论图书出版行业的纸张成本控制
作者 :  纪萍

  摘要 先对纸张市场的现状进行了描述,然后对如何加强纸张的成本控制提出了一些具体方法,首先是根据市场情况和年度图书出版计划合理选择采购方式。其次是建立存货保管制度,仓储部门应当定期对存货进行检查,加强存货的日常保管工作。最后,是寻找适合本企业的纸张存货计价方法。通过以上几种方式,最终达到控制纸张成本的目的。
  关键词 出版 纸张 成本管理
  图书、期刊等出版物成本水平的高低决定出版社赢利能力和市场占有率,决定出版社的生存和发展,反映出版社在同行业的竞争优势和管理水平的高低,因此加强出版社成本管理,特别是控制生产消耗、节约资金占用、降低成本费用成为出版社成本管理的主要内容。
  成本费用中,直接成本占到了图书总码洋(即图书定价印数)的40%,而在直接成本中,又以材料费用既纸张成本占全部直接成本的比重最大。纸张作为平面出版物的最大直接成本,对出版印刷企业的影响至关重要。纸张的选择和纸张成本的控制,不仅直接影响出版印刷企业的经济效益,同时,也直接关乎到平面出版物的质量、美感和定价。因此加强对纸张材料的核算和管理,对提高图书质量,降低图书成本,加速资金周转、提高经济效益,具有重要意义。
  通过对一些出版社的调查,我发现了一些出版企业在纸张材料管理中普遍存在的问题。
  首先,是纸张的采购问题。
  1.采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,导致生产停滞或资源浪费。因出版社出版图书种类繁杂,所需纸张也是规格品种众多,如果没有合理的计划,准确的市场预测,就会给出版社带来损失。
  如某出版社采用一书一购纸的小批量买纸方式。该出版社长年给各高校印制教材,教材定价均在年初确定。2010年3月,纸张价格突然上涨20%,因该出版社对纸张市场预测不准确,采购计划安排不合理,在纸张价格看涨的时期内仍然采用小批量买纸,导致这部分教材的纸张成本增加,利润大幅下降,给出版社带来了损失。
  2.纸张的供应商选择不当,采购方式不合理,可能导致采购的纸张质次价高。
  由于近几年国际纸浆市场的价格波动较大,直接导致国内的纸张市场价格忽高忽低,让人难以把握。铜版纸从2007年第一季度的5700元/吨上涨到2008年第一季度的7200元/吨,不到一年的时间上涨幅度是26.3%;之后又从2008年第三季度的7300元/吨的最高价下降到2009年第一季度的5300元/吨,不到半年的时间下降幅度为37.4%。面对如此剧烈的价格波动,出版社都在考虑一个出合理的应对办法。如何选择合适的纸张供应商,确定合理的采购方式,是出版社面临的主要问题。
  其次,是库存纸张的管理和出库材料的计价。
  1.纸张的管理有其特殊性。因纸张的生产,即使是同一个克重,同一种规格的纸张,它每一个批次生产出来的纸张都不可能完全一样,有的颜色深一点,有的浅一点。在薄厚上也有微小的差别。因此常常是同一种纸的两个批次无法用在同一本书的印刷上。还有的出版社对纸张管理不善,或由于采购安排不合理,导致纸张存放时间较长,因此造成大量的残纸。残纸是无法用于印刷的,只有当成废品卖给废品收购站,回收收入非常少,给出版社带来损失。
  2.纸张材料出库的计价方法也对图书成本影响很大。主要是对单品种的图书成本影响大。我在调查中了解到,有不少出版社是以移动加权平均法做为出库存货的计价方法。实际上使用移动加权平均法虽然是一种好的存货的管理方法,但在纸张价格波动较大的时期,这种方法在对单个品种图书的纸张成本的核算上,反映的不够真实。比如当纸张价格上涨时,印刷图书的纸张成本计算出来是偏低的,当纸张价格下降时,纸张成本的计算又偏高。这样容易在业绩考核时带来困难,并造成编辑人员的不满,认为财务人员的核算不准确。
  针对上述出版行业的纸张存货的采购、管理、计价等问题我认为可以从以下几个方面进行尝试。
  一、面对不断波动的纸张市场,我认为,根据市场情况和年度图书出版计划合理选择采购方式是非常必要的
  合理确定采购方式的前提是准确预测和判断纸张市场行情和趋势。虽然市场行情谁也无法控制,但纸张市场的行情和发展趋势专业人士是能够把握的。当纸张市场趋紧,价格开始上涨时,出版印刷企业可根据市场情况,提前购买纸张。如果判断价格上涨幅度比较大,则应立即与大型纸张经销商(如物资公司)或造纸厂签订合同,明确数量和价格。通过预付定金,锁定比较有利的价格和数量(以3个月或最多半年用量适宜)。如果像2007年下半年月月涨价并且涨幅较大,此时,出版社必须下决心果断买断,甚至全额付款,将纸张存放至经销商或相关印刷厂仓库。因为半年的财务费用远远低于纸张的价格差额。同样,如果判断纸张市场走软,价格下跌,则可缩短纸张准备期,甚至临到图书印刷前确定纸张,这样可以减少纸张成本。如果无法确定图书印刷的具体时间,可以与大型纸张经销商(如物资公司)或造纸厂签订合同,明确数量但不签订价格,纸张价格以图书印刷时的实际市场价格为准,这样也可以有效控制或降低图书的纸张成本。
