识管理在档案管理中的作用,需要企业管理人员积极转变档案管理观念,不断的提高档案管理的信息化程度,并且建立健全相应的档案管理制度,采取正确的方式进行信息资源的开发与利用,实现档案知识的共享,有效的提高企业档案管理的效率,促进企业实现长久、稳定发展。
  参考文献
  [1]王巍.知识管理视角下构建现代企业档案管理新模式[J].现代企业,2018(02):36-37.
  [2]李玮.企业知识管理与企业档案管理变革[J].法制与社会,2009(09):248-249.
  作者简介
  韩叶(1988-),女,河北省高碑店,研究生,毕业四川大学,研究方向:档案管理。
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