如何做好办公室行政事务工作

来源:用户上传      作者:

　　摘要：办公室人员在现代管理中起着参与政务、管理事务的作用。办事人员必须具备强烈的责任感和使命感,具有良好的思想文化和职业道德素养,才能真正提高工作的质量和水平。
　　关键词：办公室素质；职责；工作任务；意识；
　　中图分类号： C931 文献标识码： A 文章编号：
　　 办公室是“参谋部”，是领导的左右手，各级领导高度重视办公室工作，切实帮助解决工作中的具体问题，努力创造良好的工作生活环境。办公室这支队伍长期处于党政综合部门和领导身边工作，接触的情况多，面临的矛盾多，经受的锻炼和考验的机会多，具有政治强，业务精，作风好的优势，各级领导要高度信任，放手使用。办公室是专为本机关、本单位领导工作直接服务，承上启下，协调左右的综合办事机构，是上情下达，下情上报的枢纽，它代表着机关的形象，具有举足轻重的地位。随着社会变革和市场经济的发展，办公室工作的地位和作用日益重要，任务逾加繁重，要求也越来越高，决不是仅限于文件转转发发，来人接待接待等此类琐碎工作，作为办公室的每一项职能工作成为各级领导了解情况、把握趋势、制度计划、科学决策、推动工作的重要手段。做好办公室的各项工作，对于确保各级领导的正确决策，提高办事效率，推动事业发展，具有十分重要的意义。本文就围绕如何做好办公室工作、提高办公室效率，促进机关单位高效运转作了分析，并提出一些粗浅的对策和建议。
　　一、办公室人员应具备的素质
　　1、强化理论学习，提高自身综合素质；
　　随着社会不断进步，知识的不断更新，这就要求办公室工作人员要不断地加强理论学习，坚持长期充电，不断更新知识，用丰富的理论知识来武装自己的头脑，适应本职工作的需要。
　　2、树立“四种”意识，提高办公室工作水平（1）树立全局意识；
　　讲全局是一个单位的利益必须服从全局利益，个人利益必须服从全局利益；
　　（2）树立服务意识；
　　办公室的工作就是“服务”，办公室工作业绩最终体现在“服务”质量上。
　　（3）树立责任意识；
　　办公室工作头绪繁多，事无巨细，每个人都要有要有高度的事业心，责任感；有实事求是的思想作风和迅速、准确、细致、严密的工作作风；能同领导和同志建良好的关系，有严格的保密意识，能遵守保密纪律，传阅文件不随便扩大范围， 对职责以外的问题不随便答复，对领导批复的保密内容和没有公开的谈话，不随便向外泄露；（4）村立创新意识；
　　要增强创新意识，必须坚持尊重客观、实事求是的态度，坚持深入基层调查研究，对本单位和本部门存在的问题有足够的认识，深刻的理解，作出全面客观的分析。3、增强“三种能力”提高办公室工作效率
　　（1）增强胜任本职工作的能力；首先要有较强的文字表达能力，文风尽量做到篇幅简短、文笔朴实；其次要具有口头表达能力，做到语言规范，重点突出，言简意赅；第三，要具备较强的办事能力，办公室办事范围很广泛，要把屋轻重缓急，养成简洁、干练、及时、准确的办事风格。
　　（2）增强综合协调能力；办公室是综合部门，具有统筹全局、协调各方面的职能。坚持寓谋于言语，寓谋于会，把综合协调渗透到政务服务的各个环节。
　　（3）增强开拓创新能力；办公室人员要实事求是，做到不唯书，不唯上，不唯已，只唯实，在想问题、办事情时，坚持从实际出发，察实情，说实话，办实事，求实效，以务实的工作举措追求落实的效果。
　　二、办公室人员的工作职责
　　办公室人员的工作职责总来说的两大项：一是办事，二是办文。这也是办事员应具备的两种能力。“办事”内容主要包括：领导批件的承办、催办；根据领导意见，编排领导的活动日程，并做好活动日志；按照领导的授权，做好协调工作；做好会议的安排和服务工作；做好来信处理和来访接待工作；做好值班工作并记好电话记录；做好各项管理工作，包括人事管理、财务管理、后勤管理、档案管理、保密管理和安全管理等。“办文”内容主要包括：文件制作，包括撰稿、打印、校对、装订、用印、登记；文件收发，包括收文，发文，登记；文件传递，包括传阅，递阅；向领导提供信息，包括信息的收集、整理、印发；记录、整理、印发领导的讲话。
　　三、办好领导交办的工作任务
