人工智能技术在档案管理中的应用

作者:未知

  摘 要:随着信息化、大数据与云技术应用到档案管理工作当中,档案管理日益向着人工智能的方向发展。当前应当优化档案管理体系,提高档案管理工作的创新性,切实把人工智能技术广泛的应用到档案管理工作当中。
  关键词:人工智能技术;档案管理;应用
  1 人工智能技术对档案管理的影响
  1.1 提升用户服务满意度
  在人工智能技术的支持下,档案管理能够更好地满足用户在档案资源广泛应用中的需求,提高档案服务效率,档案管理从根本上满足了客户随时随地存取档案的需求。数字化、电子化、智能化的档案管理与检索系统能够满足自动化、无纸化、信息化的档案管理需求。它可以改变传统的档案管理模式,有助于提高电子档案的傳输效率,满足用户实时档案应用的需要。基于人工智能的档案管理技术更好的满足了用户的个性化需要,可以及时对用户提供各种类型、各个时期的电子档案,有助于在完善的档案管理系统中满足用户对档案自动检索和自动编目需要,极大地提高档案的检索效率,降低了档案检索与传输的时间,可以实现个性化针对性档案资源供给,达到提高档案共享质量的目标。基于人工智能技术的档案管理进一步消除了档案服务的时间与空间限制。
  1.2 对传统档案管理冲击
  人工智能技术提高了档案管理的效率,有利于发挥档案资源的应用价值,同时也对传统的、常规的、重复性的档案管理带来了一定的冲击,对传统的档案管理带来了很大的冲击。人工智能技术的兴起,对传统的程序化、重复性、机械化档案管理带来了革命性的冲击。传统的机械重复档案管理已被机械所取代。技术变革从根本上改变了传统档案管理工作的分工。档案管理不再需要大量的手工操作,需要了解信息技术的创新人才。传统的档案管理主要以收集与整理档案为主,档案管理人员的主要人员从事修整、装订、分类、编号与装盒排架等基础性工作。现代档案管理在智能化设备的影响下强调运用数据收集、分类、排列、数据存储、优化检索等手段开展工作。
  2 人工智能对档案管理的影响分析
  第一,人工智能在档案界的应用将推动档案管理理论的发展与创新。人工智能技术快速发展并且应用日益广泛,但适应新技术环境的档案管理理论仍然处于缺失状态,无法精准、密切地指导档案管理事业的发展。传统档案构成要素在计算机环境下如何进行重新定义,传统档案鉴定理论如何发展以适应计算机批处理档案鉴定工作,人工智能技术提高了档案管理的效率,有利于发挥档案资源的应用价值,同时也对传统的、常规的、重复性的档案管理带来了一定的冲击,对传统的档案管理带来了很大的冲击。人工智能技术的兴起,对传统的程序化、重复性、机械化档案管理带来了革命性的冲击。传统的机械重复档案管理已被机械所取代。技术变革从根本上改变了传统档案管理工作的分工。档案管理不再需要大量的手工操作,需要了解信息技术的创新人才。
  第二,人工智能在档案界的实践将倒逼档案管理的优化与转型。通过现有文献不难发现,人工智能技术在档案领域的应用几乎涵盖了档案管理的所有流程。因此,基于技术革命而大胆预测,未来人工智能带来的科技变革,将会极大地影响到现有档案管理的模式与方法。技术创新将推动档案管理的变革和发展,推动档案工作自动化系统的发展,推动档案智能化管理,推动档案基本业务活动的更新和迭代,推动档案集成、检索和利用等一站式处理。体现了人工智能技术与档案业务的深度融合与发展。由此,假如档案界能高度重视人工智能带来的机遇与挑战,以开放、包容的心态加入人工智能技术的运用环境之中,探索“人工智能+档案”的具体实现场景,将会产生科技推动档案工作转型发展的强大优势。
  3 人工智能在档案管理中的应用内容
  3.1 电子档案的智能收集
