基于标准化管理视角对PH公司DMS系统的分析
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【摘要】随着照明行业竞争加剧、经销商需求多样化，实施经销商标准化管理对企业发展来说十分重要。标准化管理的实施需要更先进和科学的信息管理平台的支撑，基于DMS系统对经销商实施标准化管理有助于照明行业提高自身管理水平、盈利能力及经销商的满意度。
【关键词】标准化管理 经销商管理 DMS系统 对策建议
一、研究理论基础
（一）标准化管理
标准化是指将企业里的各种规范付诸于实践的活动。企业通过梳理流程和建立流程体系来实施标准化管理，有利于企业维护经营秩序，积累技术和经验，有利于提升企业的管理水平。
（二）经销商管理
经销商在不同的成长阶段有不同的需求，企业要结合经销商具体情况来进行分析和处理。1891年，PH公司成立于荷兰，总部设在荷兰恩多文市，是世界上最大、最有影响力的电器生产公司之一。针对经销商的管理，PH公司建立一套标准的管理体系。PH公司在全国成立了多个区域，各区域代表PH公司与一级经销商签订经销协议，负责对与其进行的各项交易活动进行管理。
二、DMS系统运行机制分析
DMS系统运行机制是指DMS系统的内在机能及其运行方式，是与DMS系统运行活动相关的基本准则和相应制度。运行机制是研究DMS系统运行过程中各要素之间的相互关系及制约关系。运行机制可以使DMS系统协调、有序、高效的运行。
在设计开发DMS系统之前，PH公司经营过程中面临如下问题：原有经销商信息的维护、新经销商信息的创建和增加、经销商进出货数目的增加、销售人员的变更、产品的更新换代等问题，使得PH公司系统内的信息变得繁多且混乱，增加了经销商管理的难度，不利于准确了解经销商的库存和销售动态信息，也不利于库存管理，增加了管理成本，降低了企业运行的效率。
基于PH公司DMS系统管理准则、经销商管理制度、产品种类划分的标准和库存报告核算标准等准则设计的DMS系统，通过标准化模块设计和系统运行模式使输入DMS系统的信息能够有序地输出，有利于企业准确全面获取经销商标准化管理信息。
三、对PH公司DMS系统功能的分析
（一）DMS系统
DMS（Dealer Management System）是指经销商管理系统，它是一种操纵和管理经销商数据的大型软件，用于建立、使用和维护经销商数据。DMS系统功能多样化，可以建立和维护庞大的经销商数据信息，经销商可以不受任何限制的访问和使用该信息系统。对经销商而言，DMS系统可以让其及时掌握进出货数据变化、有效统计库存数据、提高备货需求数据的准确性，减少资源浪费。
（二）PH公司DMS系统和子系统功能
PH公司DMS系统主要有以下四个功能模块即四个子系统模块：基础数据管理、主数据管理、业务数据管理和报表数据管理。为了有效控制经销商信息输入和输出的各个环节，首先应对其四个子系统的运行进行分析。
基础数据管理模块。基础数据管理是对基础信息的分类和汇总。基础数据管理是PH公司根据企业现有的管理制度和准则，对基础数据功能进行划分，并使用统一的标准对经销商进行管理。
开发前的状态分析：PH公司对客户等级、办事处及销售人员等信息类别划分不清晰，公司上下没有形成统一的划分标准，导致信息统计工作难度增加，效率降低。
改善方法和目标：基础数据管理模块为经销商信息的归类和划分提供依据，有效整合和整理相关信息，从而使经销商信息的划分标准在不同部门达到统一，提高数据整理的效率。
（三）主数据管理模块
主数据是系统运行的主要数据，其功能主要是对经销商档案信息的管理和PH公司产品信息的管理。客户档案是PH公司的重要资源，经销商的档案信息管理主要是对新经销商信息的创建和添加、老经销商信息的修改和删除;产品信息的管理主要指对产品信息的分类、创建和变更等维护工作。
开发前状态分析：PH公司对经销商的信息化管理水平不高，对经销商关系的管理没有统一有效的软件支持，无法更深入的挖掘客户信息，无法提高自身的销售能力及服务水平，同时经销商不能准确了解公司产品的变更信息。
改善方法与目标：主数据管理功能模块的作用是对经销商的档案信息和自身产品信息的管理，有效提高对经销商管理水平、提高对潜在经销商的挖掘与跟踪的能力，提升PH公司品牌知名度和客户满意度。
（四）业务数据管理模块
业务数据主要是经销商和PH公司共享数据的端口，PH公司通过业务数据端口可以获得经销商的销售数据，实时跟进经销商的订单、库存和销售状态。经销商通过DMS系统既方便对自身进出货信息的管理，也有利于和PH公司实时共享信息。