  准确的出版计划是合理确定采购方式的基础。出版社在年度开始前要制定好较为准确的出版计划,根据预计出版的图书品种,选择合理的纸张材料,由此制定出纸张需要量。因为现在纸张市场上各种规格、种类的纸张花样繁多,而且经常会有新品种来代替老品种,而各个纸张经商所经销的品种又不同,所以出版社要根据实际情况确定纸张的规格、品种及数量,根据这些来选择适合自己的一家或几家供应商。
  出版社还应建立科学的供应商评估和准入制度。通过招标等方式,确定合格供应商。现在市场上各种纸厂和纸张的经销公司很多,往往同一种规格的纸张,在厚度、颜色等方面都不相同。这就要求出版社有合格的纸张采购人员,通过专业判断,选择既有信誉、产品质量又好的纸张供应商。
  另外,对于付款方式,不要简单地拖欠或追求欠款时间长,而要比较付款及时带来的价格优惠程度与支付的财务费用成本两者之间的大小,结合出版印刷企业自身的财务能力综合考虑,使得纸张的采购数量、价格和付款三者统一协调,达到对出版社最有利的效果。可以说,纸张的交易不是简单的压低价格,而是对交易要素的综合平衡,达到控制纸张总成本的目的。
  二、企业应当建立存货保管制度,仓储部门应当定期对存货进行检查,加强存货的日常保管工作
  在实际工作中,有的出版社没有自己的纸库。比如某出版社因考虑到仓储成本及运输成本的问题,而把自己的纸张分别存放在与出版社有合作关系的印厂中,印厂则将出版社的纸张与自己厂的纸张放在一起,只在数量上记录出入库。出版社纸张的管理人员基本不会去印厂看实物,只是核对纸张的数量。但实际上这些纸还在不在?有多少残纸?有多少颜色变黄无法印刷?而且,当和这些印厂有合作时,印厂会承认代该出版社保存了纸,当失去合作时,有的印厂就会以存放在自己厂的纸张做为要协或不承认代存了这些纸。以上这些就为该出版社纸张的管理带来了困难。并且具我了解,除了一些大规模的出版集团外,中等或以下规模的出版社,使用这种纸张存放方法的有许多。针对这些出版社纸张管理上的问题,我认为,应该通过如下方法进行改善。首先应该安排相关人员逐个印厂去摸清情况,实地盘点各个印厂的纸张实物,核对真实数量。查看清楚实物以后,将年限长的、颜色黄的、有残的纸张尽快清理报废,将资产落实。其次,将分散在各个印厂的零散的纸张整合,由相应的出版部门安排,尽快消化掉。因为这些零散的纸一般已是年限较长,不好再利用的纸,如不尽快用掉,最终还是要报废,因此要尽量减少损失。再次,出版社应合理安排纸张的购买,在各品种各规格纸张的需要量上计算尽量准确,尽量减少库存纸。从以上几个方面着手,摸清资产,减少库存,少出残纸,来降低纸张成本。
  寻找适合本企业的纸张存货计价方法存货的计价方法有很多,但我认为,对于图书出版行业,应以个别计价法做为纸张出库的计价方法。现在的出版企业都对编辑人员实行考核制度。一本书的回款金额减去该书的直接成本与相关费用后,所得的利润做为考核编辑出书效果的标准。纸张成本在直接成本中又所占比重较大,所以,不夸张的说,纸张成本的大小关系到编辑人员的效益。在本文的前面我讲到某出版社采用移动加权平均法,在纸张价格波动较大时对图书成本影响也很大。同理,先进先出法和后进先出法也都不能真实反映一本书的纸张成本。
  我自己所在的出版社现在就在做这项工作,既把移动加权平均法改为个别计价法。具体的做法是:1.建立一个新的材料采购系统。材料采购系统相当于一个材料帐,将它与之前用移动加权平均法进行出库核算的材料库分开。2.盘点剩余纸张,尽量减少库存。3.划定一个时间点,如2012年1月1日,在这个日期之后的纸张出入库均录入到新的材料系统。4.改纸张采购为小批量采购,基本上一书一购纸。这样做的前提是,出版部已经与大型纸厂签定了年采购合同,纸张单价基本确定,实际用多少,纸厂送多少,结帐结多少。5.逐步消化老材料系统里的纸张,慢慢过度到真正的一书一成本。
  当然,个别计价法的缺点是工作量较大,但在财务工作电子化的今天,这已经不能成为一个对成本核算要求准确的制约了。
  综上所述,纸张成本的控制从采购环节到存放管理,再到计价方式,每一个环节都有值得我们深入研究和探讨。出版企业要获得较高的短期和长期经济效益,保持持续发展,就必须不断提高成本管理水平,实现成本管理的科学化、制度化和现代化。

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