试论企业情报管理及创新途径

来源:用户上传      作者: 董慕生

　　 [摘要] 本文分析了知识经济时代企业经济科技情报管理工作的特点，着重从观念创新、机制创新、管理创新、技术创新、服务创新、文献资源开发创新等方面阐述了经济科技情报管理发展创新的举措。
　　[关键词] 企业图书馆；知识管理；创新；途径
　　[中图分类号] Ｆ２７０[文献标识码] Ａ[文章编号] １００６－５０２４(２００６)０８－００４９－０３
　　[作者简介] 董慕生，南昌大学信息工程学院副研究馆员，研究方向为图书情报。 （江西 南昌 ３３００２９）
　　
　　２１世纪是社会信息化世纪，科学飞速发展，技术日益更新，随时获取和充分利用新的情报信息，是信息时代企业生存和发展的需要。作为企业文献信息中心的经济科技情报部门，必须适应时代发展，创新知识管理，优化数字图书资源的配制，进行高效率信息传递与知识服务，以便从思想上、组织上、工作流程上进行企业的竞争情报管理。没有创新就没有发展，知识管理的创新是经济科技情报部门可持续发展的关键，也是企业提高情报竞争力的关键。
　　
　　一、观念创新
　　
　　知识管理是管理领域的新生事物，目前国内尚无统一而严谨的定义。美国的卡尔・斐拉保罗认为，知识管理是为实现显性知识和隐性知识共享提供的新途经；Ｄａｎｉｅｌ Ｅ． Ｏ’Ｌｅａｒｙ认为，知识管理是将组织可得到的各种来源的信息转化为知识，并将知识与人联系起来的过程。所谓显性知识，是指以文字、图像、符号表述，以印刷或电子方式记载，可供人们交流、存储、传播和复制的知识；所谓隐性知识，是指依附在人的大脑或手工技能中，由认知、情感、信仰、经验和技能五个要素共同组成，通过行动表现出来。
　　传统的管理，是以物为中心的刚性管理，隐性知识没有引起人们的足够重视。随着知识经济的兴起，信息技术时代向知识生态时代演进，隐性知识被充分发掘和利用，信息成为知识创新的原料，信息技术是知识管理和创新的工具。与传统管理不同的知识管理是以人为中心的柔性管理。它继承和发展了人本管理思想，结合知识经济这一新的经济形态予以创新，以发挥人力资源的创造性为目标，其核心就是要创造一种隐性知识与显性知识互动的机制和平台，把隐性知识转化成人们可以共享的知识。
　　经济科技情报管理就是对显性知识和隐性知识的搜集、整理、存储、使用，并使其充分发挥作用的过程。它体现在对显性知识的序化，即建立知识库；对隐性知识的发掘，即建立人才库；走知识服务之路三个层面。前两者是实施知识管理的必备条件，后者是实施知识管理的目的。
　　
　　二、机制创新
　　
　　１．创建以人为本的机制，充分调动员工的能动性和创造性
　　人才是经济科技情报事业之本，也是经济科技情报改革成败的关键。长期以来，由于经济科技情报在企业内不被重视，其人员的文化水平和业务素质参差不齐，工作人员学习深造机会少，待遇很低，很难引进高水平人才。在知识管理中要重视人力资源的管理，尤其应以培养知识型员工为核心。面对知识经济的挑战和目前新的信息技术时代的要求，必须对员工进行终身教育，改善人力资源的知识结构，以此提高员工的科技知识水平、获取知识和创新知识的能力，从而充分发挥员工的智慧潜力，使经济科技情报管理成功地达到人尽其才、物尽其用。首先，要营造宽松的环境，使每个员工自觉地不断学习，进行内在的知识积累，并在此基础上实现潜力的外化，自主地发挥自身的能动性与创造性；其次，应鼓励和资助员工在职学习和攻读学位，学成后为企业效力、拓展新任务，并适时引进优秀人才；第三，经常组织学术科研活动，推动员工学习最新科学知识，了解最新学术动态，尤其是必须学习本企业重点产品所属领域的科技文化知识；第四，建立和开发与隐性知识相配套的知识共享报酬和刺激机制，重奖贡献突出者，挖掘和发挥员工的潜在能力。
　　
　　２．完善用人机制和分配制度，吸引高层次人才
　　以往经济科技情报部门因用人机制和竞争机制不健全，高层次人才流失较多。只有营造和优化人才培养、使用环境，为高层次人才提供施展才能的用武之地，才能保证企业的可持续发展。对于经济科技情报部门工作人员，不可“只以职称论英雄”，应按专业与非专业、工作能力大与小建立竞争机制，进行分工定岗，以责定岗，以岗定人，按岗考核定级取酬。对在知识创新管理中有突出贡献者，如专题数据库开发及利用者、网上资源建设者、文献检索课教学者、优秀导读员等，都应给予相应的高报酬。