  馆藏是档案事业管理的第一个环节,是公共档案馆获取和积累档案的一种手段。随着计算机技术和网络技术的发展,出现了大量的电子档案,这是一种“通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应、相互关联的通用电子图像文件集合”,它的爆炸式增长、广泛式分布为公共档案馆带来了极大的压力。因此,利用智能Agent技术可以有效提高收集环节效率,实现电子档案的智能收集。“A-gent技术是一种处于一定环境下包装的计算机系统,为实现设计目的,能在该环境下灵活地自主地活动。”它有很强的自主性和主动性,可以根据档案工作者制定的收集规则智能地抓取电子文档。如今网络上很多搜索引擎都使用Agent技术,它的功能就是在网络环境中智能抓取文档信息,并自动转化为用户要求的格式,来实现信息的智能收集。此外需要关注的是,电子档案的收集并不是简单的网络信息抓取,还要对收集来的文档进行“四性”处理,检查其真实性、完整性、可靠性和可用性。有些电子档案还是以图像、音频形式存在,则需要应用语音识别技术,将音像档案转换为文本,识别语言种类涵盖中英文语种和多种方言,便于之后档案分类和内容分析。有些档案因光线不足或逆光、雾霾天气、分辨率不足等因素导致模糊,可利用基于信号处理和深度学习的图像处理技术,为其提供图像低光照增强、去雾、超分辨率重建等能力,重建出高清图像。
  3.2 人工智能技术促进档案信息共享
  档案信息的数字化、网络化、社会化是“互联网+”时代对档案管理的新要求,方便使用者更快、更准地查找所需档案和资料是服务社会服务民众的关键。我国档案的检索分类根据《中国档案分类法》类目细分规则,档案使用者往往不熟悉这些档案分类的类别。基于人工智能技术的智能检索同时考虑相关性和重要性,同时还可以采用各字段加权混合索引,获得的排序结果更加准确,可以把最相关的信息列在最前面,提高了检索速度和准确率。
  此外,人工智能线上服务机器人使用自然语言加工系统,允许用户使用自然语言提问,同时具有推理能力,根据储存的信息库演绎答案。人工智能的另一个优于传统检索方式的特点是智能检索具有机器学习能力。机器学习由环境、学习系统和执行系统组成。计算机可以从环境中提取信息并将其传输到学习系统。学习系统利用这些信息修改执行系统的知识库。执行系统可以根据知识库中已有的信息推断出检索任务。他们需要感知用户的信息类型和信息形式的偏好,并据此推送档案信息,从而促进档案信息的共享。
  3.3 人工智能技术降低档案网站建设成本
  档案网站承载服务功能、宣传功能、交流功能,是档案信息化面向用户的平台,利用电子网络远程获取档案文件信息可以最大限度地为用户节省时间和精力让档案文件触手可及。在档案网站建设方面也同样可以应用人工智能技术使网站能够理解和响应网页访问者的需求。人工智能当今的作用是确保用户具有全面的体验,并且可以实现个性化。由于人工智能使组织能实施数字助理的工作,通过回答一系列问题,系统能够自动调整网站关键参数,从而轻松创建网页布局、内容和品牌,使档案网站建设不依赖高水平网页设计者。网页设计师可以利用人工智能为访问网站的用户创造个性化的体验。人工智能可以通过有趣的方式使网站更加生动,从而得到目标受众的更多关注。
  4 结束语
  总之,随着人工智能的智能化和学习化,可以给档案管理带来方便和效率。在大数据时代,档案管理中的数据信息量巨大。人工智能的智能化和自动化可以弥补人工档案管理的不足。智能分类、智能检索、智能安全保护,可以提高档案管理的质量和效率,更好地为用户利用档案。
  参考文献
  [1]理查德·沃特森.智能化社会:未来人类如何生活、相爱和思考[M].中信出版社,2017.
  [2]郭小磊.浅谈人工智能技术在档案管理中的应用和加强应用的必要性[J].才智,2019(19).
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