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独立学院教学秘书教务管理工作分析研究

作者:未知

  摘 要:在现代教育理论不断演进以及教学技术不断推进的作用下,高校教学管理也面临着观念以及技术上的革新。目前,一些独立学院对于教学管理工作认识程度不够,对于新理论、新技术的理解与掌握不够。新时期下这种思路也要随之进步创新,不能以老旧的方式来承载如今的独立学院的活动,要与时俱进,新时期下的教学秘书管路工作思路又是一番新的思维。如何提高独立学院教学秘书管理工作水平,对教学秘书教务管理工作进行分析研究是值得我们研究的重要课题。
  关键词:独立学院教学秘书;工作职责;工作内涵 ;工作效率
  教学秘书是教学管理工作的执行者和管理者,是连接学生与院系、学生与教师、教师与教辅单位的桥梁。在众多独立学院中,教学秘书更是身兼多职,承担着教学秘书、科研秘书双重工作任务。教学秘书工作看似简单却又极其琐碎,必须对工作进行统筹安排,才能保证教学过程的有序进行。如何才能提高独立学院教学秘书教务管理能力呢?对独立学院教学秘书教务管理工作分析势在必行。
  1 独立学院教学秘书的角色定位和工作职能
  作为独立学院系教学秘书应具备哪些特点,有哪些工作职责呢?总的来讲,独立学院系教学秘书必须具备一般秘书应该具备的特点和职能以外,同时也必须符合独立学院教学管理工作的特点。具体来讲主要有以下几个方面:
  1.1 秘书工作具有协助管理的职能
  系教学秘书是系主任的参谋助手,协助系主任搞好教学组织工作。安排各教学班课表及任课老师的任课表,负责本系日常有关调课事宜,并报教务处备案。发放并收取本系各课程教学进度表,发放学生名单、成绩记载册给各班班导师,发放考试安排表,协助系主任检查考场纪律及监考情况。
  1.2 秘书工作具有协调关系的职能
  协调关系是秘书工作的一项重要职能和长期任务,系教学秘书是全系对外交流、协调关系的桥梁。秘书工作具有协调关系的职能。协调是领导工作的重要组成部分,也是有效进行管理的重要手段。而在实际工作中,领导者不可能事无巨细地去过问,大量的协调工作由秘书和秘书部门去完成的。秘书的协调职能有利于领导工作的正常进行,有利于提高工作效能。
  1.3 系教学秘书必须做好教学行政及学籍管理工作
  系教学秘书必须按照规定办理本系学生的休学、退学、复学、转学手续,并将材料归档;协助系主任做好学生入学注册、离校工作,并及时向教务处上报学生人数流动情况;每学期期末及时将本学期所开课程及其他教学环节的学生成绩输入电脑并及时向教务处报告;在期末考试结束后汇总本系各班补考课程,做好记载并报教务处,补考结束后做好补考成绩登记工作及时报教务处。对于重修课程的安排,教学秘书要协助系主任做好重修课程的管理和组织工作;协助系主任做好毕业班学生成绩的核查上报工作,做好各类校外考试以及选修课程的报名工作,整理名单按教务处要求上报。
  1.4 教学秘书必须做好教学质量管理工作
  教学质量关系到人才培养质量,是独立学院立于不败之地的灵魂。教学秘书应该配合系主任经常关心本系各专业的课程教学质量,检查教师教学进度表的实施情况,教师的教学情况;协助系主任组织召开有关学生座谈会,了解学生学习中的问题及意见,及时向系领导汇报;协助系主任做好期中教学检查及有关总结工作。
  1.5 教学秘书必须做好信息与档案管理
  档案管理与保守秘密的职能以及其他工作。信息、材料、能源成为当今社会科技进步和经济发展的三大支柱。信息无处不有,无处不用,在人们的社会生活中,一刻也离不开信息。信息是领导决策的依据,从某种意义上说,秘书工作的全部内涵就是接受信息、加工信息、沟通信息、贮存信息、反馈信息、利用信息。因此准确地向领导提供信息,成为秘书工作的重要职能之一。教学秘书应及时做好有关教学方面的报表填写,文件的收发、传递;做好教学资料以及本系文件的整理、归档工作,以便日后查用。作为一名称职的秘书必须强化保密意识,明确新时期保密工作的方针和特点,遵守保密纪律、执行保密制度、切实做好保密工作。高校的系教学秘书,其保密工作涉及学生的成绩、学校的人事管理、学校一些文件、学生对教师的意见以及系内部的各种会议内容的保密等。
  2 独立学院教学秘书教务管理工作的内涵
  独立学院教学秘书是教学管理队伍的重要组成部分,是教学管理的直接执行者,是教务管理部门与系(部)之间的桥梁和纽带。独立学院对教学秘书的工作内涵包括教学秘书的工作性质与对教学秘书在教务管理工作中提出的教育理论素质要求。
  2.1 独立学院教学秘书工作性质