　　
　　３．建立知识共享机制，设立知识主管，培养情报部门创新能力与集体创造力
　　知识管理要求员工共同分享他们所拥有知识，并要求对此给予鼓励，对具有不断创新和创造新的有用知识的能力的馆员，应建立激励机制予以奖励。实施知识管理还必须建立知识共享的机制，通过改善员工行为和培养创造力来实施潜在知识的共享。
　　知识主管则是经理的助手，其主要职责有：(１)了解经济科技的前沿动态，了解企业的信息需求；(２)是沟通本部门上下及其他有关部门的桥梁，能够建立和造就促进学习、积累知识和信息共享的环境，并为企业发展作贡献；(３)监督保证知识库的质量、深度风格，并与企业发展相一致，其中包括信息的更新与构建等；(４)保证知识库设施的正常运行；(５)加强知识集成，产生新的知识，促进知识的正常运行。
　　
　　三、管理创新
　　
　　知识管理是信息资源管理的高级阶段，更注重对知识和信息的快速获取，而在网络环境下，知识更新的速度惊人。企业经济科技情报创新知识管理就是对知识的生产、传播、应用及其相关机构和组织所构成的网络系统的管理，是用新思想、新技术、新方法对馆内、外各类资本进行选择、整合、开发和使用，快速获取和综合利用本企业所需的各类知识是企业经济科技情报部门生存与发展的灵魂。
　　
　　１．关于显性知识的管理
　　企业经济科技情报人员的职能正从传统的馆藏维护和经济科技情报管理向传递、检索和经营本单位之外的知识信息发展，以实现对显性知识的科学管理。
　　（１）知识整合。要做到“馆藏资源数字化”和“社会资源馆藏化”。前者是将本部门已入藏的非电子化文献数字化，包括书目数据库建设、特色数据库建设、信息系统建设和各种载体文献全文数字化。要对网络信息资源进行组织，使之有序化，最终形成知识库，根据用户的实际需求，为用户提供最直接、最高效率的知识信息服务。知识整合就是运用知识管理的理念和知识管理的工具对这两方面的资源进行合理配制，开展特色数字资源和网络虚拟资源建设，帮助用户方便、快速地利用文献信息资源；同时加强本馆富有特色的数字化文献信息资源开发，建立富有本馆特色的数字经济科技情报部门，以求长远发展。
　　（２）知识共享。通过多个企业间的协同发展，形成一个互为补充、互为利用、互为推动的文献信息资源保障体系，并提供网上文献信息服务，文献信息网络才能充分发挥作用。在知识的存贮和传播上，可以利用大型数据库技术、新型检索技术、智能代理、搜索引擎以及网络技术，保证知识的充分共享。同时可利用专门分析工具与反馈系统，实现知识寻求者和知识提供者、知识寻求者和知识源之间的交流，使信息资源得到及时匹配和传递。例如，在网络环境中建立联机编目和检索，联机数据加工和网上馆际互借系统等，就是知识共享的有力举措。
　　
　　２．关于隐性知识的管理
　　隐性知识是存在于人脑中的知识，对隐性知识的管理，主要是挖掘企业员工潜在知识功能，使员工由管理图书向管理知识转化。人是知识管理的核心，经济科技情报部门人力资源管理必须高度重视人才的开发和合理使用，要树立人才第一的观念，运用权变管理方式加强对不同员工的管理。

　　
　　四、技术创新
　　
　　知识创新是知识经济的原动力，是知识管理的灵魂。现代信息技术是知识管理创新的有力工具。企业经济科技情报部门必须首先在技术上取得突破进展，建立起支撑知识管理的技术设施和信息构建平台，包括因特网、存储结构、数据管理系统、数据收集加工技术、传播技术、通信技术、共享技术、联机分析与处理技术、多元分析技术等。经济科技情报部门应能将计算机技术与信息技术有效地结合起来，通过采用信息需求分析、知识组织、元数据构建、图形设计、信息检索技术、界面结构设计等技术手段，将信息构建应用于不同的领域，这不仅是实现知识信息交流与共享的捷径，同时也是解决知识产权保护问题的有效方法。可以通过对需要进行保护的知识产品，采用信息技术授予各种用户不同的访问权限，以达到既方便用户合理使用，又保护知识产品拥有正当权益的目的。
　　
　　五、服务创新
　　
　　经济科技情报部门引进知识管理的目的是实现知识的价值和服务的价值，不论是对显性知识的管理还是对隐性知识的管理，都是为了以知识为内涵，以服务为中心，走知识服务之路，而知识服务是一种面向知识创新、知识传播与知识应用的服务方式。