　　作为秘书，完成领导交办的工作任务是自己首要的职责，因为秘书的工作性质就是领导的参谋和助手，对待领导交办的工作任务没有选择的余地。而领导交办的工作大多数具有时间紧、要求高、综合性强等特点。因此，秘书独立完成领导交办的各项任务就显得非常必要。一般说来，秘书独立完成任务，要做到： 1、保密 各级秘书人员经常接触领导同志和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，如果不注意，一旦泄露，会危害党和国家的安全，给我国的经济建设和政治稳定造成损失。因此注意保密是秘书人员工作中必须遵循的一条原则。不论时间多么紧张，工作多么繁忙也时刻不能忘记这一条。秘书人员要保守秘密，必须管住自己的"嘴"和"手"，管住"嘴"就是知密不泄密，管住"手"就是保证经手文件、资料的安全。 2、准确 秘书的工作同领导的工作有很大的联系，从一定程度上说秘书工作的准确性，在相当大程度上影响着领导工作的准确性，因此，秘书在完成上级交办的工作时，必须强调准确性，否则工作再苦、再累也失去了意义。对秘书工作准确性的要求，简单地说就是：办事要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。去做任何上级交办的工作时，都要态度认真、作风细致、实事求是，以达到工作准确的标准。 3、迅速 "迅速"就是要求秘书的工作及时、高效，对于这一条，秘书的工作比机关其他行业的工作特点体现得更为明显。因为秘书去完成领导交办的工作任务时，其实就表示领导工作已经在运转，从这个意义上讲，秘书工作就是领导工作的一个组成部分。而领导工作又是影响全局的工作。因此，秘书工作的延误，就会给领导工作带来被动，造成的影响也是全局性的。对于这一点从事秘书工作的同志一定要有清醒的认识，把增强时间观念和提高工作效率作为自己工作中努力的方向。 上述作法也是秘书独立完成工作任务的基本要求，但要达到这个要求，需要秘书有较高的素质来保证，否则就会变成空话。
　　四、办事要强化五种意识
　　1、自我意识
　　自我意识是指对自身和所处的环境关系的认识和感受，它是办事人员现代意识的内容之一。在改革开放的今天，一方面受开发环境的影响，应具有较强的主动性和能动性；另一方面，这些办事人员多半受过较高层次的教育，他们更应有思考的独立性，如果没有自我意意，他们何言“参与政务”？又何言“管理事务”？，因此，做为一个办事人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图。
　　2、信息意识
　　当今时代是一个信息时代，增强信息意识是办事人员提高工作效率的重要保证。
　　3、超前意识
　　超前意识是办事人员在领导决策之前的思维活动和心理感受，它受自身素质、思维方式和对情况、资料的熟悉、占有、掌握程度及信息敏感度等因素的影响。办事人员科学、准确的超前意识，可以对领导决策发挥积极的推动作用；反之，则有可能影响领导决策的正确性。
　　4、创新意识
　　在新形势下，要发挥办事人员的创造性，就要发挥他们的主观能动性，大胆地让他们出点子、想方法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手。
　　5、责任意识
　　办事人员的工作态度和工作质量的好坏，在一定程序上直接影响着一个单位的作风建设，只有树立较强的责任意识，办事人员才能随时随地注意维护单位形象和声誉，才能做到工作认真，态度端正，处理果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文件和道德修养，才能真正提高办事工作的质量和水平。
　　参考文献：
　　[1] 罗京.转变观念 提高素质 做好新形势下的办公室工作[J].办公室业务.2008,3.
　　[2] 王文军.做好办公室工作的几点体会[J].铁道文秘档.2009,4.
　　[3] 冯梦令.正确处理五个方面的关系[J].铁道文秘档.2010,4.
　　[4] 宋津方.新时期如何做好办公室行政管理工作[J].品牌.2011,6.

转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-4601357.htm