信息化背景下电网企业财务管理效率与风险探析

来源:用户上传      作者:亓帅　袁和成

　　 摘要：近年来，随着信息化时代的高速发展，“大、云、物、移”技术成为各个行业提升信息化水平的主要武器，电力行业也不例外。其中，财务管理信息化一直是电网企业的工作重心，但是信息化在提升财务管理效率的同时，同样提高了内部管控风险，信息泄露、岗位审批流于形式等问题时常出现。文章在分析信息化对电网企业财务管理效率作用的基础上，指出了信息化带来的风险并提出有关建议，旨在充分发挥内部管控的风险防范作用。
　　 关键词：财务管理效率与风险；信息化；电网企业
　　 一、电网企业财务管理信息化
　　 电网企业致力于为广大电力客户提供更加清洁高效的电力能源，无论是居民日常生活还是企业发展都离不开电力，所以如何提高电力服务质量，让客户用上满意电、放心电是电网企业一直探索的问题。在过去，电能表还是机械表的时候，抄表工作繁琐复杂，抄表人员不得不上门抄表，不仅工作效率低下而且给客户带来不便。如今，随着信息化水平提升，智能表已经全面普及，不仅抄表数据准确而且效率也高，降低了电网企业成本，方便电力客户用电管理。
　　 当前，一方面，信息化水平随着数据时代的发展得到大大提升，为电网企业信息化工作创造了条件，例如数据中台的构建和应用。另一方面，国家下大力度做好营商环境工作，提升电力客户满意度和获得感，对电网企业提出了更高的工作要求和标准。这就使得信息化在电网企业中应用广泛，财务管理信息化是企业管理信息化体系的重要组成部分，电网企业财务管理信息化能够作为核心，推动电网企业管理信息化的进程，对于信息共享、实时控制及决策导向的财务管理信息系统具有较强的推动力。电网企业财务管理在信息化背景下得到了长足发展，财务人员工作效率大大提升，电力客户用电更加高效和便捷。
　　 电网企业财务管理信息化起步于20世纪80年代会计电算化时期，在原电力部（即国家电力公司）财会应用计算机规划小组的统一领导下，本着统一领导、统一规划、统一标准、统一组织开发的原则，在系统内全面推广应用会计核算软件，实现会计核算电算化。2003年年底，国家进行以“厂网分开、主辅分离”为主要特征的电力体制改革，彼时分立的电网企业在财务管理信息化方面高度趋同，也为后续电网企业财务管理信息化的进一步发展奠定了基础。
　　 2014年以来，国家将全面推进管理会计体系建设作为会计改革与发展的重中之重，理论、指引、人才、信息化加服务的“4+1”管理会计发展模式逐步形成，财务管理信息化的研究与应用进入了新的发展阶段。通过新建或整合、改造现有系统等方式，建立面向管理会计应用的信息系统，以信息化手段作为支撑，实现业财融合，推动会计管理功能的充分发挥，成为企业财务管理信息化的未来发展方向。引入“大、云、物、移”技术对财务管理信息系统架构做出调整或重构，全面开展财务管理信息化工作，以满足新时期管理会计I务需求，成为电网企业的共识。
　　 在此背景之下，以“大、云、物、移”技术为主要手段的信息化工作全面开展，例如线上审批签名，使得业务流转效率大大提升，但账户权限滥用等问题也接踵而至。由此，本文认为：信息化的应用在一定程度上可以提高财务管理效率，但相应地，内部控制风险也会提高。
　　 二、电网企业电费退款业务概述及现状
　　 财务管理工作一直是电网企业的一项重点工作，企业决策、核算等都离不开财务管理工作，财务管理与电力营销、电网建设等工作更是密不可分，可谓“牵一发而动全身”。其中，财务管理与电力营销的联系最为直接、涉及面最广，主要因为目前电费账务工作需要营财配合，两者对电费工作要求相一致，营销作为业务前端完成电费的初始入账和销根，财务作为后端完成电费的集中回收和上交，营财之间通过凭证传递完成各自的记账工作。
　　 （一）电费退款业务概述
　　 电力营销直接面向客户，提供用电检查、电费管理等服务，电费管理中一项典型的业务就是电费退款业务。目前电费退款业务的基本流程是，客户携带资料前往电力营业厅或线上发起电费退费工单，营销人员进行各岗位审批，之后传递至财务。财务人员根据财务分级授权要求，审查资料后依次审批，并完成支付，同时反馈信息至营销系统，营销侧完成归档，至此整个电费退款业务结束。
