煤炭行业档案综合管理必要性的思考

来源:用户上传      作者: 王鹤

　　[关键词]档案；综合管理；信息服务
　　
　　 档案是一门科学，是机关、企事业单位和某些个人在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料（包括图纸、音像等）。综合看，所有档案的定义中都具有三个要素：一是说明档案的来源――形成者；二是档案具备查考和利用的经济价值；三是档案的载体和形式的多样性。
　　档案的来源涉及各个部门：文书档案来自党、政、工、团，科技档案来源于设计、科研等部门，会计档案由财务、供销等部门提供。
　　档案工作确切地说是档案管理工作，属于国家科学文化事业的组成部分。档案是一种独立的专业。但是这种管理工作，不只是对现成物件的一种保管，而是有一套科学的管理系统和技术方法。比如，从档案的收集、整理、价值的鉴定，提供利用和编研工作一直到保管和统计等。它是一门专业性很强的科学。由于档案工作是一项具有管理性和科学性的工作，因此，要求从事这方面工作的人员必须具备一定的科学知识，煤炭行业档案管理人员要不断提高自身素质：一是学习新形势、新要求、新政策，练好基本功。二是学习和掌握档案学的知识，具备档案管理的理论与技能。三是学习和掌握有关历史知识和部门专业知识，尤其要具备识别、研究与系统地管理的科学文化知识。四是学习和掌握档案管理的现代化知识和技能以及适用于档案管理的各种方法和管理手段所要求的基本知识。以求适应对档案工作的需要。
　　档案工作具有很强的服务性，它的服务性是档案工作赖以存在和发展的基本因素。当前在我省煤炭体制改革过程中，这种服务性表现尤其明显。不断提高和完善档案管理工作水平是因为档案工作的目的是为了更好地适应社会各界的利用、查考要求，为社会各项工作准备资料，当好各项工作的参谋和助手。档案工作能以其自身的特性为社会各界服好务，这是档案工作的光荣职责，更说明它是一项不可缺少的重要工作。 明确了档案工作的性质和意义，我们才能认识到档案管理的必要，以我接触到的机关档案管理工作来说，它是个综合性的工作。尤其是综合管理后，不仅服务面广，而且对象多而杂，涉及各层工程技术人员和各级各类行政人员。
　　作为向企业提供信息服务的档案部门，企业经营机制的转换无疑会引起档案体制的重大变革。
　　我国以往的煤炭行业组织都是以主管局以行政领导方式形成，彼此缺乏体现市场经济内在要求的利益关系，“小而全、大而全”，很难达到社会化所提出的分工的要求，建立大型企业集团，促进企业结构调整，推进生产诸要素合理流动，形成群体优势和综合功能，是目前煤炭行业政策的必然发展取向。
　　以煤炭龙头产品为主导，以资产为联系纽带，以跨区域企业组合为组织形式的企业集团这一新型经济组织形式的出现，使现行档案体制在两个方面表现出不相适应。第一，多层次大规模横跨区域企业集团的运作需要大型、高效的企业集团档案信息中心或企业档案馆，以便迅速、准确地为企业经营决策服务。而目前企业档案管理仍呈现分散性、部门性，很难满足企业集团跨行业多专业对档案信息的需求。我省龙煤控股集团的四个分公司分别分布四个城市；省煤管局是以档案室的形式存在；省地煤（集团）总公司及各权属单位也是以档案室形式存在。第二，多层次，跨区域的企业集团受不同区域档案行政管理部门的指导、检查，其地方上要求的不一致性难以统一标准，难以实现档案信息的合理流动，形成群体优势。如鸡煤集团档案馆受鸡西市档案局业务领导等。
　　适应企业集团化发展的档案工作，就是要以解决上述矛盾为目的，加快改革，对大企业、贸工农一体化企业及大型项目，要组建集团性质的档案信息中心，并且进行计算机联网。这种跨区域、跨部门、多专业的新型企业集团中心档案馆，承揽全集团成员企业的档案业务咨询，各类档案信息资料的收集、整理、储存、处理和提供利用，使各成员企业得到“档案资源共享的权益”。视力量而行，还可承担有关技术建设、经营项目的可行研究、技术业务咨询和编《年鉴》的任务等，既统一管理集团的档案，创造经济效益，又具备一定的档案行政管理职能，形成企业集团的档案管理中心和开发利用中心，并据以改善档案宏观调控功能，更加有效地为企业决策服务，同时要求档案行政管理部门加快档案标准化、规模化、统一化的步伐，使不同区域的档案行政管理部门的业务要求更趋一致。使煤炭行档案资源发挥更大的社会经济效益。□ （编辑/刘佳）

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