如何加强高校档案的管理与服务

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　　摘 要：文章分析了当前高校档案管理面临的新环境，信息网络技术发展对高校档案管理提出的新要求，提出要从改变传统档案建设思想，开发和利用网络信息资源，开展档案际交流与合作，实现网络信息资源共享，提高档案员素质，强化档案员的服务意识，学校领导要高度重视 加大资金投入等几方面加强高校档案的管理与服务
　　关键词：网络环境;高校档案;管理;信息服务
　　
　　一引言
　　全球网络化浪潮随着现代信息技术的飞速发展而兴起，从而造成了以现代信息网络为基础的新信息环境的高速形成和发展。在这样的环境下，导致了高校档案及其功能与形式、工作方式、服务内容、服务方式和服务对象在发生变化。同样也影响到了高校档案的管理模式和管理方式。面对新的挑战，关键在于如何对档案的管理进行根本性的变革。
　　二高校档案管理面临的新环境
　　信息网络技术的发展，带来了很多的有利因素，以及引起信息社会对信息需求的不断增加。也带来了一系列的转变，传统档案数字化、网络化、虚拟化，将档案从传统解脱，从而面对整个信息环境来组织、选择、使用各类信息资源及信息服务方式。“网络档案”或称“虚拟档案”这样的新名词就这样诞生了。网络档案作为现在信息网络的核心部分，是未来的发展趋势，也是高新技术发展的必然产物。
　　网络时代的环境下，档案形态发生了很大的变化，它的工作也发生了重大的变化，重心将落在信息资源的开发和利用上来。档案是信息网络上的一个重要环节。档案是要随着时代环境的变化而变化的，需要在网络环境下不断调整自己的定位和姿态。与此同时，档案的工作人员也需要不断调整自己的行为，提高素养以适应形势发展。
　　三高校档案管理面临的新要求
　　一个良好的信息网络，可以为高校的档案信息服务和信息资源创造一个非常好的环境。但与此同时，也为高校的案信息服务和信息资源提出了严峻的挑战，主要表现在以下几个方面：
　　（一）信息服务人员素质方面的要求
　　信息技术高速发展的年代，高校档案信息资源的数字化已经是个重要的趋势。在过去，档案室大小和材料多少是衡量档案的地位和作用的一个标准 ，而现在这种标准主要表现在信息服务手段是否自动化、信息服务形式是否多样化、信息服务质量是否高效化、信息服务资源是否网络化、信息服务对象是否全球化和信息服务人员是否高素质化等等方面。因此，要求信息服务人员必须具有各方面的良好素质：计算机，英语，网络，软件，数据库以及其它领区的知识是不可缺少的，而信息的检索能力是更加要熟悉的。
　　（二）信息服务方式的要求
　　高校档案的信息服务应改变以保管为主，被动式的信息服务方式。高校档案信息服务人员应积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上企事业单位网站，实现档案信息的网上检索，在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料的咨询，提供查询和资信服务，为用户提供更好的服务。
　　四高校档案管理及服务的新对策
　　管理和档案一样需要电子化、数字化，我们要从多方面来进行调整，这几个方面主要表现在：
　　（一）改变传统档案建设思想，开发和利用网络信息资源
　　高校档案必须摒弃“大而全”的思想，根据高校自身的特点积极合理利用网上资源，以此来不断的推广和发展自己的资源，加强自身的管理。
　　文件材料完整齐全和尽可能满足利用，是高校档案规范化建设的最大化的目标。这就需要我们做出大量的工作来加强过程的控制，需要从根本上来重视材料的收集与应用，并且需要做到每项工作的开展与文件材料收集同步，项目质量检查与档案检查同步。工作激励机制是一项很好的制度，这样可以保证文件材料的质量，建立一个合理的监督和管理制度来监督材料的管理和监督。档案工作的最终目的是的档案的合理利用，也是检验档案价值和档案工作水平的非常重要的因素所在。教学工作水平评估工作对于各高校来说是一个非常好的机会，可以帮助学校慢慢的建立起高校档案资源信息化建设，建立各种专题档案数据库、重点学科建设数据库、历届毕业生数据库等等，实现档案管理现代化，使档案工作的各个环节以更高的效率为高校的各项工作服务，实现档案信息资源的共享等等。
　　（二）开展档案际交流与合作，实现网络信息资源共享
　　高校档案建设需要打破自我封闭的状态，一方面要将自己的优势条件放到网上去，加强各地区各学校的交流与合作，另一方面要加强横向联合，寻找别人的长处来弥补自己的短处。例如加强高校档案馆和地方综合档案馆之间的联系与协作。广泛开展联机检索等业务，互通信息，促进交流，改变各自为政的局面，优化档案信息资源配置，联合搞好信息资源开发，实现资源共享，实现优势的相互利用，相互促进与发展，以此达到“分散建库、集中联库、分散服务、资源共享”目的。
　　（三）提高档案员素质，强化档案员的服务意识
　　档案员整体素质的提高无疑是保证网络档案高效运行的根本保障。要真正的实现档案从传统到现代化的转变，创立全新的网络档案形态，高素质的档案员是相当重要的一个因素。各高校应该根据自身的条件有计划、有目标、有步骤对加强对工作人员的培养。注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，重视开展业务进修和培训工作，重点加强对他们的继续教育。使档案员不仅拥有档案管理的专业知识，热爱档案管理事业，还需要熟悉和掌握各种相关管理软件的操作，系统的维护。以及档案信息安全防范意识和技术。
　　（四）学校领导要高度重视 加大资金投入
　　《高等学校档案管理办法》强调：高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。还进一步规定高等学校应当设立专项经费，促进档案信息化建设，加快数字档案馆(室)建设，提高档案工作服务学校和社会的能力。思路决定出路，只有高校领导认识了档案管理的重要性，才能从思想上重视档案工作，并且从经费、设备、库房等方面给予支持和保证。配齐硬件设备和档案管理软件，实现装备技术现代化，解决手工操作运转速度慢、效率低的问题，才能有条件运用网络、数码等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使档案管理手段由旧变新。
　　五 结束语
　　我们要从网络环境档案、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案面临的新挑战、网络环境档案管理对策等方面来正确理解高校档案的重要性。网络时代的不断发展，人们的思想观念也随着发生了变化，人们的生活方式不断变化，高校档案的发展问题也存在着很大的挑战，立足现在、抓住机遇、改变观念、准确定位、改进管理、把握档案是现在高校档案发展的一个重大趋势，只要好好利用这些方面的因素，高校档案事业就一定会创造巨大的辉煌。
　　参考文献：
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　　[2]李爱齐，网络环境下的档案工作，图书情报工作，1998(3).
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　　[4]李传军，网络环境下信息资源的住址管理，图书情报工作， 1999(2).
　　[5]张晓源，电子档案与传统档案的比较分析，图书情报工作， 1997(8).
　　作者简介：林珍梅，1982年，女，广东茂名人， 大学专科，档案助理馆员，主要从事高校档案管理工作。

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