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新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革初探

作者:未知

  摘 要:网络信息化时代的到来使得信息数据传输和获取的速度空前加快,极大地改变了人们的生活模式,同时对事业单位的档案管理模式也造成了巨大的冲击。传统的档案实体资料管理模式已经无法是应当前人们对档案以及信息数据的研究需求,档案文献管理也逐渐朝着信息化与智能化的方向发展,这对事业单位档案管理与服务模式提出了新的要求。为此,各事业单位都加强了对档案的管理创新以及服务模式的改革,从而做到与时俱进,更加符合当前社会发展的需求。笔者结合自身的实践工作经验就新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革浅谈几点个人看法。
  关键词:新形势;事业单位;档案管理;服务模式
  随着社会经济的发展以及网络信息化时代的到来,档案信息在实际生活中的重要性愈发突出,传统的档案管理仅仅只需要对实体的档案资料进行整理和维护,对于档案管理人员的素质要求并不严格,然而随着网络信息化进程的加快,档案信息管理的模式也趋于信息化与自动化,这就对档案管理人员的素质提出了更为严格的要求。以计算机和信息技术为核心的现代信息技术也使得档案的管理更加趋向网络化和信息化,并且实现了档案资源的共享,这些问题让增加了事业单位档案管理以及服务的难度这需要事业单位结合当前新时代的要求,采取有效措施,提高档案管理的有效性。
  1 事业单位档案管理以及服务中存在的问题
  1.1 重视程度不足
  对档案管理工作重视程度不足是当前普遍存在的现象,不管是领导层还是一线的工作人员,对档案管理的认知还是停留在传统的状态,认为档案管理工作就是简单的对档案进行保管,在需要的时候能调出所需的档案即可。这种认知严重影响了档案管理工作的发展,没有充分的發挥出档案管理的意义。
  1.2 档案管理制度不健全
  虽然我国《档案法》已经实施了一段时间,档案管理工作在一定程度上有了提升,但是大部分单位都未制定详细的管理制度,这种制度的不健全导致工作人员在开展工作的时候缺乏依照,而且制度的不健全也使档案管理工作缺乏约束性,导致其他部门不能更好的配合档案管理工作。同时,因为管理制度的不健全,在出现问题的时候,往往不能责任到人,发生相互推诿的情况。
  1.3 工作人员能力不强
  在我国不少单位中,进行档案管理工作的人员大多数都是那些已经快要退休的工作人员,这些人员缺少系统的管理知识,使得虽然档案在他们的管理之下,尽管能够做到不丢失,但是在寻找资料的时候,往往会因为能力问题和档案管理不系统,导致档案非常难以查找。另外,档案管理这个职位大多数情况下没有固定的人员,这就使得在进行工作交接的过程中,可能会出现各种突发状况,造成档案丢失等问题[1]。
  1.4 硬件设施薄弱,管理手段落后
  当前,不少单位在开展档案管理工作时,仍采用传统的人工录入方式进行档案信息的录入,缺乏对现代信息技术的运用,从而消耗大量的时间和精力,而且还不能保证录入信息的准确性,在今后进行查阅时也不能做到有效性。主要原因就是领导层对档案管理工作的重要性缺乏认识,缺乏有效的管理手段和资金、设备上的支持,大部分的档案室都较为狭小,防潮、防腐、防虫、防火等工作都没有到位,从而严重影响了档案的保存[2]。
  2 新形势下事业单位档案管理的创新以及服务改革对策
  2.1 改革顺应时代要求
  当今时代是数字化时代,跨地区跨国家的地域间活动呈爆发式增长。大数据时代下的云技术要求各行业进行工作与信息技术融合,从而更好适应时代变迁和社会发展需求。当今我国人口流动快,地域间信息交流量大,事业单位的工作人员和工作内容也是在不断扩大空间与时间范围。[3]因此,档案工作的信息化是实际工作的需要,也是时代背景下的必然变萆。
  2.2 改革助力体制转型
  我国事业单位体制转型与改革正处于关键时期,提高事业单位服务效率与服务能力,更好的为我国人民服务,是我国事业单位现代化建设的根本目的。信息化与数据化是现代化事业单位建设的关键一环。大数据平台与云共享是未来档案事业的发展趋势。建立信息化的档案管理体系,是有利于推进我国事业单位的转型提升,为事业单位的现代化提供数据基础。
  2.3 改革提升工作水平
  档案工作存在文件数量多,内容信息量大,数据间关系复杂,程序繁琐,资料整理难度高等特点。对于时间久远的信息和资料缺失信息,查找难度极大。信息化平台的建设可以有效缓解甚至解决这一问题,有利于更好的为生产生活服务,提升档案工作的实践意义,提高档案管理工作的能力与水平。档案工作对于单位来说,具有信息留存和资料管理的意义。而对于个人来说,档案是个人工作转移、社会信息转移具有重要作用,是全面建立人才引进和人才保留制度的基础。
  2.4 培养专业人才,提升人才素质
  档案管理工作人员的能力水平决定着档案管理工作的有效性。档案管理工作需要工作人员做到细致、认真、负责和长期的坚持,因此,领导层要加强对工作人员的培训,采取“走出去、请进来”的方法,对在职的员工进行系统的培训,开展各种形式的档案管理研讨和开发工作,加强交流,提高认识,强化管理水平和业务水平[4]。在进行人员招聘时,要对应聘人员的综合素质进行考量,不仅要具备扎实的专业能力,更要有很强的责任感和上进心,从而能与时俱进的做好档案管理工作。同时,设置一些激励的手段,奖励优秀的管理人员,激发他们的工作热情,提高日常的工作效率。另外档案管理人员自身要树立正确的工作观念,要意识到档案的管理工作对于企事业的发展和员工的利益都是重要的保障手段。
  3 结语
  综上所言,在当前全球经济一体化的背景下,档案管理的重要性不言而喻,这就需要事业单位档案管理部门提高认识,加强管理,真正的做到与时俱进,不断提升工作人员的综合素质,加大对档案管理的投入,充分的结合现代信息化技术,从而促使档案管理工作质量和效率的提升。
  参考文献
  [1]黄跃曼.新形势下事业单位档案管理创新及服务模式探讨[J].办公室业务,2017(24):123.
  [2]王建春.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].人力资源管理,2017(09):316-317.
  [3]夏枫.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].企业改革与管理,2015(18):20.
  [4]王玲玲.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].办公室业务,2015(12):74-75.
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