　　 （二）资金集约中心简介
　　 近年来，山东省电力公司认真落实国网公司“1233”新型资金管理体系建设决策部署，上下同心、攻坚克难，扎实推进各项建设任务，走出了一条既符合总部要求，又契合山东实际的新型资金管理变革之路。2019年11月发文成立山东省电力公司资金集约中心，立足于全省“资金调控中心、收支处理中心、信息集成中心与安全监控中心”，聚集于“制度建设、人员配置、系统支撑”。资金集约中心是公司实施现金流“按日排程”、收付款“省级集中”及资金安全监控的业务支撑机构，下设资金调控处、收款处、付款处、账务处四个处室。
　　 其中，收款处旨在构建“集约化、精益化、智能化”电费管理体系，包括电费账户省级集约、收入按日精准预测、核算一体化线上完成、电费收入智能清分和销根、各级财务凭证联动生成、三方自动对账五方面建设内容。本文涉及的电费退款业务分析及流程优化，主要是在资金集约中心收款处的配合下开展并完成的。
　　 （三）电费退款业务现状
　　 目前，电费退款业务采用“线上+线下”相结合的方式，即线上工单传递、线下资料审批。2020年4月份，为规范公司电费退款业务、提高电费退款效率，山东省电力公司财务、营销联合下发了《关于印发<电费退款业务处理规范>的通知》，规定了电费退款业务实行全流程线上操作（支撑资料线下同步流转）模式，并区分资金额度明确退款时限要求。退款流程规定：退款由营销部门发起，经营财数据接口集成至财务管控系统，退款成功后，系统自动反馈信息至营销，营销据此开展相应的业务操作和账务处理。该业务在财务侧共有2个步骤、5个岗位。步骤1具体包括2个岗位（以下简称岗位1、2），步骤2具体包括3个岗位（以下简称岗位3、4、5）。退款时限要求：5000元以下的，从电费业务受理开始到完成付款手续，不超过4个工作日；5000元及以上的，不超过5个工作日。通知下发后，各单位认真执行，公司电费退款业务实现全过程线上流转退款工作质量得到一定提升。

　　 电费退款业务错综复杂，目前部分下级单位还存在退款时限过长、退款对象选择标准不一致等问题。针对这些问题，选择2020年11月至2021年1月电费退款情况进行深入分析。这三个月期间，共计发生电费退款19432条，涉及金额5003.29万元。其中5000元以下的由18319笔，涉及金额447.03万元；5000元及以上的有1113笔，涉及金额4556.26万元。
　　 （四）电费退款业务存在的主要问题
　　 1. 超时限问题
　　 本次y计涉及电费退款业务19432笔，平均时长5.56天，超时限8876笔，占比达45.68%。其中，5000元以下的8539笔，平均时长6.71天；5000元及以上的337笔，平均时长5.92天，超时限问题仍然比较突出。
　　 流程环节方面，针对超时限电费退款单据，从线上单据审批、支付制证包含的2个环节、5个岗位看，主要体现在单据审批环节（岗位1、2），岗位1影响退款业务超时限占比达30%以上，岗位2影响退款业务超时限占比达50%以上。主要原因是部分单位在线下纸质资料尚未整理完善，就率先发起线上流程，工单只能暂时停留在单据审批环节。并且部分单位线下资料整理时限过长，也严重影响了退款效率。
　　 2. 退款账户与营销用户不一致问题
　　 本次统计涉及电费退款业务19432笔，退款账户名称与营销用户名称不符的有6619笔，占比达34.06%。其中，5000元以下的有6168笔，5000元及以上的有451笔，退款账户与营销用户不一致的问题较为突出。对公账户退款至个人账户的有726笔，涉及金额461.47万元，占比达10.97%。其中，5000元以下的有563笔，5000元及以上的有163笔，对公账户退款至个人账户的问题较为严峻，资金安全风险较高。
　　 3. 电费退款业务其他管控指标
　　 为了对电费退款业务进行具体管控，综合考虑三个指标，分别是业务真实性、会计资料归档及时性和岗位不兼容落实情况。
　　 指标1：业务真实性，即电费退款业务真实发生，不存在操作指标等情况。
　　 指标2：会计资料归档及时性，即电费退款业务发生后，相关的会计资料能够按照期限要求及时归档。
