如何做好基层办公室工作
作者 :  董宇

  办公室工作如何适应公司快速发展的节奏?如何更好地、更充分地发挥办公室的重要作用?结合几年来的办公室工作经验,我个人认为:要解决好上述问题,关键在于创新,在于与时俱进,在于不断提高应对各种复杂局面和处理各类新问题所必须具备的素质。做好办公室工作,不仅仅要明确认识自己所处的位置,找准自己的坐标,具备广博的科学知识,还要懂得一系列工作方法和工作艺术。现就如何发挥基层办公室职能作用,并不断扩大服务内涵和提高服务质量等谈一点自己的粗浅认识。
  一、基层办公室岗位工作人员所要具备的能力和素质
  办公室工作忙而繁琐,每天面对着各种错综复杂的人和事,稍有疏忽,就不能很好地履行“服务上级、服务下级、承上启下”的职能。一是敬业精神要强,工作要认真负责,勤勤恳恳、任劳任怨、干一行、爱一行、专一行。特别是要有严明的组织纪律性,吃苦耐劳的优良品质、雷厉风行的工作作风,这是干好办公室工作的前提条件。作为办公室工作就要甘于幕后,乐于服务,以服从为天职,以务实为根本,以守纪为前提,以奉献为基础,必须有强烈的事业心和高度的责任感。二是一切工作要主动围绕服从全局和中心工作来进行。办公室工作有较强的从属性、辅助性,这种工作性质要求办公室工作人员都要有很强的组织观念,办公室人员每天面对上级领导,三思而后行无可非议,而且是一种良好的品德。汇报工作思路清晰、言语简练,办公室人员在日常工作中要努力做到面对领导落落大方、谦虚自然,完成任务果断利落,只有这样,才能更好地完成领导交给的任务。三是办事要稳妥,处事要严谨,要起模范带头作用,这是做好基层办公室各项工作的保证。要有务实的作风,明实情,出实招,干实事,求实效,让领导放心,令员工满意。基层办公室工作需要有淡泊名利、任劳任怨的无私奉献精神,要用100%的热情做1%的事情。要把做好本职工作与实现人生价值统一起来,爱岗敬业,默默奉献。唯其如此,工作才有动力,才能创造出一流的工作业绩。四是抓好制度管理。没有规矩不成方圆,特别是基层办公室要根据本单位的情况制定有效的措施,合理分工,制定各种工作人员的工作职责,落实指标,各施其职,各尽其责,建立健全机关各项工作制度,做到工作有章可循。工作要有目标和计划,要做到年有工作要点,季有工作安排,月有情况通报。建立健全规章制度,如“岗位责任制、工作程序、跟踪督查”等制度,用制度管人管事,让每个人有指标、有责任、有压力,做到人尽其用,充分调动人的积极性和创造性,形成激励――努力――绩效提高――满足――再激励的良性循环。同时要建立监督机制,提高办事效率。办公室工作人员不论干什么事情都必须讲规范,严格按照办公室工作规范、条例、章程来做好工作。五是不断加强自身修养,树立良好形象。办公室工作人员不仅要会写还要会说,说话要通俗、准确、言简意赅、开门见山、干净利落,力避说话�嗦,举手投足都必须符合行为规范,以树立良好的形象。在衣着方面,要干净、朴素、整洁、大方;在仪表上,不论站、坐、行都要自然、协调、真诚。六是工作中要处理好细节问题,要有办公室工作无小事的观念。读了《细节决定命运》一书后,对于细节的感触颇深,终于明白了“展示完善自己很难,需要每一个细节都完美;毁坏自己很容易,只要一个细节没注意到,就会给自己带来难以挽回的影响”的道理。一个人的形象反映一个人的内存,很多事情只在举手投足之间瞬息而过,细节的疏忽决定着事情的最终成败。做为办公室人员要把最平凡、最普通的事情做好、做到位。不怕多跑路,不怕多流汗,舍得花力气,把工作做实做细;在工作中要讲究条理,分清轻重缓急,切忌眉毛胡子一把抓,手忙脚乱;要勤学善思,注重研究工作中每个细节问题,解决工作中的难点问题,为领导多出点子,多献计策。多向领导汇报情况,多向科室和有关部门通报情况,加强沟通,密切协作,让同志之间、科室之间、上下级之间,团结一心,促进基层单位机关工作的高效运转。
  二、基层办公室岗位工作人员所注意的事项
  办公室工作千头万绪,事情“多、忙、繁、杂”,但基本职能不外乎“办文、办会、办事”,并非无规律可循,要积极探索、总结,找出规律性的东西。要充分认识和掌握基层办公室工作的基本规律,指导工作实践。在办公室工作实践上,要注意一些基本要求:一是忌多头请示,树立按程序请示观念。多头请示极易导致各位领导对请示事项提出不同的处理意见,导致抓落实无所适从,而且还容易给领导之间造成隔阂、异议和不团结。因而,办公室工作人员遇事必须按程序办理,该请示谁,就请示谁。二是忌忘事漏事,树立事事有回音,件件有着落的观念。因为办公室工作繁杂、具体,要想做到大事不忘,小事不漏,就必须增强责任感,无论大事小事,没有办结的就应该抓在手头,记在心头。同时要养成周密计划、详细安排、定时检查、随时记载等良好的工作作风。三是要忌感情冲动,树立耐心细致的工作观念。要耐心、细心、认真倾听部门意见,晓之以理,动之以情,做好工作,维护领导形象,树立办公室威信。四忌推卸责任,树立主动承担、有错必纠的观念。责任是具体的,需要从点滴做起。正是一个个负责任的个体,聚沙成塔,才会屹立起一个负责任的集体,屹立起一个负责任的企业。所以,我们每个人都不能做看客,而要亲历其中。只要人人都行动起来,勇于负责、乐于负责、善于负责,我们才能做好各项工作。五忌“三小意识”,树立胸怀大局、顾全整体观念。“小心眼、小脑筋、小动作”是办公室工作人员的最大忌讳。“尺有所短,寸有所长”。做人首先需要了解自己的短处,知其不足而后改之,是人类的一种美德。而每一个与你接触的人身上,总有这种那样值得你学习的地方。办公室人员要有海纳百川的胸怀,不断地吸收他人的长处,修正自己的不足,日久天长,总有所获。机关科室和办公室一样承担着为领导服务、为基层服务的职责,彼此之间联系的多,许多工作需要交叉进行,难免这样或那样的冲突。办公室人员在工作中应时时刻刻记住自己的职责,遇事先责己,后责人。六忌自我表现,树立埋头苦干、乐于奉献观念。办公室工作条件艰苦,待遇清苦,工作繁忙。因此,办公室工作人员一定要有强烈的奉献精神,在公与私、名与利、苦与乐等诸多落差面前,守得住清贫,耐得住寂寞,经得起考验,挑得起重担。学会礼尚往来,在必要时做出点让步。不能只顾自己,忽视他人的存在。从自我的圈子中跳出来,多设身处地地替其他人想想。以求理解他人。并学会尊重、关心、帮助他人,这样才可获得别人的回报,从中也可体验人生的价值与幸福。加强自我修养,充分认识到自我中心意识的不现实性与不合理性及危害性。学会控制自我的欲望与言行。“做到把关心分点给他人,把公心留点给自己。”
  在工作中要不断研究新问题,总结新经验,形成新思路,拿出新办法,主动为领导拾遗补缺,发挥好参谋助手作用,把我们的工作提高到一个新的水平。办公室愿与行业内同行一起奋力拼搏,通过不懈的努力为办公室的建设增砖添瓦。为全公司树立良好的榜样。