开发前状态分析：经销商进销库存数据的管理主要依靠 PH公司销售人员通过手工制作报表形式对所负责的客户进行统计汇报，工作量比较大，统计信息有滞后性，无法维持经销商业务的灵活性。
改善方法与目标：开发业务数据管理模块的目的是保持系统稳定，操作简便，数据准确，使经销商能夠实时准确的管理并查询自己的进销库存数据，同时经销商端系统与DMS系统对接，为PH公司掌握市场动态提供数据支持。
（五）报表数据管理模块
报表数据管理功能主要是PH公司根据自身需求对业务数据的统计和多样化分析，主要对系统中的主数据进行分析，分析经销商的库存变动状况，为经销商资质等级的划分、制定奖励制度提供依据和参考。
开发前状态分析：经销商在经营活动中，无法将有价值的市场信息有效的记录和分析，PH公司也无法获得更准确的市场信息，对市场动态的分析和经销商业绩的考核存在较大难度。
改善方法与目标：开发 DMS 系统报表数据管理功能，便于PH公司查询经销商基本信息和进销货库存数据等，为PH公司考核经销商销售任务达成状况提供依据。 四、对DMS系统的实施现状分析
（一）对DMS系统的优势分析
（1）從消费者的角度来看，DMS系统方便快捷，方便经销商随时随地了解PH公司的产品和服务，DMS系统标准化的应用，经销商可以获得更加优质的服务，增加了经销商对PH公司服务的满意度。
（2）从经销商角度来看，DMS系统实现数据实时交换和共享，实现数据信息的一体化，使经销商和PH公司的相关业务透明化，实现销售管理等日常工作的实时在线处理。
（3）从PH公司角度来看，DMS系统通过对经销商信息的标准化管理，使PH公司所归档的经销商信息从混乱变得有序化。使PH公司能够时刻关注销售业务流程的销售数据，及时发现销售过程中出现的问题从而提高产品质量和销售服务，提高公司在整个行业中的竞争力。
（二）对DMS系统不足之处分析
（1）系统开发和维护成本高。由于服务的客户比较特殊，新客户的开发，老客户信息的更新和维护，产品种类和数目纷繁复杂，因此系统前期的开发成本较高，随着产品和客户的变化，系统后期需要实时维护，维护成本也会很高。
（2）系统信息数据的安全性让经销商担忧。经销商将其销售数据上传至DMS系统中，这使得经销商整个销售和库存状况曝露于PH公司面前，DMS系统实现了PH公司与经销商双方信息的共享，因此经销商担心其商业机密泄漏给行业中的竞争对手。
（3）由于经销商自身选择的应用系统和PH公司DMS系统的不同，经销商除了使用DMS系统来处理PH公司销售数据，经销商自身还购买或者开发自己的软件系统，用其来记录自身真实的销售数据，会导致DMS数据与经销商实际的销售数据脱节不一致的情况。
五、对策及建议
通过对DMS系统的运行机制分析，系统开发前状态与开发目标进行分析，基本了解了DMS系统实际运行的效果，认识到标准化管理是DMS系统实施运行的重要基础环节，针对标准化管理工作存在的问题，本文提出以下意见和建议：
（1）公司应组建信息系统部门，培养自己的专业人员，提高公司内部研发维护能力，减少利用外部资源的开发和维护费用。对系统的开发和维护费用进行分摊，建议在使用系统的各环节进行分摊。
（2）加强各环节的联系，提高公司内部部门与经销商的联系，完善DMS系统。提高系统的安全性，加强相关维护人员的监控，避免信息泄露。
（3）减少PH公司与经销商之间的信息脱节问题，提升经销商对PH公司的信赖程度，对经销商进行不定期调研，减少经销商上传数据不真实性，及时和相关销售人员核对经销商的销售数据，提高销售数据的准确性。
六、结束语
本研究基于标准化管理理论，分析DMS系统及其运行机制，在一定程度上从理论框架开发的角度促进了经销商标准化理论的发展。同时本研究采用案例研究方法，以PH公司DMS系统为研究对象，研究结论具有重复验证性，能够被推广到类似的其他大型照明企业以及一些大型批发零售公司中，将对经销商信息管理发展新形势下的我国大型企业实施经销商信息标准化管理实践提供指导性和政策性建议。
参考文献：
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[3]何勇，郑文钟编著.管理信息系统的原理方法及其应用[M].浙江大学出版社，2005.
基金项目：2019年中南财经政法大学研究生教育创新计划经费资助。
作者简介：第一作者：姓名：付叶芹（1988-），女，山东临沂人，学历：硕士，现就读于中南财经政法大学，研究方向：标准化管理。
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