浅谈如何提高人事信息业务质量

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　　【摘要】人事信息业务作为人力资源共享服务的重要内容，也是人力资源各项业务的基础业务。本文结合当前人事信息业务质量现状，重点从“目标清晰、方法可行、流程合理、考核有效、激励到位、良性沟通”等方面，对如何提高人事信息业务质量提出解决路径与措施。
　　【关键词】人力资源管理  人事信息工作  业务质量
　　一、当前人事信息业务质量现状
　　自开展人事信息共享服务工作开展以来，人事信息工作在每一个环节、每一项业务流程中始终贯街执行质量至上、服务第一的标准，保证了人事信息业务运行的平稳和工作的连贯性。人事信息业务运行呈现如下特点：一是人事信息专员形成了明确的人事信息质量意识，从开始的无序应对逐步成为自觉的规范操作。二是人事信息业务人员对人事信息质量目标、服务目标以及人事信息工作流程、业务标准、服务规范有了一定层次的理解和认识，能够有效的利用业务文件、制度、标准、规范指导人事信算了业务操作。四是人事信息专员能够根据业务需要和工作实践，不断改进业务质量和人事信息工作效果的评估，提升了人事信息部门的综合质量和业务水平。在取得一定成绩的同时，当然人事信息工作在不同程度上还存在许多不足，需要在今后的工作过程中，加强对人事信息处理质量标准、程序文件、工作流程、业务经验的认真学习，不断提高人事信息业务质量和服务水平，并付诸于实践人事信息工作中去，使人事信息工作质量不断提升。
　　二、提高人事信息业务质量的主要路径
　　提高人事信息业务质量是实现人力资源共享企业战略目标的基础工作和重要内容。当所有的人事信息工作团队成员都达成质量的共识，明白自己在质量改进中所扮演的角色之后，企业的团队绩效才有可能改变。如何提高人事信息工作质量，个人认为要通过要做到“目标清晰、方法可行、流程合理、考核有效、激励到位、良性沟通”。
　　（一）目标清晰
　　第一步，确定人事信息业务工作的清晰目标，越具体越好，越详细越好;第二步，把每一个目标用都要记录写下来，不要忽略细节;第三步，制定一个实现目标的具体期限。如果目标很大，就把它加以分割，制定出实现每个阶段目标的期限，并把它们按时间顺序依次记录下来;第四步，把能够想到的实现目标必须要做的事写下来，随时想到，随时补充;第五步，把所列出的清单上的目标按优先级的顺序制定成计划;第六步，立即行动，去做你所编制的计划中你能做到的最重要的事情，关键是最重要的事情要先做;第七步，保持充足的人事业务工作量，保证每天都能达到一定标准来实现自己的—个或更多的主要目标。清晰的目标是事业成功的根基，同时也是人事信息业务质量目标完成的重要基础与保证。
　　（二）方法可行
　　制定一个可行的方法需要决策、支持、反馈三个环节有效配合。首先决策要结合人事信息工作实际和企业服务需求情况等客观目因素论证，由人事信息部门领导作出决策。支持可以是管理人员给下属的业务指导，也可以是专业的内部或外部培训，其中需要注意的是，对于人事信息业务执行层来说，传授工具和方法远比传递思想更重要，解决问题题更多的是靠方法而非热情。当然，任何一个方法总有不足之处，执行中的反馈有助于使其进一步完善。确立目标，选择合适的方法，最终达到预期目标，也是提升人事信息业务质量不或缺的部分。
　　（三）流程合理
　　首先取决于为达到战略目标所设计的组织结构和各个组织职能、崗位职能的合理性;其次，流程的长短和路线与组织职能明确后的绩效直接相关，这样组织、流程、绩效三者就形成管理层面的铁三角。做好流程优化必须解决组织、绩效的相关问题。在现实工作中，问题和原因，如表象和内因等，复杂地纠缠在一起，这需要我们透过现象抓住本质，找到问颞的实质。如果单就流程讲流程，解决单个流程中的问题，永远只能停留在操作层，没有管理价值。但如果通过分析流程，找出流程后蕴含的组织问题、绩效问题，对流程进行新设计最后实现企业内部自我推动，完成组织、流程和绩效的明晰，促进工作质量的提升。人事信息工作同样如此。
　　（四）考核有效
　　确保人事信息业务绩效考核有效要做到三点：一是考核要真正发挥导向作用;二是避免为因素干扰;三是处罚措施要严格执行，不能估息。人事信息业务绩效考核工作的开展，既要着手对已有的绩效评价体系进行完善，并持之以恒地贯彻和运行。同时，要形成一套业绩衡量评价体系，明确经济指标、管理指标、形成动态管理。由于绩效考核工作牵涉到部门各组人员的切身利益，因此在保证绩效考核与薪酬体系链接的基础上，要做好绩效考核根本意义的宣传和释疑，从正面引导人事信息专员用积极的心态对待绩效考核，以期达到通过绩效考核改善工作、校正目标的目的，使绩效考核的运用成为人力资源战略目标实现的助手。并能通过绩效考核方式，提升人事信息专员业绩，为人事信息业务工作的有效效开展奠定基础。
　　（五）激励到位
　　所谓的激励到位有三层意思：力度到位、描述到位和兑现到位。激励力度要做到部门间有竞争力、人事信息专员间有吸引力、人力资源共享企业有承受力。激励是考核政策的重要手段，涵盖了物质激励和精神激励两大部分。做好人事信息专员激励工作，有助于从根本上解决人事信息专员工作积极性、主动性、稳定性、向心力、凝聚力、对企业的忠诚度、荣誉感等问题。
　　（六）良性沟通
　　无论是企业管理者还是普通的员工，都是企业竞争力的核心要素，做好沟通工作，无疑是企业各项工作顺利进行的前提。一个有效的沟通会可为六个步骤进行实施，而要形成一个双向的沟通，必须包含三个行为，即：有说的行为、听的行为和问的行为。步骤如下：第一个步骤是事前准备。第二个步骤是确认需求。沟通中，提问和聆听是常用的沟通技巧通过提问和聆听确认双方的需求，明确双方的目的是否是一致的。第三个步骤是阐述观点。即如何发送你的信息，表达你的信息。第四个步骤是处理异议。沟通中的异议就是没有达成协议，对方不同意你的观点，或者你不同意对方的观点，这个时候应该如何处理。第五个步骤是达成协议。就是完成了沟通的过程形成了一个协议，实际在沟通中，任何一个协议并不是一次工作的结束而是沟通的结東，意味着一项工作的开始。第六个步骤是共同实施。
　　三、结束语
　　人事信息业务工作作为人力资源共享的基础业务和重要工作内容之一，人事信息业务部门要在团队文化的塑造与宣贯方面，形成不断累积、不断传承的过程，使组织内所有成员形成共同认同的团队的价值观，使人事信息业务质量不断提升成为习惯。
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