认识档案管理若干问题的思考

来源:用户上传      作者:

　　【摘要】人事档案是社会公共信息的重要组成部分，企业单位借助人事档案查询就职人员学历、工作经验、技术职称、社会关系等信息。从人力资源管理、开发、利用角度来看，人事档案在丰富求职者信息的同时，为企事业单位人才招聘提供参考;从档案查阅利用来看，人事档案利用率较高，因此加强人事档案的管理十分必要。
　　【关键词】档案管理;问题;思考
　　1 当前我国人事档案管理存在的主要问题
　　1.1人事档案管理体制尚不健全
　　完善的管理体制是做好人事档案管理工作的基础，如果没有完善的管理体制作为基础，人事档案管理工作便缺乏必要的制度依据，从而产生目标不清晰、管理内容杂乱无章、管理手段落后、效率低下等一系列的问题。近年来，随着我国人事档案管理体制改革不断深化，企事业单位的人事档案管理工作取得了重要成果，为人力资源的合理配置与人才的合理流动提供了有效保障。然而，从总体上来看，目前我国人事档案管理体制尚不健全，还处在起步阶段，许多管理制度存在较大的漏洞，既加剧了管理难度，又不利于档案管理工作的可持续发展。比如，人才的流动以及“档随人走”的管理模式加剧了人事档案管理工作的难度，大大降低了管理工作的效率。总而言之，人事档案管理体制的不健全致使人事档案管理工作难以在社会经济活动中发挥其重要价值，不但不利于人事档案管理工作的有序开展，还对人才的培养与储备造成了不良影响。
　　1.2缺乏人事档案管理意识
　　缺乏人事档案管理意识是我国企事业单位普遍存在的问题。人事档案管理工作与企事业单位的健康发展息息相关，在实际的发展过程中，如果企事业单位忽略人事档案管理工作，可能会加剧人才的流失。然而，一些企事业单位的管理人员并未充分意识到档案管理工作的重要性，在日常工作中缺乏人事档案管理意识，认为档案管理工作可有可无，以消极的态度对待档案管理工作，具体表现在以下几个方面：不愿意对档案管理工作进行资金投入，致使管理设备简陋，管理技术落后，内容陈旧;不注重提高人事档案管理人员的水平，致使管理工作效率低下，质量差，无法对企事业单位的健康发展起到积极作用;没有形成完善的管理体制，致使管理工作流于形式，漏洞百出，管理工作长期得不到有效提升。
　　1.3人事档案管理法制化有待于進一步提升
　　人事档案管理工作包含的内容较多，比如人员的学历、工作经历、社会关系等，管理工作相对复杂，在管理过程中容易产生各种法律问题，如果没有完善的法律制度和法律条文做为依据，会造成产生法律纠纷时没有法律可以依靠的尴尬局面。我国目前关于人事档案管理的法律法规尚不健全，缺乏对该项工作的法律保障，不利于人事档案管理的有序发展。
　　2 人事档案管理存在问题的解决对策分析
　　2.1强化人事档案管理意识，加强对人事档案管理的重视
　　人事档案管理工作要想取得良好的发展，真正将人事档案管理的作用有效地发挥出来，那么首先就要加强对人事档案管理工作的重视，不断地强化人事档案管理意识。各单位与各部门要真正意识到人事档案管理的重要性，从领导开始对人事档案管理有一个更加全面与正确的认识，人事档案管理并不是单纯地对人才资料进行收集与归档，更重要的应该是对人事档案加以利用，从而使得人事档案可以更好为单位的发展提供优质的人才。要加强对人事档案管理的宣传，各个部门与员工要积极地配合人事档案工作的开展，将人事档案管理工作放在一个重要的位置。另外，各单位与部门要加强对人事档案管理规章制度的建立与完善，建立一个有效的人事档案管理机制，从而使得人事档案管理工作有计划、有落实地开展。
　　2.2不断地更新管理方法与手段，使得人事档案管理更加适应时代的发展
　　2.2.1引进科学的管理理念
　　时代的发展有效地促进了各行业的发展，人事档案管理工作要想更好地适应时代的发展，那么就必须要不断地加强对人事档案管理方法与手段的更新，加强对先进的科学的管理理念的引进，运用先进的管理手段有效地促进人事档案管理工作的开展。更新管理方法，那么就要对传统的人事档案管理方法进行改进与创新，随着人事档案资料的加大，就要加大信息化人事档案管理的运用，通过先进的科学技术加大对人事档案管理工作的开展。
　　2.2.2推进人事档案管理的信息化进程
　　随着办公自动化进程的快速发展，人事档案管理工作中运用到越来越多的信息化管理技术，有效地促进了我国人事档案管理工作的开展。因此，在人事档案管理工作中，要不断地加大信息化进程的推进，加大资金投入，确保人事档案管理工作的硬件设施到位，从而使得人事档案的收集、查阅、存取、利用更加便捷。人事档案管理的信息化建设，可以使得人事档案的收集与保存更加便利，同时，保存也更加安全，人事档案的保密性也更强。另外，人事档案管理的信息化建设，可以有效地实现对流动人才的信息管理与收集，可以更加及时、准确对流动人员进行查阅。对于不定期收集到的流动人员的资料，可采取随时整理的方式，及时装入档案，以避免材料的丢失，确保档案的完整。
　　2.3做好流动人员人事档案管理工作
　　人才流动是随着市场经济的建立而建立的，做好流动人员的人事档案管理工作也是市场经济发展的必然要求，只有做好流动人员人事档案管理工作才能更好地促进人才的合理流动。针对流动人员的人事档案中存在的转递不及时或是不移交问题，首先要加强对流动人员管理相关法律法规的健全，用法律手段加强对流动人员档案管理的约束与完善。其次在人事档案管理工作中，要将流动人员的人事档案进行及时地转递，杜绝流动人员人事档案不移交的现象，不能私自将其积压、扣留，防止产生“有档无人”、“有人无档”的现象。另外，还要与流动人员及时签定临时人事档案管理合同，加强对流动人员人事档案的收集，采取有力措施确保材料可以及时归档，对那些接收或移交的档案材料，保证其档案的完整性、齐全性。
　　3 结语
　　总之，人事档案是国家决策、企业发展的重要依据，加强人事档案管理至关重要。目前我国人事档案管理意识薄弱、工作人员素质不高、管理制度不健全、信息化建设不够完善等问题突出。企事业单位领导应将人事档案管理纳入日常工作，加强对档案收集、归档工作的重视，保证人事档案完整性和实用性;积极开展业务培训，提高档案管理人员水平，确保档案管理工作质量;完善档案管理制度，规范档案管理流程，提升人事档案利用率。
　　参考文献：
　　[1]顾倩倩.关于事业单位档案管理问题的思考和建议[J].企业导报，2015（7）：47，46.
　　[2]李丽涛，王焕.我国企业人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].黑龙江史志，2014（9）：175176.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14977454.htm