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事业单位档案管理工作效率的提升策略

来源:用户上传      作者:孙桂梅

  摘 要:在事业单位管理工作中,档案管理是一项基础而又重要的内容。针对档案管理工作进行研究,从事业单位档案管理的重要性、档案管理工作存在的问题、工作效率的提升策略及典型案例等方面进行分析。实践证明,只有正确认识档案的重要性、完善制度体系、创新技术方法、提升人员素质,才能提升档案管理的工作效率,助力事业单位健康发展。
  关键词:事业单位;档案管理;问题;工作效率;提升策略
  中图分类号:G278 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2022)19-0134-03
  档案是人们在社会活动中,形成的具有保存价值的、各种形式的原始记录。事业单位的档案是开展工作计划的依据和载体,不仅见证了单位的发展历程,也记录了人事变动信息[1]。新形势下,事业单位的档案数量增加,面对庞大的工作量,传统管理模式因效率低下,无法满足管理需求,要求单位必须从理念、方法、技术、人力等方面进行变革创新。尤其是在信息技术的支持下,实现档案管理的信息化,已成为事业单位档案管理工作的必然发展方向。
  一、事业单位档案管理的重要性
  (一)档案是经济活动的依据
  经济活动是事业单位实施工作计划的重要一方面,档案记录了经济活动开展的全过程,是进行管理的参考资料。做好档案管理工作,能保证经济活动有序开展,提高规范化、合理性,更好地实现预期目标。以会计档案为例,是总结经验、分析判断事故原因、处理经济纠纷的依据,有助于单位预测经济前景,作出科学的经营决策。
  (二)档案是单位考察的凭据
  档案对事业单位的发展轨迹进行了全面记录,能反映出公务活动和人事变动,因此是单位管理工作的辅助性工具。档案资料是对单位进行考察的凭据,能客观全面地评价其实践成效。以人事档案为例,记录了人员个体的主要精力、政治面貌和品德作风,在转正定级、申报职称、办理社保等方面均有应用。做好档案管理工作,能对人员的能力和贡献进行评价,是优化配置人力的重要凭证。
  (三)档案是科研工作的基础
  档案中,还记录了各项研究成果,档案中的数据具有真实性、可靠性,是其他资料不能代替的,因此是科研工作的基础。做好档案管理工作,人们就能结合前人的经验开展工作,可以提高工作效率和质量[2]。以科研档案为例,对科研项目全过程进行记录,包括准备、研究实验、总结鉴定、成果申报、应用转化五个阶段,是推动科研单位不断发展前进的重要动力。
  (四)档案是宣传教育的素材
  在事业单位内,档案类型丰富、数量庞大,涉及政治、经济、文化等领域,是单位展示社会形象的另一个窗口。对档案合理开发利用,可以作为宣传教育素材,基于准确数据内容的宣传教育,具有较强的说服力、感染力。例如,事业单位利用档案开展宣传教育活动,能让员工清楚了解单位的发展历程,增强对单位的认同感和归属感,实现健康发展的目标。
  二、事业单位档案管理工作存在的问题
  事业单位档案工作,随着新理念、新技术的出现和应用,整体上已取得良好的管理成效。但在部分基层单位,档案管理依然存在一些共性问题,总结如下。
  (一)思想认识问题
  档案管理由档案部门负责,但具体工作需要其他部门、所有人员的支持和配合。要想做好档案管理工作,必须有正确的思想认识,引导所有人员参与到档案工作中。然而现实情况是一些单位内部存在思想认识问题,主要表现在两个方面:一是领导重视不足。领导将工作重点放在日常运营上,人力、物力、财力的配置倾向于运营活动,忽视了档案管理工作,没有发挥出积极的引导作用。二是员工认识不足。各层级工作人员,将重心和精力放在本职工作上,对档案工作的配合不到位,档案在收集、整理、上报等环节存在疏漏,影响档案的真实性和全面性,为档案管理带来困扰[3]。
  (二)制度体系问题
  完善可行的管理制度体系,是档案管理工作的依据和保障。受到事业单位自身建设发展的影响,档案工作的复杂性更加突出,对管理工作提出新的要求。然而,现有的管理制度没有及时更新,管理方法和实际需求之间存在一定差异,导致管理工作不规范、效率低,影响最终的工作成果。例如,不同事业单位的社会职能不同,运营活动不同,生成的档案资料有明显差异。如果照搬其他单位的档案管理制度,这些制度措施可能不适应本单位的实际情况,无法保证工作效率。
  (三)技术方法问题
  以互联网、大数据为代表的信息技术,目前在档案管理领域应用广泛,实现了管理手段上的创新。但在部分基层单位内,尤其是偏远地区、经济水平落后地区,因资金投入不足,档案管理的信息化建设滞后。一是软硬件设施配置不全,档案管理依然采用人工作业模式,不仅降低了查询和使用效率,而且容易出现人为差错。二是档案信息化管理徒有其表,工作人员并未树立信息化管理意识,系统功能开发不到位,没有定期进行升级。再加上安全防护缺失,无法保障档案信息的安全性,容易出现信息泄露、丢失、非法删改等情况。
  (四)开发利用问题
  档案的价值是在开发利用过程中体现出来的,开发利用是档案管理的终极目标。事业单位档案开发利用存在的问题有:一是馆藏不够丰富。档案收集时宏^领域的档案多,微观领域少;政治方面的档案多,经济方面少;文书档案多,科研档案少。因档案本身的资源单一,馆藏数量少,制约了开发利用[4]。二是开发利用滞后。《档案法》中,对于档案向社会开放有明确的规定,但档案基本为本单位服务,并不满足公共服务需求,易出现档案室不接待外来人员利用档案、市县级档案馆收藏出现断层等情况,削弱了需求者利用档案的积极性。
  (五)业务素质问题
  档案管理工作的开展,专职管理人员是经手人,他们的业务素质高低影响管理效率和质量。在业务素质方面存在的主要问题有:一是部分员工的认识不足,没有看到档案的重要价值,工作开展具有随意性,很容易出现人为失误。二是综合素质不足,在档案管理队伍中,老员工经验丰富,但思想陈旧、方法落后;新员工富有激情和创新精神,但工作方法和技能不足。三是岗位薪酬制度不合理,缺少有效的奖惩激励措施,没有激发管理人员的主观能动性,档案管理时存在应付心理,造成管理效率不高。

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