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信息化时代医院档案管理工作探讨

作者:未知

  摘 要:在信息化时代,医院要想跟上时代的步伐,就需要加强信息化管理。档案管理工作对医院管理水平有着很大的影响,因此,有必要加强医院档案管理信息化建设。本文主要针对信息化时代下医院档案管理的特点、目前我国医院档案管理现状以及改进对策做了具体分析,以供参考。
  关键词:信息化时代;医院;档案管理
  在医疗卫生行业发展越来越快的背景下,医院档案信息量逐渐增加,档案信息的分类也逐渐多样化,这就给档案管理部门工作增加了难度。现阶段我国医院在档案管理信息化方面还存在诸多不足,如何在信息时代将医院档案管理工作做得更完善,使医院档案管理更加自动化和智能化,并加快医院信息化建设的步伐,成为各个医院面临的新问题。
  1 基于信息化的医院档案管理特点分析
  1.1 档案信息存储逐渐数字化
  随着社会的不断发展和医院的不断变革,在信息化时代,医院档案管理工作也呈现出了新的时代特点,首先是其信息存储更加数字化[1]。这主要是因为医院对档案的存储已经由纸质存储变为了电子存储,这样的改变不仅可以提高档案信息存储的效率,缩短信息存续时间,还能够提高档案信息的准确性,可以有效避免纸质档案因长期存放而出现字迹不清等现象,档案信息更加数字化,信息存储更加灵活。另外,电子档案不仅可以存储数据,还可以存储视频和音频等,其存储方式更加多样化。
  1.2 档案信息资源更加多元化
  在信息化时代背景下,医院的档案信息资源更加多元化。由于社会的发展,信息来源更加广泛,并且信息共享的平台越来越多,因此可以很好地满足医院对档案管理的需求。近年来,我国医院取得了快速发展,医院规模日益增大,医院的科室和部门也显著增加,医院档案数据量更大,档案信息更加多元化,此时实现医院档案管理的信息化可以实现各部门间的有效沟通。
  1.3 档案信息处理时效性更高
  当今社会发展迅猛,各类信息变更速度非常快,对于医院档案管理部门来说,信息时代要求其对档案信息的处理具有高时效性[2]。而档案管理部门要处理的信息不仅包括各个患者的病例信息,还包括各部门以及各医疗机构的各种信息,因此,其必须拥有快速获取信息的技术与手段,确保档案信息的准确性和时效性,从而使档案信息的价值真正发挥出来,提高档案管理效率。
  1.4 档案管理人员更加专业
  在信息化时代背景下,医院不再单纯由人工进行档案管理,而是更多地采用信息化技术,这就意味着管理人员要具备专业的信息技术和知识,了解电子档案管理的注意要点。实际上,医院的档案管理人员不仅要对档案信息进行存储保管,还需要对有效的信息进行提取和二次开发,因此,必须提高档案管理人员的综合素质,提高其专业性,才能实现信息资源的再利用,进而提高医院档案管理化水平。
  2 医院档案信息化建设现状
  2.1 档案信息化工作中技术标准不一
  我国医院档案信息化建设还处于发展阶段,很多技术标准都没有得到统一,导致各个医院之间的信息处理系统不能实现有效对接,信息资源就不能实现共享。并且由于系统软件不统一,当系统出现故障时很难快速找到问题所在,导致问题不能及时得到解决。
  2.2 档案信息化难以满足更多利用者对档案信息的需求
  虽然在信息化时代背景下,人们对档案信息化的需求越来越大,呼声越来越高,但是在实际工作中信息化却没有落到实处,很多医院仍旧只是对档案信息进行录入、存储和查询,信息化水平很低,不能满足人们对档案信息的需求。
  2.3 档案管理人员的素质影响着档案管理水平的进一步提高
