事业单位档案管理工作效率的提升策略
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作者:孙桂梅
摘 要：在事业单位管理工作中，档案管理是一项基础而又重要的内容。针对档案管理工作进行研究，从事业单位档案管理的重要性、档案管理工作存在的问题、工作效率的提升策略及典型案例等方面进行分析。实践证明，只有正确认识档案的重要性、完善制度体系、创新技术方法、提升人员素质，才能提升档案管理的工作效率，助力事业单位健康发展。
关键词：事业单位;档案管理;问题;工作效率;提升策略
中图分类号：G278 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2022）19-0134-03
档案是人们在社会活动中，形成的具有保存价值的、各种形式的原始记录。事业单位的档案是开展工作计划的依据和载体，不仅见证了单位的发展历程，也记录了人事变动信息[1]。新形势下，事业单位的档案数量增加，面对庞大的工作量，传统管理模式因效率低下，无法满足管理需求，要求单位必须从理念、方法、技术、人力等方面进行变革创新。尤其是在信息技术的支持下，实现档案管理的信息化，已成为事业单位档案管理工作的必然发展方向。
一、事业单位档案管理的重要性
（一）档案是经济活动的依据
经济活动是事业单位实施工作计划的重要一方面，档案记录了经济活动开展的全过程，是进行管理的参考资料。做好档案管理工作，能保证经济活动有序开展，提高规范化、合理性，更好地实现预期目标。以会计档案为例，是总结经验、分析判断事故原因、处理经济纠纷的依据，有助于单位预测经济前景，作出科学的经营决策。
（二）档案是单位考察的凭据
档案对事业单位的发展轨迹进行了全面记录，能反映出公务活动和人事变动，因此是单位管理工作的辅助性工具。档案资料是对单位进行考察的凭据，能客观全面地评价其实践成效。以人事档案为例，记录了人员个体的主要精力、政治面貌和品德作风，在转正定级、申报职称、办理社保等方面均有应用。做好档案管理工作，能对人员的能力和贡献进行评价，是优化配置人力的重要凭证。
（三）档案是科研工作的基础
档案中，还记录了各项研究成果，档案中的数据具有真实性、可靠性，是其他资料不能代替的，因此是科研工作的基础。做好档案管理工作，人们就能结合前人的经验开展工作，可以提高工作效率和质量[2]。以科研档案为例，对科研项目全过程进行记录，包括准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、应用转化五个阶段，是推动科研单位不断发展前进的重要动力。
（四）档案是宣传教育的素材
在事业单位内，档案类型丰富、数量庞大，涉及政治、经济、文化等领域，是单位展示社会形象的另一个窗口。对档案合理开发利用，可以作为宣传教育素材，基于准确数据内容的宣传教育，具有较强的说服力、感染力。例如，事业单位利用档案开展宣传教育活动，能让员工清楚了解单位的发展历程，增强对单位的认同感和归属感，实现健康发展的目标。
二、事业单位档案管理工作存在的问题
事业单位档案工作，随着新理念、新技术的出现和应用，整体上已取得良好的管理成效。但在部分基层单位，档案管理依然存在一些共性问题，总结如下。
（一）思想认识问题
档案管理由档案部门负责，但具体工作需要其他部门、所有人员的支持和配合。要想做好档案管理工作，必须有正确的思想认识，引导所有人员参与到档案工作中。然而现实情况是一些单位内部存在思想认识问题，主要表现在两个方面：一是领导重视不足。领导将工作重点放在日常运营上，人力、物力、财力的配置倾向于运营活动，忽视了档案管理工作，没有发挥出积极的引导作用。二是员工认识不足。各层级工作人员，将重心和精力放在本职工作上，对档案工作的配合不到位，档案在收集、整理、上报等环节存在疏漏，影响档案的真实性和全面性，为档案管理带来困扰[3]。
（二）制度体系问题
完善可行的管理制度体系，是档案管理工作的依据和保障。受到事业单位自身建设发展的影响，档案工作的复杂性更加突出，对管理工作提出新的要求。然而，现有的管理制度没有及时更新，管理方法和实际需求之间存在一定差异，导致管理工作不规范、效率低，影响最终的工作成果。例如，不同事业单位的社会职能不同，运营活动不同，生成的档案资料有明显差异。如果照搬其他单位的档案管理制度，这些制度措施可能不适应本单位的实际情况，无法保证工作效率。
（三）技术方法问题
以互联网、大数据为代表的信息技术，目前在档案管理领域应用广泛，实现了管理手段上的创新。但在部分基层单位内，尤其是偏远地区、经济水平落后地区，因资金投入不足，档案管理的信息化建设滞后。一是软硬件设施配置不全，档案管理依然采用人工作业模式，不仅降低了查询和使用效率，而且容易出现人为差错。二是档案信息化管理徒有其表，工作人员并未树立信息化管理意识，系统功能开发不到位，没有定期进行升级。再加上安全防护缺失，无法保障档案信息的安全性，容易出现信息泄露、丢失、非法删改等情况。
（四）开发利用问题
档案的价值是在开发利用过程中体现出来的，开发利用是档案管理的终极目标。事业单位档案开发利用存在的问题有：一是馆藏不够丰富。档案收集时宏^领域的档案多，微观领域少;政治方面的档案多，经济方面少;文书档案多，科研档案少。因档案本身的资源单一，馆藏数量少，制约了开发利用[4]。二是开发利用滞后。《档案法》中，对于档案向社会开放有明确的规定，但档案基本为本单位服务，并不满足公共服务需求，易出现档案室不接待外来人员利用档案、市县级档案馆收藏出现断层等情况，削弱了需求者利用档案的积极性。
（五）业务素质问题
档案管理工作的开展，专职管理人员是经手人，他们的业务素质高低影响管理效率和质量。在业务素质方面存在的主要问题有：一是部分员工的认识不足，没有看到档案的重要价值，工作开展具有随意性，很容易出现人为失误。二是综合素质不足，在档案管理队伍中，老员工经验丰富，但思想陈旧、方法落后;新员工富有激情和创新精神，但工作方法和技能不足。三是岗位薪酬制度不合理，缺少有效的奖惩激励措施，没有激发管理人员的主观能动性，档案管理时存在应付心理，造成管理效率不高。
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