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电力设计行业工程档案保密工作的重要性

作者:未知

  摘 要:档案信息一般记录着一个行业的商业机密,企业对于档案信息的管理工作一定要加大重视力度,建设完整的保障系统保障机密文件的信息安全,对于电力行业来说,文件的信息对于电力系统的正常运行有着深远的意义。本文对电力行业工程档案的保密工作进行讨论,分析了档案保密工作的重要性,并且对档案保密工作提出建议。
  关键词:电力行业;文件保密;工程档案
  我国是社会主义国家,档案的信息是党和国家的宝贵财富,是一个行业中的无形资产和一个产业经过很多年发展取得的宝贵经验。所以国家和企业内部要重视档案的保管和保密工作,从而保证行业中的重要机密不会泄露。在实际保密工作中,必须要求建立完善的规章制度、加大对行业内部人员的管理、建设档案信息化管理,从而让工程档案的保密工作能够更加规范和标准化。
  1 工程档案对电力设计行业的重大意义
  1)符合行业的发展需求。在我国很多电力设计行业的发展目标都是建立起电力工程建设承包和电力系统勘测建设工程为核心的现代化国际化公司。所以工程档案对于一个企业来说,是企业内部的重要资源也是建设工程时的参考书,是自己优于其他电力设计公司的资本。工程档案能够保证电力工程建设的顺利高质量进行,同时工程档案也能保障企业的自身合法权益免受侵害,它是整个电力设计企业档案的重要组成部分,对整个电力设计企业的发展有着增益作用。
  2)项目完成的必备材料。对于一个项目来说,对项目进行建设流程的完整记录能够大大的提高整体工作效率,而且项目其他方面的文件都对项目的管理起到十分重大的作用,文件材料的完整度对工程建设的进度有一定的影响。在工程设计文件中,通常对一些材料用量,对设计细节进行记录,并且对于项目所出现的问题和存在的安全隐患能够做出明确的记录,在日后的维修检查时,能通过数据的对比,很快找出项目的问题所在,大大减少了在检修方面所花费的时间和人力物力资源。我国一直对工程档案的保密工作持重视态度,要求相关企业不但要建立完善的文档保密体系,对工程文件进行妥善保管,而且也要求企业根据国家法律规定,向国家上交工程档案的复印件并由国家专门的文件管理保密机构进行管理。
  2 现阶段电力设计档案保密工作遇到的问题
  1)档案保密设备老化。由于企业为了得到企业更好地发展,一般将更多的资金投入到企业的建设中,而忽视了对企业档案保密设备或者场地的维修后建设。而且一些企业不重视对档案的保密工作,没有对档案进行分类加密处理。现阶段我国很多的电力设计企业的保密设备存在设备老化现象,企业存储档案的库房存在设备老旧、防盗装置失灵或者老化的现象,不能发挥其保护文件和防止文件被盗的作用。这样就让一些不法分子有可乘之机,让一些机密文件和一些具有很高价值的文件落入他人手中。
  2)企業的保障制度不能很好的落实。我国虽然很多企业已经建立了很多完整科学的档案保障体系,但是中国人比较重视情面,导致了人情大于制度的情况发生。很多人通过一些手段便取得了企业内部人员的同意,进入档案管理室对档案进行窃取,极大的损害了企业档案保密工作。所以企业要从每一个员工抓起,按照法律建立奖惩制度,防止企业保密文件失窃的事情发生。
  3)对档案的管理没有秩序。一个企业对于档案的管理如果没有秩序,那么就会让档案的保密工作受到制约。我国的电力设计工程行业对于档案的管理工作有着几十年的管理经验。但是就我国现在电力设计企业来说,企业对工程档案的归纳整理经验还是不足,长时间对文件不进行整理归纳工作,就会让文档杂乱无章,在下次使用的时候,就需要耗费大量的人力去寻找档案。而且档案犹豫过长时间的未整理,导致档案的大量积压,就会导致档案混乱或者档案缺少的情况发生。不能让企业的档案保密工作具有规范性、完整性、系统性和完整性。