  1)计划性。教学秘书的工作虽然很普通,但却是一个计划性十足的工作。在日常工作的过程中,会遇到这样或那样的问题,这就要求教学秘书严格按照计划办事,实事求是,处理问题冷静而又不缺理智,既要维护各项规定的要求,又要做到让领导和教师满意,让学生放心。
  2)责任性。责任性是做任何事情的前提,教学秘书也不例外。教学秘书是一项责任性要求极高,却又很容易出现责任事故的工作。这就要求教学秘书必须时刻保持清醒与理智,稍有不慎,就可能出现责任事故,并且影响教务管理工作的进行和发展,人才培养的进程。对任何事情的处理都要以负责任的态度进行,以保证各项教学任务的完成。
  3)服务性。教学秘书既要服务于上级领导,服务于教师,又要服务于学生。工作过程中,要求教学秘书要把服务作为一切工作的前提,树立自觉服务的意识,全心全意地為教学服务,为人才培养目标的实现服务,维护各项工作有序高效的进行。
  2.2 独立学院教学秘书教务管理工作素质要求
  秘书工作是高校教学管理工作的重要组成部分,是连接学校教学主管部门与各系部、教研室、学生的纽带,同时对于提高教学质量、保障教学秩序、促进教学发展具有积极作用。独立学院教学秘书是否具有与独立学院办学特点相适应的素质要求,自接影响着学院的教学管理水管理效率和教学质量。独立学院对教学秘书自身素质有以下几点要求:   1)过硬的政治素质。政治素质是政治主题在政治社会化的过程中所获得的对他的政治心理和政治行为发生长期稳定的内在作用的基本品质。作为教学秘书在工作过程中必须要具备正确的政治方向、政治立场、政治观念以及政治态度。时刻牢记富强、民主、文明、和谐、自由、平等、公正、法治、爱国、敬业、诚信、友善这24字社会主义核心价值观。时刻奉行服务至上、责任为先的职业宗旨,明白对社会对他人的服务和帮助都将升华自我的人生价值,要有时刻奉献,甘为人梯的事业态度和舍己忘我的敬业精神。
  2)良好的身体素质。良好的身体素质是展开持续高质量的工作的前提。众所周知,身体是革命的本钱。教学秘书作为脑力和体力的双重劳动工作者。在平时的工作中,要耗费大量的脑力,充足的体力能为工作增彩添色是不置可否的。然而,教学秘书在办公室的工作的时间相对较长,更需要长时间的面对电脑,很容易产生各种各样的职业病,所以,身为教学秘书的我们可以利用各种各样的空闲时间来增强自我身体素质,注意保护自我身体健康,为出色的工作打好坚实的身体基础。
  3)过人的心理素质。心理素质包括人的认知能力和心理适应能力,由心理潜能、心理能量、心理品质和心理行为几个方面有机结合形成。教学秘书角色的重要性、工作的特殊性、任务的繁杂性以及工作对象的复杂性决定了教学秘书工作会出现沟通失灵甚至在工作中产生各种误会和委屈。这就要求教学秘书要不断提高和改变自己的心理素质,一分耕耘、一分收获。秉承坚定地敬业精神和奉献精神必定能够减少各种出现在工作中的摩擦,同时应注意提高自己的表达能力和各种业务能力,以软实力带动硬实力的提高。良好的心理素质能够带来一份和谐的工作环境和开心工作的氛围,为工作的顺畅开展提供基础。
  3 独立学院教学秘书教务管理工作存在的问题
  由于教学秘书的许多工作有时效性的限制,必须保质、保量、按时完成,不能有半点失误。由于教学秘书履行的是教学管理职责,原则性强,在工作中往往会引起他人的误解,特别是因为工作太忙而出现失误时,得不到应有的帮助和理解。因此,教学秘书工作存在工作压力大、精神高度紧张、思想负担重的状态。独立学院自身的办学特点使得教学秘书的工作出现低效等现象,究其原因主要有以下两点:
  3.1 缺乏完善的管理
  独立学院的领导缺乏质量意识,对教学管理的认识不够到位。独立学院是依托具有本科以上学历教育的普通高等学校(母体学校)与国家机构以外的社会组织或者个人合作实施本科学历教育的民办高等学校,缺少普通高校重教学也重管理的理念,缺少对教学秘书岗位的重视。
  3.2 缺少有效的沟通
  独立学院的管理制度建设缺少与母体学校的交流与沟通。一方面,现实的独立学院的制度建立,包括岗位设置、专业培训、职称晋升以及评价考核体系等都是自立门户,新出炉的制度要经历试行—完善—成熟的漫长过程,如果加强母体学校与独立学院的指导和联系,会加速独立学院的制度完善,提高教学管理,保证教务秘书工作的有效落实。另一方面,独立学院的教学秘书之间缺少工作的交流沟通。在上岗前,教学秘书缺少对岗位足够的认识,对自身的职业发展没有准确定位。
  3.3 缺乏专业培训和专业提升
