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浅析事业单位人事档案规范化管理的重要性

作者:未知

  摘 要:科技信息发展越来越迅速,我们迎来了一个新的时代,而以前的事业单位人事档案管理这一久远的管理方法,便显得跟不上节奏了。对此,事业单位人事档案管理不得不进行改革,创新。本文是对事业单位人事管理的重要作用,出现的问题进行分析并提出解决策略。
  关键词:事业单位;人事档案;规范化管理
  1 事业单位人事档案的定义和意义
  档案,直接形成于人事管理活动中,是人生记录和反应的载体,以原始记录为主,像工作状态,政治思想,学习经历等,都会有记录。这些记录为组织部门对个人进行客管系统,明确的了解提供了信息依据。
  事业单位在我国是行政行业划分体系中非常重要的组成。大众越来越关注的是体系中工作人员信息是否真实和有效。于是公开、群众化、民主化成为选人,用人的需要贯彻落实的标准,这是适应社会发展的。除此之外,档案的积极作用还体现在各个方面,如干部任职前的公示制度,可以通过大众媒体像报刊,电台等传播,还可以通过在公众场合宣读为公众传播接受监督,这些做法都体现了档案的重要作用,是具有权威性和有价值的。
  2 事业单位人事档案存在的问题
  不能正确认识档案的重要性,使得档案可信度降低。档案的真实性,完整性是不可分离的,真实是完整的基础,完整也离不开真实。只有保证档案这两个性质存在,才能提供更加可靠的信息,才能更全面,系统的了解个人情况。否则,就会出现档案失真的现象,失去了档案本该有的价值特点。
  原因是个别领导者因为缺乏这一意识,没能建立健全档案管理制度,使档案的真实性和完整性丢失,阻碍了人才战略的实施;其次,员工对其重要性的认识程度也不够,管理意识不强,在收集,整理,保管,编研基础材料这一系列运作过程中不能完全掌控,导致档案失去了原本的真实性和完整性。
  人才匮乏。专业的,人才性的档案管理人员匮乏,是档案难以取得成就突破的拦路虎之一。
  如今的档案管理人员大都由一些将要退休的及一些不专业的人来担任。这就出现了一些问题,这些人专业知识不足,大多目的是维持生计,自由散漫,安于现状。甚至在信息化时代还停留在人工书写,检索这一“三旧”模式中。他们的保密,改革,创新意识都不强,把基本信息对外泄露,职业意识不强。现代化管理设备也并不是没有,只不过在职人员的落后和设备的先进不匹配,效率低下,导致资源浪费。
  3 完善事业单位人事档案的措施。
  首先要提升管理水平。一要提高档案意识。对档案的来源,完整性充满尊重,把对全原始整理体系这一档案来源的尊重作为原则,从领导者到人民群众,都要加强他们的档案的意识,了解档案工作的注意事项。
  二是领导者为提升管理水平的保障。组织学习,向领导者开设对于档案的相关法律、法规的学习,提高他们对于档案的认知度,更新他们对于档案的认知内容,了解档案的重要性,将它纳入平时的工作日程中,发挥领导者的权威性和强制性,确保档案制度的合理运行,这顺应了时代发展得潮流,为档案的规范化管理提供了保障。
  第三,关键是档案管理人员的规范。档案管理人员应该要求有着强烈的現代档案意识和沟通能力。现代档案意识不仅靠国家机关、团体、事业单位等集体来完成,还需要个体的努力,因为这事随着现代化进程而逐步形成的,个体也有产生档案的可能,也需要个体注意在形式,材料等方面的选择和应用,重视各方面的要求。
  个体也要保证和领导者的沟通。档案管理人员及时向领导汇报情况,向领导提要求,不论是随时的还是定期的,各种形式,以此引起领导者的重视和支持。在进行工作或者聚在一起研究所执行的业务时,最好邀请领导参加,让领导发表一下意见。这种做法能让领导了解档案工作的辛苦与繁杂。用自身的努力和辛勤的付出,用成绩和效果,赢得领导的赞赏,获得更高的期许。使得这一工作获得真正的理解和重视,共同让这一行业变得更专业规范。
  作为桥梁,还要与人民群众进行沟通。管理人员要对广大人民群众进行有关档案知识的宣传,普及相关的法律法规,让人民群众了解到档案的重要性,存在的意义,认识到这是与自己息息相关的一类东西,对自己的前途和命运起着重要作用。一旦档案出现了问题,无论是损毁还是出现纰漏,都会产生严重的问题,造成难以估量的损失。使他们了解档案不可或缺的价值性,认识档案的重要地位和价值,并投身于对档案管理的监督及对档案的支持和开展工作中。
  一是要提高领导者对档案工作的重视度,让领导者主动去了解这份工作并且全力支持。提高对档案管理人员的待遇、地位,这可以提高工作人员的积极主动性,提升工作效率,在工作上安分守己。相关部门通过及时的分析管理层的人员变动情况,做好工作,积极的组织学习,提高业务能力。
  二是为人才提供表现舞台,留住人才。主动的去高校或者社会中引进专业的、技能水平高的、知识丰富的人才,丰富档案人才队伍,提供优良的工作环境,以“以人为本”为待人观念,营造优待人才的环境,调动人才的积极主动性,发挥个人的创造性,促进成长。
  三是要培养档案管理人员。首先要进行政治思想素养的培养,要加强对档案的相关法律法规的学习,明确国家机构等部门下发的政策和指示,形成正确的政治观念;遵守纪律,在规定的基础上,进行档案开发,公布等转变对该职业的意识,培养创新意识。
  其次,提高业务能力。在夯实基础理论的时候,还要学习相关的文化知识,科技内容,不断充实自己,成为综合能力强的人才。
  最后要健全数字化建设。档案是一项非常繁杂的工作,一份文件转化为档案的过程更为繁琐。不论是收集还是管理保存,都有着不简单的要求。针对一些资料不同一般的性质,又要防止被人为的或者自然的损坏,管理者们除了要熟练的了解档案的管理流程,掌握管理保存技术外,还要设立数字化系统。
  很多档案单位都有了数字化建设,使档案有着网络化的管理和应用,原本很多人工的工作,都由计算机处理,实现了网络一体化。但是,时代科技是不断发展的,新的事物有不断出现,像新型载体档案,新型存储介质,新型信息技术,都有着一定的发展和应用,信息的储存和管理方式也不断的在改变。普通的技术技能不再适用于这种先进的模式,这就要求档案管理人员要提高自己的知识技能,不断学习,掌握数字化管理技术。
  数字化档案以电子数据为主要的管理方向,有着有序和集成的能力,包括了文件有效期间管理的所有步骤,比较长远的目标则是建立更为广泛的平台,例如基础应用,业务应用,信息服务应用等都会出现,从而真正的实现数字化,标准化。
  4 总结
  事业单位在我国是行政行业划分体系中非常重要的组成。为组织部门对个人进行客观评价,明确的了解提供了信息依据。领导者疏于管理,人才短缺以及管理人员的非专业性都是阻碍档案事业发展的因素。通过对症下药,解决这几方面的问题并对档案实行数字化管理,就可以促进档案事业顺应时代潮流发展。
  参考文献
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