  4)缺少相关保密管理人才。由于现在国家知识教育的普及,人们更愿意选择对高新技术的学习,以方便在日后的工作中能够更好地运用。现阶段的档案管理人员素质质量普遍不高,并且也没有合理的管理关系对档案管理人员进行管理,这样一来就使得很多档案管理人员玩忽职守,不能尽自己应尽的义务。现在好多档案管理人员对外来人员没有足够的防备,查阅人不需要持有相关证明就能进入档案室进行档案的查阅,这样子就在无形中泄露了企业的信息,将文档信息流露出去。
  3 提高电力企业档案保密的举措
  1)要让企业工作人员认识到保密工作重要性。档案管理工作中,最为重要的步骤就是对文件的保密工作。对文档的保密工作是检验一个文档管理员好坏的硬性标准。档案对于企业的发展来说具有着重大的作用,档案记录的内容能够对企业未来的发展起到借鉴作用。当一个企业做好档案的保密工作可以确保完整的对企业历史进行记述,企业也能够在未来某些纠纷中以此作为凭证。
  2)要妥善管理好档案库房。库房是档案的集中场所,对库房安全的保障就是对企业文件的保障。按照国家的法律规定,企业的档案库房选址不宜选用企业内部的办公楼内,应该另行选址单独兴建。对于档案库房的外围保护工作要做到位,对于门窗等设施要专门的进行加固。并且对门的选用要具有一定的安全防盗性能。同时也要在档案库房的外围加设防盗器具。且也应该在库房内部安装监控摄像头,防止档案失窃时,可以通过视频资料进行找回。企业需要雇佣专门的人员对仓库进行看管。而且档案库房也要做好防火系统,防止因为疏忽或者电路的老化,将所有档案燃烧殆尽。而且也要对档案仓库进行防虫措施,定期对厂房进行灭虫灭鼠,防止这些生物对纸质档案造成损害。
  3)企业要建立好档案管理制度。电力设计企业应该建立一套完整科学的管理制度,通过管理制度可以很大程度的制约企业内部人员的行为,提高1档案管理人员的职业道德与责任意识。并且在制度上也应该明确的规定,要求档案管理人员要对档案及时编号分类,要建立立卷归档程序,对于归档的过程中要严加监督,防止在档案在归档的过程中被掉包或者被拷贝下来的情况发生。对于审核不过关的文档要进行退回重做,严加管理。
  4)要加强各个部门之间的联系。档案管理人员应当多与企业管理人员和项目建设人员进行沟通,这样一来就能更好地对档案的管理要求和档案机密等级做出分类。企业档案管理人员也要多向国家档案管理部门进行沟通,学习档案管理方面的知识和技巧。档案管理者要争取企业管理者对自己的管理工作进行指导,以便更好地进行档案的验收和移交,这样一来档案管理者就能在档案的收集和管理过程中少走弯路,有效地提高工作效率。
  5)企业要加强管理人员的素质。企业要对档案管理人员进行监督指导,并定时对档案管理者进行知识培训,教给他们如何能够更高效更安全的管理档案。在电力设计企业中,工程档案保密工作人员与档案的安全有着直接的联系。企业在聘用档案管理人员时,要尽可能聘请较高责任意识以及工作能力的人进行管理,而且企业管理者也要培养档案管理人员独立处事的能力。对于企业来说,也要定期开展讲座或者组织政治学习,从而提高工作人员的工作觉悟,提高档案管理者的思想素质和业务素质。
  4 结束语
  企业的档案保密工作对于企业来说有很重大的意义,企业要注重对档案的保密和管理。企业要建立完善的管理制度,完善档案库房的建设,加强档案管理人员的职业素养,从而保证电力设计企业的工程档案保密工作顺利进行。
  参考文献
  [1]江舟.总承包单位电力工程档案管理的过程控制分析[J].办公室业务,2016,(16):131-132.
  [2]郑艳瑾.加强电力工程档案管理制度化[J].办公室业务,2012,(24):60.
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