　　 指标3：岗位不兼容落实情况，即在整个电费退款业务审批过程中，各岗位人员严格按照程序审批，不存在一岗多批的情况。
　　 经过审计检查发现，部分单位存在退款资料未经审批或资料不全便进行支付的情况，但业务均为真实发生的业务，仅有1笔为重复业务，工作人员未能及时发现作废，但未导致重复支付，所以指标1完成较好。
　　 线下资料审批虽然易造成退款超时限，但由于财务人员收到资料后方进行支付，因此会计资料归档能够按时完成，指标2完成较好。
　　 线下资料在签字审批过程中，各岗位人员均能严格落实岗位不兼容原则，不存在一岗多批的情况，仅有2笔业务出现同一人重复签字的情况，但属于误签，线上审批仍由各岗位人员分别审批，所以指标3完成较好。
　　 三、电网企业电费退款业务优化及成效
　　 （一）电费退款业务优化概述
　　 针对电费退款业务当前存在的两大问题：超时限问题、退款账户与营销用户不一致问题，山东省电力公司资金集约中心积极进行优化改进，采用信息化手段，在全省推广无纸化操作，对退款资料进行严格审核，提高退款效率。
　　 一是实现影像资料传递。参考资金中心集中支付审批的规定，扩展营财系统集成信息，打通营财影像传递通道，集成营销、财务、云平台、影像等4个系统，实现营销侧书面凭证影像化传递。财务人员根据影像资料先行进行审批支付，线下资料按期交接。在保证资金安全的基础上，最大限度提升电费退款效率。
　　 二是增加退款工单回退功能。电费退款工单发起后，对影像资料有问题的工单，财务人员可以将进行回退操作，将工单回退至营销系统后，由营销人员补传相关资料后重新发送至财务系统。这样既提高了工单流转灵活性，也确保影像资料完整准确，每笔支出有据可依。
　　 三是规范线上审批流程。当前公司电费退款线上流程与资金分级授权线下签字流程，营销侧已经实现完全一致，财务侧尚未一致。按照资金分级授权要求，完善财务侧审批环节（增加岗位2），对退款资料进行层层审批、严格把关。
　　 四是取消线下资金支付申请表签字。整个电费退款流程完全采用线上审批，流程结束后统一进行打印归档，确保会计资料归档完整。
　　 通过采取以上信息化手段，营销及财务系统自动化水平进一步提高，整个营财流程更加畅通，业财融合度大大提高。
　　 （二）电费退款业务优化效果
　　 公司于6月份开展试点应用，并于7月中旬全面上线推广。从7月份线上推广至10月份，全省发生电费退款业务累计14231笔，金额合计3197.14万元。其中，5000元以下的有13615笔，涉及金额264.80万元；5000元及以上的有616笔，涉及金额2932.34万元。
　　 1. 超时限问题
　　 从7月份线上推广至10月份，全省电费退款业务财务支付平均时长为3.27天，较优化前缩短2.29天，超时限2778笔。其中，5000元以下的平均时长3.30天，较优化前缩短3.41天，超时限2641笔；5000元及以上的平均时长2.69天，较优化前缩短3.23天，超时限137笔。
　　 流程环节方面，针对超时限电费退款单据，由于在财务侧增加了1个岗位（即岗位2），现有业务流程包括2个环节、6个岗位。虽然超时限问题仍集中在单据审批环节，但因岗位1、3（对应原来的岗位1、2）超时所占比重已大幅度下降，所以造成部分单据超时是因为岗位2为新增岗位。在一定程度上，电费退款流程优化提高了岗位审批效率。

　　 2. 退款账户与营销用户不一致问题
　　 退款账户名称与营销用户名称不符的有2196笔，占比达15.43%。其中，5000元以下的有1981笔，5000元及以上的有215笔，退款账户与营销用户不一致的问题得到明显改善。对公账户退款至个人账户的有181笔，涉及金额103.91万元，占比达8.26%。其中，5000元以下的有67笔，5000元及以上的有114笔。对公账户退款至个人账户的问题也有所减少，资金安全风险得到有效管控。
　　 （三）问题及采取措施
