浅谈企业存货管理
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作者: 张 凯
摘要:存货是企业的重要资产,其管理的好坏,直接关系到企业的资金占用水平和资产运作效率。确保企业生产顺利进行的前提条件就是保证企业生产所需原材料的充足、及时供应,但是企业又不能大量囤积货物,因此保证生产顺利进行与存货占用的多少就成了企业管理的突出矛盾。解决这一矛盾的关键,就是要解决好企业对存货的管理。本文从企业财务存货管理理论出发,论述了存货管理在企业管理中的重要地位及存货管理存在的问题,并对如何加强存货管理和采取相应对策进行了详细阐述。文章对进一步加强成本控制,实施低成本战略,促进企业生产经营持续稳定发展具有一定的实践指导意义。
关键词:企业;存货管理;问题及对策低成本战略
一、存货管理在企业运作过程中的重要作用
存货作为企业的一项流动资产,其管理利用情况直接关系到企业的资金占用水平、资产运作效率,乃至生存与发展。保证生产的顺利进行的前提条件就是保证企业生产所需的原材料的充足、及时供应,也就是说企业的存货资源不能匮乏,但是企业又不能大量囤积货物,保证生产顺利进行与存货占用的多少成为企业管理的突出矛盾,而解决这一矛盾的关键,就是要解决好企业物流的管理中对存货的管理,存货管理对企业的生产经营和可持续发展显得尤其的重要。
存货在企业流动资产中占有很大的比重,占用了很大一部分流动资金,是企业财务成本管理的重要对象。存货的增加可以增强企业组织生产、销售活动的机动性,但过多的存货占用较大的资金使企业承担利息支出,影响企业的资金周转速度。与此同时,过多的存货会增加与存货有关的各项开支如采购成本、仓储成本、管理成本等,从而会导致企业经营成本上升、利润下降。
企业存货管理的最终目的是提高经济效益,包括存货信息管理、存货决策和存货控制。为了确保资产的安全,这就要求企业必须加强存货的核算与管理,建立存货管理的岗位责任制,特别是要建立和完善企业存货的内部控制制度,对存货的关键环节进行控制,以确保企业财产物资的安全、完整,防止各种财产物资被盗、毁损和流失。
二、企业存货管理存在的问题
1.管理不善:企业内部缺乏一整套有关存货管理的规章制度,或者有了制度而不能很好的执行。
2.缺乏对存货的期末盘点,或核算不实,致使成本费用增加。有些企业的财务核算起不到监督作用,账实严重不符;有的企业对新税制下存货的核算缺乏认识和了解,在购进环节不按规定取得增值税专用发票,增加自身税负。
3.缺少对库存损耗的判定。同样,由于缺乏盘点,不能对损耗的数量和损耗的环节(采购、运输、仓储等)做准确的判定。
三、加强企业存货管理的对策
我们的大多数企业都将主要精力投入到提高销售和扩充规模上,相比之下,对存货管理则有所忽视,为降低企业的存货成本,提升核心竞争力,企业必须将加强存货管理提到日程上来。利用物流的先进管理理论和方法,对企业存货管理的全过程进行优化组合和合理配置,使存货管理活动中的订单流、物流和资金流处于最佳状态,以较少的投入获得最佳的产出,这是现代企业存货管理的趋势和重点。
1.建立适合自身发展需要的计算机存货管理系统
企业要根据自己的需要,建立适用的存货管理系统,以便可以实时、动态了解企业的存货信息,提高存货运营效率。按统一的会计制度规定进行核算,对存货的核算应做到及时、准确和完整。
2.建立科学高效的存货管理制度
企业应建立起科学高效的存货管理制度,并随着企业的发展不断完善。结合企业实际情况,制定存货领用审批制度、存货发放制度、存货发出核算制度、存货盘点处理制度及存货发放内部审计制度等,以真实反映企业资产损益的真实性,确保企业资金的正常运转,增强企业对资源的利用,减少管理漏洞的发生。
(1)存货领用审批制度。存货领用应制定定额,同时经批准才能进行。领用的材料应由主管部门核定消耗定额,属于间接费用的消耗、修理用料的,应编制计划或核定费用定额,生产部门根据计划、定额填制限额领料单向库房领料。存货领用须经部门负责人审批签字。目前存货领用部门负责人审批签字往往由材料员一人盖章了事,缺乏实质上的监督,从而造成领用上漏洞。
(2)存货发放制度。应保证存货领用无误,手续齐全。仓库保管要审核领料单,双方要检查数量和质量,并签字和盖章确认。材料发出后,保管人员要按计划价格标明金额,登记材料卡片,并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。
(3)存货发出核算制度。应保证存货发放业务记录真实,领发无误。要求仓库保管员发货后及时登记存货台帐;财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配,汇总领料单,如果是使用了计划价核算材料成本应在月末分摊材料成本差异,分类制证,登记有关账务。
(4)存货盘点处理制度。应保证存货账实相符。仓库保管员应定期盘点库存存货,编制存货盘点表,并提出处理意见。财会人员年底应抽查存货盘点表,对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货,根据主管领导和相关部门批准的处理意见,同仓库保管员共同调整存货账务,以确保账实相符。
(5)存货发放内部审计制度。应保证存货安全、账实相符、核算准确。由内部审计人员抽查存货盘点表,监督存货盘点,审核保管部门和财会部门的日常核算是否准确,各部门的数据是否相符,有无违反规定程序和舞弊行为;还要对存货领用的内部控制进行评价。
通过完善以上制度、改进管理、堵塞漏洞,将企业的存货管理职能提升到新的高度。将收发、仓储、运输、检验等功能集中于企业的物流管理部门,使之成为企业管理的一个重要系统和成本中心。并与业务、财务等部门相互联接、相互协调,才能适应新型企业的需要,并降低企业的存货成本。另外,通过企业资源的信息化管理,与存货相关的信息处理得越详尽,相关的风险就越小,就会提高企业的运作效率,降低成本费用,增加企业价值。
3.存货的规划
存货的规划是控制存货水平,降低资金占用,使存货效益和成本达到最优化的存货事前控制方法。做好存货规划,首先应制定经济订货规划,确定好经济订货批量和再订货点,及时补货,避免缺货。
其次,要确定存货资金的占用额。通常可以采用以下三种方法:一是根据各种存货平均每天的周转额和其资金的周转日数来确定存货资金数额的周转期法。二是以上年度存货资金占用额为基础,分析计划年度各项变动因素,加以调整后确定资金数额的因素分析法。三是根据存货资金与有关因素的比例关系来确定资金数额的比例法。
建立健全合理有效的存货管理制度不仅有助于防止存货业务的错误记录和舞弊行为的发生,还能使企业加强成本控制,实施低成本战略,促进企业生产经营持续稳步发展,并最终实现以效益为中心,向管理要效益的目的,是企业实现经营目标的重要保证。
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