浅议高校会计档案的创新管理
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作者: 张荣庚,于 魁
摘要:会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映各项经济活动的重要史料和依据。因此,高校会计档案与学校形成的其他档案存在着本质的区别。加强会计档案管理工作,保证会计档案的完整和安全,并为高校发展建设服务,是高校档案管理的基础工作,也是高校发展的一项重要工作。随着会计工作改革的不断深入,特别是信息网络化时代的到来,给高校的会计档案工作带来了机遇和挑战,所以创新会计档案管理迫在眉睫,为适应高校发展的新举措和新要求。我们就高校会计档案管理的创新发表自己的见解。
关键词:会计档案;高校;创新管理
中图分类号:F234.3文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)12-0193-02
目前中国高校会计档案管理基础较差,管理手段匮乏,档案价值开发利用落后,不能满足现代高等教育改革对会计档案工作的新需求。因此。如何开拓适合现代高等教育需要的会计档案工作新模式,改进高校会计档案工作,已是新形势下摆在我们面前的―个重要课题。笔者认为,只要坚持科学发展观和不断创新就一定能使高校会计档案工作与时俱进,就能实现高校会计档案工作的持续、高效、长久发展。
一、创新高校会计档案管理的必要性
1.高校会计档案管理工作作为高校管理的重要组成部分,其创新不仅是高校信息化、网络化、现代化的需要,也是高校自身发展的需要。高校会计档案工作创新是高校会计电算化深入开展的迫切需要,近几年来,随着电子计算机在高校财务系统中的普及应用,高校的会计电算化工作得到了迅猛发展,它不仅促进了高校会计基础工作的规范化和现代化,提高了会计工作的质量与水平,也使会计档案的存储和使用都发生了很大的变化。主要表现为:会计档案栽体形式多样化,从传统手工条件下的纸质会计信息载体发展到现代的包括硬盘、软盘、光盘、磁带、微缩胶片等在内的多种形式的电子会计档案载体;会计档案的内容多样性,新增了磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质会计档案,计算机的操作系统和财务软件的版本在内的全套文档资料;会计档案信息调阅与使用更加规范与保密化,电算化的开展,除了以计算机代替传统的手工填写、查阅、打印会计信息,实现会计工作规范化外,还对会计档案的保密性提出了更高的要求,不仅要保证纸质会计档案的安全,还对磁性介质载体的操作权限、岗位职责、存放、拷贝、复制等保密工作提出更高的要求。由此可见,传统的高校会计档案工作已不能满足高校电算化所带来的新环境与新要求,必须对传统的会计档案工作进行创新。
2.会计档案工作创新是高校档案信息化发展的迫切需要。随着计算机和网络技术在高校的广泛应用。高校的信息化建设进程不断加快,信息资源已经成为高校进行经济活动和社会活动的重要战略性资源,而会计档案作为高校会计信息的重要来源和载体,其地位与作用更是不容忽视.传统的为“保管而保管。重保管轻利用”,“你查我调”的被动服务方式已远远不能适应现代高校快速发展的需要。因此,高校必须对其会计档案工作进行创新,向会计信息的使用者提供快速、高效的信息服务,加快高校会计档案工作的信息化进程,使高校会计档案工作的信息化建设顺应潮流,适应时代发展的需求,为高校的改革与发展作出应有的贡献。
3.会计档案工作创新是提高自身竞争能力,不断发展壮大的迫切需要。近年来,中国的高等教育事业面对着前所未有的机遇和挑战,高校在办学规模、经费来源、招生分配、科技成果转让等方面都存在着激烈的竞争。会计档案信息利用的主体越来越多,从校内领导、各部门、各系逐步发展到校外的投资者、债权人、捐赠人等,面对这些变化,传统的高校会计档案管理方法已不能满足需求,对其管理加以创新已是当务之急。
二、高校会计档案工作创新的所存在的问题
传统会计档案工作观念陈旧,工作被动且缺少热情,工作方式停留在“重保管、轻开发利用”的状态。当前,中国许多高校的会计档案工作仍停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的水平上。忽视对高校改革与发展具有重要决策与参考价值的档案资源的开发与利用,使高校许多有价值的会计档案资源成了“死”信息。工作人员态度消极,服务态度懒散,让查阅者望而却步。专业人员缺乏,业务素质不高,工作水平还停留在“谁查阅谁去找”的方式,没有一套完善的检索方法,也没有一定的排列次序。而且工作人员队伍不稳定,经常换人,领导重视不够,制约会计档案管理的发展。
三、会计档案管理创新的对策
1.服务方式创新。应通过多种方式加强宣传,帮助与引导学校领导、各部门、各系科正确认识与利用会计档案资源的重要价值,积极利用办公自动化、网络技术,实行网上服务,变被动为主动,变滞后服务为超前服务。使会计档案服务跻身于高校教学、科研、生产的第一线。档案部门应根据自身实际和高校发展的需要。充分发挥自身优势。开展特色服务,积极为教学、科研提供会计档案数据信息。
2.完善会计档案管理的组织机构,引进和培养高层次的信息资源管理人才。做到正确的认识会计档案,保管会计档案,利用会计档案,注重对档案的深度挖掘,能够为领导或决策者提供重要信息,为高校的发展建设献计献策。
3.加强会计档案保管工作的规范化、科学化,严格把好“四关”。第一关,收集归档关。要求从档案的产生单位做好收集工作,及时归档。第二关,档案整理关。要求对会计档案的整理编辑采用科学的编录方法,方便日后的检索。第三关,档案保管关。要求保障档案的完整安全,不能被任何原因损坏,特别是现在的光盘胶片等磁性介质容易消磁,保存环境要求高。第四关,档案编研关。要求档案管理员可以根据单位管理需要,系统编辑信息资料,供单位内部参考使用。
参考文献:
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