  在医院档案信息化建设过程中,相关负责人更加重视信息化设备的引进和使用,忽视了对档案管理人员综合素质的培养,缺乏对管理人员的再教育。很多管理人员的管理理念都很陈旧,管理手段老套,导致即使引进了先进的信息化设备,其也不能更好地进行操作和应用,制约着档案管理工作水平的提高,阻碍着医院的发展。
  2.4 档案安全存在问题
  在信息化时代,电子档案为档案的管理提供方便的同时,也存在一定的安全隐患。首先,医院各部门更加注重自身部门的发展,缺乏和其他部门的有效沟通,导致档案信息共享受阻,信息传递的准确性也有所降低。另外,由于使用网络平台对档案信息进行管理,医院的档案管理人员和医生等都可以通过平台进入信息管理系统,这在很大程度上增加了安全隐患,不利于档案的安全存储。
  3 加强医院档案管理信息化建设的对策
  3.1 加强档案信息化建设中软件和硬件的配套工作
  建立相对稳定的档案信息化管理体系,这是新时期档案部门的一项基础性业务工作,是档案工作向信息化迈进的必由之路,是档案工作实现历史与未来有机连接的战略之举[3]。这就要求医院应当加大对信息化设备的资金投入,通过完善软件和硬件设施的配备来提高医院档案管理的实力。另外,医院还需要注意对网络系统进行开发与建设,做好设密工作,保证网络的安全性。与此同时,将档案室的信息管理系统与医院其他科室的计算机进行有效连接,便于医护人员随时查阅资料,保证了档案信息的时效性,也在很大程度上确保了档案信息管理的智能化。
  3.2 加强档案管理人员的业务培训
  要提高医院档案管理工作的质量,还应当加强档案管理人员的培训力度,使其学习先进的管理理念和管理技术,确保管理人员的业务水平。具体来说,首先应当对档案管理人员进行计算机技能培训,使其掌握计算机的基本操作;另外,档案管理人员还应当深入到医院一线工作中去,以便更加清楚医院各科室的档案管理情况,发现档案信息化管理的问题所在,从而找出更有效地改进措施,以满足各科室的实际需要。
  3.3 档案管理要创新
  医院信息化档案管理工作的开展,首先需要建立相关成熟体系和制度,从而才有具体执行中的操作标准,这是所有工作有序开展的前提。所有的管理行为都应当遵循相关的制度,并且医院要加强对档案管理工作的监督与考核,以激发员工工作的积极性,提高员工的责任意识。
  档案管理创新不仅仅是对制度进行创新,还需要将其落实到实际操作中。在对档案进行管理时,既要保证档案信息的完整性和准确性,还要保证档案信息的安全。由于医院各部门通过网络平台就可以完成对档案信息的查询,因此,要做好相关档案的安全性,设置好档案信息的浏览权限,在资源共享的基础上,也做好信息不外泄的保障。
  3.4 档案管理工作分阶段完善
  要完成医院档案管理的信息化建设,应当分阶段完成,不能一蹴而就。否则容易造成过度引进信息化设备,引起不必要的浪费,或者档案管理模式過于超前,与医院实际发展需要不匹配等。首先,档案管理中心应将各个系统进行有效整合,保证数据的同步更新;其次,建立相应的绩效考核制度,对工作表现突出的员工给予一定的奖励,以激发员工工作的积极性,提高工作效率。
  4 结语
  综上所述,随着信息化时代的到来,医院要想适应社会发展趋势,加强档案管理信息化是其必然要求,因此,医院应加大信息化建设力度,完善档案信息管理制度,提高管理人员综合素质,加强相应的软件和硬件的配套工作,以提高档案信息的利用率,提高医院档案信息管理水平。
  参考文献
  [1]陈婷婷.浅谈信息化时代医院档案管理工作的创新[J].办公室业务,2014,05:165.
  [2]谢少云,李博.信息化时代医院档案工作的管理与创新思路[J].河北企业,2014(05):21-22.
  [3]王银.关于加强医院档案信息化管理工作的探讨[J].办公室业务,2013(17).
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