暂付款管理浅议

来源:用户上传      作者: 张莎莎

　　摘要：暂付款的有效管理是保障高校正常业务往来及资金顺利运行的必要条件，然而相关制度的不完善导致了高校暂付款在管理及核算上仍然存在问题。文章对高校暂付款提出了完善制度、控制额度、强化观念、定期催报等方面的建议。
　　关键词：暂付款；必要性；管理现状；优化管理
　　
　　高校暂付款是指高等学校暂时垫付给其他有关单位或个人的各种款项，主要包括：暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款，在不具备报销列支条件情况下（如材料、设备尚未验收，发票单据不完整等）支付给其他合作单位的设备款、测试款等。按照最终的借出形式，暂付款可划分为现金（包括现金支票）借款和转账支票借款。
　　
　　一、高校暂付款管理必要性
　　
　　第一，增强会计信息可靠性的要求。依据相关会计准则，高校暂付款属于流动资产范畴，从理论上说可在一个会计年度之内转化为高校的各种支出。如果暂付款年末没有及时核销，会计报表则会虚减年度事业支出，同时造成事业结余的虚增。待以后年度核销时，又会导致核销当年事业支出的虚增和事业结余的减少，金额较大甚至会出现事业结余出现负数的情况。严重影响影响了会计信息的可靠性与财务分析工作的正常开展。
　　第二，提高资金使用效率的需要。高校为了开展教学科研任务，财务支持是必不可少的条件之一。然而，学校的资金总量是有限的，甚至是紧缺的。暂付款作为学校进行业务往来、资金流畅运行的一个必不可少的环节，近些年来，在高校资金中占据相当大的比例。如果不对其进行有效地管理，则会引起资金的积压、分散和损失，最终影响整个学校资金的正常运转，降低资金使用效率。
　　
　　二、高校暂付款管理现状
　　
　　第一，财务审批制度不够健全。暂付款在借出时，必须要有相应部门财务负责人的签字。但是就实际情况来看，这仅仅是一个形式上的规定，负责人在签字时基本上没有进行相应的财务审批，从而导致在办理相应冲账手续时往往会出现有些支出已经超出了项目经费的预算范围，甚至是超出了学校规定的报销范围的情况。
　　第二，暂付款的金额较大，账龄较长。暂付款账面数逐年上升，且账龄较长，是高校财务中的普遍现象。学校在进行大型固定资产采购或是重大课题的科研经费转拨时，对方单位出于谨慎考虑，往往需要学校通过预付款项的形式，待绝大部分资金转入对方账户后才能开具相应的发票予以冲账。借款经办人员因为财务意识淡薄，在办理完相应经济业务往来之后，往往会疏忽财务冲账这一环节，甚至经办人已经离开了学校，仍未报销结账，长期挂账造成资金的积压。部分暂付款因为经办人员不清，造成责任人缺失，需经再三调查才得以解决。
　　第三，注重核算，缺少财务分析。多数高校仍属于传统的“报账型”会计，财务人员忙于具体的报账工作，缺少对暂付款进行定期的清理、汇总与分析，无法及时催报，导致了大量暂付款的积压。
　　
　　三、优化暂付款管理的几点思考
　　
　　第一，强化制度建设。通过制度建设，严格按照财务预算，从源头上规范暂付款的审批、使用、报销流程，明确经办人、审批人的相关责任。尤其要注意审核暂付款的借出形式，除差旅、备用金及小额的经济业务往来可采用现金借款外，一律采用汇款或支票形式，直接将资金转到对方单位账户。坚持对一事一借的原则，在还款与借款性质不同的情况下，不予以报销。
　　第二，严格控制差旅借款、备用金借款的发生额。由于现金的个人支配性较大，容易挪作它用，必须严格控制此类借款总额。财务管理部门应根据历史数据及项目的实际情况，以课题组为单位，制定借款额度，一旦未还清的暂付款超出借款上限将无法再办理借款。当年发生的现金借款原则上年底之前应全部冲清，由于客观原因无法及时冲账，应当在第二年年初重新办理暂付款手续。
　　第三，强化借款人的及时还款意识。借款经办人往往认为暂付款清理是财务部门的工作，与本人无关，这给暂付款清理工作带来一定负面影响。各部门的有关领导应对此项工作给予足够的重视，安排专人逐笔进行清理，督促相关业务经办人及时冲账。
　　第四，经常催报，定期清理。财务管理部门每月向各部门及其领导发一次暂付款情况通报及催报通知，把暂付款催账清理工作列入工作日程中，防止长期挂账的现象。对于经过多次催报仍未能解决的情况，可以适当采取
　　暂扣经办人工资，冻结相应经费等强制性措施。
　　
　　参考文献：
　　1、南京大学财务处.南京大学暂付款管理条例[S].
　　2、隆梅.高校应收及暂付款管理刍议[J].成都电子机械高等专科学校学报,2009(1).
　　3、张春丽.加强高校暂付款管理[J].中国管理信息化综合版,2009(1).
　　4、姜云菊.浅谈如何加强高校暂付款的管理[J].中国会计论坛,2007(11).
　　（作者单位：南京大学财务处）

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