以提升效果为导向的督办工作机制建设

作者:未知

  【摘要】随着高质量发展新常态的大形势,督办工作在企业运营中非常重要,但由于责任问题、认识问题和效率问题,督办工作尚不能满足新常态的需要。本文从工作机制建设入手,探索提出实际工作问题的一些有效途径,提升督办工作具体效果。
  【关键词】督办  机制  效果
  引言:企业的办公室作为公司运营和发展的枢纽机构,是公司领导层科学决策、政令实施的参谋和助手。督办工作作为推进各项工作部署、任务目标能够落到实处的重要抓手,是畅通政令、提高效率的重要保障,是办公室工作和履职的重要组成部分。
  一、督办工作面临问题
  再好的决策部署,没有落到实处都是空谈。随着高质量发展新常态的大形势,企业发展更加注重效率和质量,传统的督办方法已经不能满足现代企业发展需要。一是任务复杂性问题。督办任务呈现多元性的特点:涉及范围不一,有的一个部门就可以办理,有的则涉及到企业运营的方方面面和各个环节,需要多个单位齐心协力完成;持续时间不一,有的任务“短平快”,几个工作日内就要完成,有的任务则情况复杂,持续时间长,需要定期监督进展情况,才能确保任务落实到位。二是认识不统一问题。督办的任务一般是公司领导层作出的决策部署,但是具体承办并推动落实在基层部门。由于站位不同、视角不同,或者在任务要求传递过程中产生的信息不对称,可能导致基层部门对任务要求的认识存在误差;甚至由于部分任务是指派的阶段性工作,有的基层部门则会存在得过且过、避重就轻的思想。三是效率不够高问题。传统的督办工作主要依靠纸质催办单、邮件、电话等简单方式,信息传递及时性和准确性不足,增加了任务传递出现纰漏、任务办理不及时、不到位的风险。这些问题都是实际工作中亟待解决的。
  二、督办工作机制建设
  (一)闭环管理构建完善体系
  督办是贯彻决策、部署、措施,做到令行禁止的一个重要手段,是克服官僚主义、改变工作作风、提高工作效率的重要途径,必须构建完善的工作体系。
  (1)责任落实体系。任务交办是督办工作的源头,精准及时下达任务是确保工作落实的第一步。应通过任务下达单的形式,将企业领导层各项决策、部署、指示等细化、量化为具体办理事项,明确责任人、承办单位、配合单位、完成时限,部分重点工作也可进一步分解到具体实施人,便于直接跟踪检查。分解任务应杜绝表面化,要根据事项落实程度和最终成果来确定,而不是从字面要求确定承办单位。例如推进解决形式主义问题,如果要形成员工工作规范、建设良好文化,则需要企业文化部门来负责;如果要解决管理体制、机制等更根源问题,则需要规划、人力等部门负责。
  (2)催办检查体系。及时跟踪督办,是加强任务落实过程管控的有力手段。办公室作为督办工作部门,应当通过任务催办单或进度反馈单对交办任务实施动态的催办检查,及时纠正工作偏差,解决存在问题。对于持续时间长甚至全年推进的任务,应当月度或季度进行检查,避免工作推进“虎头蛇尾”。对于涉及多部门较多的任务,应当及时沟通实际进展,及时解决相互掣肘和推诿扯皮。对于重点、难点问题,应当采取“回马枪”形式反复检查,或将企业领导层调研等与任务督办结合起来,开展现场催办检查,了解问题实情,研究应对策略,确保事项落实。
  (3)考核激励体系。实施督办任务考核激励,是推进任务落实的“牛鼻子”。以考核增加压力,以激励提升活力,促使任务承办单位、承办人更好推进各项工作。应建立任务督办和绩效考核一体化管理模式,对任务完成情况进行考核,并将考核结果以一定比例反映到部门、人员的月度绩效、季度绩效和年度绩效中,及时兑现奖惩,进一步强化压力传递,推动事项落实。应同步实施正反双向的激励制度,对完成督办任务过程中典型的人和事应大力宣传表扬,营造积极推动工作落实的良好氛围,对弄虚作假、欺上瞒下的应以通报、批评等形式进行问责。
  (4)经验反馈体系。“PDCA”闭环管理的理念是促进企业管理提升的有效手段。应双向做好督办工作。一方面是自上而下决策的传递、任务的传递,另一个方面是自下而上的信息的传递、问题的传递。应及时发现、总结决策执行、任务推进过程中的难点,并以企业管理的视角,深刻挖掘企业运营中存在的制度问题、机制问题,关心关注基层部门、一线员工在执行过程中的流程问题、资源问题,及时反馈企业领导层,并提出合理化建议,真正发挥督办工作效能。
  (二)分级分类实现精细管理
  督办工作涉及面广,事项繁杂,对事项进行分类分级并精准施策,有利于任务最重落实。总体来说,督办事项可以分为以下三类:
  (1)年度重点类。即公司年度工作会议、党建工作会议、年中工作會议等部署的重点任务,旨在安排全年或半年度公司整体工作方向。此类事项具备整体性、长期性,督办应在会议结束后及时根据会议精神逐级分解任务,确定具体工作计划、责任人和承办单位,任务下达应具备可操作性,并定期催办检查。
  (2)中心工作类。即企业董事会、党委会、总经理办公会、生产例会、专项工作会等议定的重点任务,以及企业领导层作出的重要批示,旨在围绕中心工作提出的重点任务。此类事项一般任务清晰,但基本围绕企业生产经营的重点、难点、焦点问题开展工作,督办应注重具体效果,任务下达应尽可能明确任务完成的标准,避免问题解决浮于表面。同时应加强日常的信息沟通和监督检查,确保任务实施方向不偏离、效果不打折。
  (3)领导调研类。即企业领导层人员为推动重点任务落实、密切联系群众到基层部门调研确定的重点,旨在解决调研时发现的或基层部门、群众反馈的问题。此类事项针对性较强,也是一个部门或一定范围的群众普遍关注的事项,督办应注重完成时效,任务下达应及时迅速,甚至可在调研现场直接下达。同时应强化进度管理,必须要求在规定时间内予以办结,并以一定形式向基层部门、群众进行反馈。
  (三)信息手段提升整体效能
  信息化是处理复杂信息、确保传递时效的有力手段。应依托企业现有的办公自动化(OA)建设督办管理系统,让督办工作融入企业管理的日常。督办管理系统应实现任务下达到人、定期自动催办、及时反馈进展、完成提交材料等基本功能,同时应实现看板功能,便于企业领导层、督办部门、承办部门及时发现问题、解决问题。
  参考文献:
  [1]王小利,浅谈关于督查督办工作的实践与思考[J].中小企业管理与科技,2016,(02):44.
  [2]鞠家民,浅谈督办工作的创新与作用[J].铁路采购与物流,2009,(11):52-53.
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