  由于独立学院院级教学管理人员配备较少,对教学秘书岗位缺乏培养的意识和长期规划的理念,使得教学秘书长期忙于应付日常教学管理事务,没有时间更没有机会参与一些有关教学管理科研方面的工作。虽然教学秘书是教学管理的一线工作人员,有很多最直接最真实的信息和切身体会,然而,但却缺少时间和机会进行科研。另一方面,由于学校对教学秘书岗位不够重视,教学秘书常常不进行专业的培训就直接上岗,或者在专业的提升上缺乏培训,使教学秘书的专业技能很难有一个理论上的提高,教学秘书只能在日常的工作实践中自己摸索总结,但往往都是比较零散心得体会,缺乏系统的理论指导和较快的专业技能提升。
  4 独立学院提升教学管理工作效率的途径
  独立学院在办学过程中,由于资历尚浅、资源有限,为了通过各项评估、检查往往把重点放在师资的引进和基础设施的建设上来,又因为日常教学一直在稳步推进,没有出现教学管理问题,导致大家对教务工作熟视无睹,严重忽视了教学管理工作队伍的建设。因此,管理层应转变观念,摒弃“重教学、轻管理”的错误思想,重视基层教学管理人才的培养;另一方面,教学秘书应甘于寂寞,做好本职工作,保证教学稳定。
  4.1 强化服务意识,坚守道德底线
  独立学院教学秘书工作连接着管理部门和教学部门,服务于学校师生,是一份非常严肃、细致的工作。这就要求秘书在工作中保持实事求是、坚持原则的工作态度,强化服务意识,保持清醒的头脑,坚守教师底线,保证教育的公平性、严肃性。尤其是在一些关系到师生切身利益的问题上,要敢于坚持原则,谨慎办事。这样才能担负起育人的责任,扎实做好教学管理的各项工作。例如在期末考试结束后,秘书绝不能参与任课教师上分数,提前帮着打探分数、帮学生跟老师求情,涉及到不及格等问题,这容易引起教师和大多数学生的反感和误会,给自己造成不好的影响,并且也败坏了学院的学风。教学秘书有育人的职能,在学生面前代表学校服务育人,言行中不要降低了自己的身份。
  4.2 创新工作方法,提升办公效率
  “互联网+”充斥着现代生活,也影响着教育事业。作为新时期的教务秘书,不能墨守成规,要敢于创新。高校教务工作的特点是具有例行性和时限性,但这并不意味着教学工作就是一成不变的、不能创造性地开展工作。教学秘书工作同其他工作一样,也有创新问题,无创新就无发展,无创新思维就无创新工作。充分利用互联网带来的便捷,改善原有的教学方式,提升工作效率,以更好地为教师和学生服务。
  4.3 提高自身素质,增强业务水平
  在繁杂的教务事务中,要学会掌握工作安排的规律,从多项事务中抓住主要工作带动次要工作,从而让工作的条理性更强,让学校教育教学能够顺利、正常运转起来。教务人员作为教学管理和教学服务的组织者和直接参与者,对整个教学工作的影响是十分重大的,所以这就要求教学秘书不断提高自身素质,加强自身修养,强化专业技能,努力做好对学院教师和同学的服务工作,养成良好的职业习惯。只有逐渐形成了这种心态,各方面的能力才会不断提高,工作起来也会更加得心应手。秘书学中很重要的一部分就是礼仪,所以对每一位来院咨询或做客的老师和學生,都应热情接待,这并不需要刻意去装出来,而是养成一种基本素质,这样很多工作都容易开展。只要做就尽力去做最好,这也是工作的最大收获。秘书是一个非常锻炼人的工作,不仅仅是将上级指派的工作做好就可以了,应该时刻本着为教师和广大学生服务的理念去想问题、做事情。与其斤斤计较谁干了多少活,不如抓住锻炼机会融入其中。
  5 结束语
  教学秘书的工作繁琐枯燥、千头万绪、待遇低又责任重大,令人身心疲惫,加之独立学院实际上属于企业性质,工作不稳定,很容易对工作产生厌恶感和对前途渺茫的失落感,因而这个岗位一直流动性很大,教学管理也一直处于低水平重复状态,经常换人肯定不是解决问题的办法,很多珍贵的一手历史档案、教学资料都难以保存,对于院系的发展建设也极为不利,学院各级领导和有关部门都应给予重视,正确认识教学秘书工作的性质、地位和作用,把职业性伤害降至最低,研究解决教学秘书的职业困境对于提高教学管理水平,保证良好教学环境和教学秩序,提高服务质量有重要的现实意义。
  参考文献
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  作者简介
  袁德栋(1981-),男,汉族,河南信阳人,研究生,硕士学位,讲师,南宁师范大学师园学院,思政部主任兼外语与经管系党总支书记,研究方向:大学生思想政治教育、党建和文化哲学。
  吴晓丽(1983-),女,汉族,广西玉林人,大学本科,文学学士学位,助理研究员(中级),南宁师范大学师园学院,研究方向:外国语言学。
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