　　 此外，对无纸化操作上线以后发起的退款业务进行检查发现，有3笔单据未上传或漏传影像发起支付，而且存在少数单据（1笔）为调整指标发起，实际并未发生支付，属于空走流程，这为电费退款业务管控带来风险。同时，由于流程优化后，财务人员通过线上审批即可进行支付，这为会计资料归档带来了不便，降低了归档效率。针对新增岗位，由于权限配置问题，1笔工单出现使用一个账号进行两次岗位审批的问题，违背了岗位不兼容原则。所以，电费退款业务流程优化后，上述的指标1、2、3（分别对应业务真实性、会计资料归档及时性、岗位不兼容落实情况）均出现问题，指标管控较差。
　　 核查出上述问题后，公司立即要求有关单位进行整改并通报。第一，对于影像缺失的工单，借助线下资料进行重新核查，资料均完整准确，资金支付合理。第二，对于空走流程，改进系统设置，同时严肃要求各单位不得发起该类工单。第三，收集全省财务账号，重新进行权限配置，使之符合岗位不兼容原则。第四，针对会计资料归档不及时的问题，定期进行抽查，对电费退款业务资料归档不及时的单位，加强通报考核。同时，要求各公司开展营财协同培训，抓紧学习电费退款业务新流程，避免人为原因导致电费退款不及时，引发客户投诉，助力优化营商环境，提升客户用电体验。
　　 四、相关建议
　　 针对电费退款业务，采用信息化手段优化流程，提高了电费退款效率，优化后财务支付平均时长明显缩短，退款账户与营销用户不一致问题也得到了明显改善，但也出现了空走流程等问题，加大了内部控制风险。因此，本文得出如下结论：1.信息化对电网企业财务管理效率的提升有积极作用；2.随着信息化水平的提升，电网企业财务管理内部控制风险也加大。这些都是今后信息化工作开展的方向。
　　 一是完善原始凭证稽核控制。随着对财务系统进行技术优化，大量的原始凭证由线下转移到线上，这就要求系统控制也要相应优化，对上传的资料进行严格检查，确保原始凭证上传完整，严禁财务人员对缺乏资料的业务流程进行审批。
　　 二是加强业务流程管控。优化系统控制，对发起的每笔业务流程均应进行严格审查。做好事前预防，严禁发起虚拟业务、空走流程。事中监控，发现异常数据立即终止流程。事后分析，定期对业务流程进行统计，抽查业务的真实性。
　　 三是严格落实岗位不兼容原则。落实“一人一岗、职责分离”原则，对同一账号进行多岗位审批的业务，系统应发起预警，终止流程或回退到上一岗位，重新进行审批。同时，应对系统账号做好权限分配，严禁一人多岗的情况发生。
　　 四是健全会计资料电子化管理制度。对线上传递的原始凭证，要做好技术支持，合理进行数据存储与调用，严格执行数据保密工作要求，防止数据泄露。同时，要开发电子化凭证打印功能，方便财务人员打印使用，确保会计资料及时归档。
　　 五是打造信息化复合人才。在信息化基础上，要做好业财职责分工与落实，实现业务闭环管理，提升人员的综合素质，加大人才梯队的建设力度。业务人员应掌握财务工作要求，财务人员也应积极学习业务，并熟练掌握业务流程，同时积极主动参与跨领域交流与合作，成长为复合型人才。
　　 五、结语
　　 信息化背景下，企业财务管理工作面临着机遇与挑战，电网企业更是如此，在为电力客户提供清洁高效能源的同时，做好财务管理等辅助活动，落实各项信息化举措，提升企业价值链管理。
　　 一方面，信息化技术的应用可以提升电网企业财务管理效率，解放财务人员的双手，把更多的时间和精力投入到企业管理决策中。但另一方面，信息化也带来一系列问题，例如数据保密、岗位审核等。只有妥善处理好效率与风险的关系，找到两者之间的平衡点，信息化技术的应用才能达到价值最大化。下一步，山东省电力公司资金集约中心将加大力度应用“大云物移智链”等先进技术，努力拓展收付款“省级集中”应用深度，深耕现金流“按日排程”管理细度，加大资金安全管控力度，进一步提升资金中心运行质效，为“1233”新型资金管理体系的常态化运行贡献自己的力量。
　　 参考文献：
　　 [1]叶明，周振，贾晓希，郑天娇，汪瑾.电网企业厚云薄端财务信息化建设与应用――以A公司财务信息反映应用为例[J].财会通讯，2018（16）：112-115+129.
　　 [2]马桂玲.电力企业财务管理信息化建设研究[J].电气传动，2019，49（11）：118.
　　 （作者单位：国网山|省电力公司资金集约中心）


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