　　
　　１．在服务内容上，知识服务是以用户为中心，将用户需求始终摆在第一位
　　用户需求包括用户需求的确定和需求的满足，前者依靠以经济科技情报部门专门建立的调研部门为主体和以多渠道信息反馈为支持的需求感应与反馈系统，后者则依靠企业的人力资源调配、信息提供平台、信息传播手段等相互协作的行为保障与实现系统。知识服务的提供必须以用户的需求为基础，服务的一切内容和手段都必须以用户满意为目标，它要达到的目的不是“我是否提供了您需要的信息”，而是“是否通过我的服务解决了您的问题”。知识服务强调利用图书馆员自身的知识和能力，借助于馆藏，对馆藏信息进行加工，形成新的具有独特价值的知识产品，来解决用户所需要解决的问题。如各企业经济科技情报部门可根据本企业重点产品技术领域建设情况，自建各个重点领域数据库，为生产与科研服务。
　　
　　２．在服务方式上，知识服务是基于内容的专业化的垂直服务
　　传统的信息服务是在图书馆内，利用馆藏文献资源，为读者和用户提供一种基于形式上“可接近性”的参考咨询服务。企业经济科技情报部门必须数字化，知识服务是以传统图书馆的知识服务为起点，综合利用多种信息技术、网络技术为用户提供网络化、数字化的知识与价值的过程。它包括数字参考咨询服务，基于网络的个性化信息定制导航服务，信息评价、知识创新与知识共享服务等，完善知识转移平台。知识服务将贯穿于用户解决问题的始终，是深化信息服务内容的层次、挖掘用户潜在的需求、有针对性地给予个性化服务，从根本上转变传统文献服务多面向信息线索仅提供参考性内容的工作惯例，更多地面向具体内容，直接提供原始文献信息，提高服务效率与效益。
　　
　　３．在服务态度上，知识服务具有开放性、主动性和特色性
　　经济科技情报部门的员工应是对学科专业和参考咨询工作都有专长的人士，直接参与用户的研究过程，根据用户的需求，动态地、连续地提供服务，应是“网上信息员”、“网上导航员”。要做到：(１)主动向企业管理者、工程师和技术人员提供特色服务，如定期向教师提供有关专题信息资料及学科的发展、变化等信息，为教学和科研提供信息导航。(２)为重点科研项目提供重点服务，如馆员主动与承担重点产品开发和科研项目的工程师、技术员合作，深入了解他们的需求，拓展主动服务的项目，主动为他们所需的信息进行跟踪服务。这是高层次的信息服务，应能为科研教师提供有价值的学术论文及成果报告，力争更多的文献信息资源转化为信息产品，取得良好的经济效益和社会效益。(３)为学科带头人提供特别服务，如提供口头咨询、电话咨询、２４小时借阅方式等服务项目，并通过企业网、教育网、因特网，随时提供联机检索服务。
　　
　　六、文献资源开发创新
　　
　　知识经济时代，知识资本化成为企业普遍关注的问题。关于客户、竞争对手、竞争环境、技术发展、新产品思想、新业务流程等知识，被认为是关键的“资本”。企业经济科技情报部门必须能为本企业提供竞争情报，建立整合企业内、外部知识的平台，既包括技术发展、新产品思想、新业务流程的知识，也包括企业外部竞争对手的销售方法、经销渠道、培训计划、产品差异性、定价方法和趋势、特定的未来策略等信息。
　　创造和传播知识是知识管理创新的重要手段。企业经济科技情报部门既拥有多年积累的丰富文献信息资源，又有由总设计师、高级工程师、工程师、技术员和技术工人所组成的高素质、高水平的用户群体，文献资源与人力资源都占优势。其员工应更新观念，树立创新意识。要尽快改变封闭、静态的信息资源的存储和收藏方式，把经济科技情报部门建成开放的、动态的信息服务系统，加大对文献资源开发利用力度。要走协作之路，利用网络建立文献资源保障系统，与其他高校联网，开展电子邮件服务，网上馆际互借服务，充分共享文献信息资源，并尽可能为社会提供有偿的高水平信息服务。面对优秀的用户群，要经常征求意见，了解用户需求，利用他们潜在的智力资源，对经济科技情报部门知识管理进行评估，为他们提供信息资源指南，拓宽主动服务项目。
　　
　　参考文献：
　　[１]文榕生．文献情报部门如何改革创新[Ｊ]．科学新闻，２００１，(１８)．
　　[２]姜永常．再论图书馆的知识管理及其实施策略[Ｊ]．图书馆，２００１，(１)．
　　[３]汤珊红．新世纪图书馆知识管理的特征、内容及相应的实现技术[Ｊ]．现代图书情报技术，２０００，(５)．
　　[４]王文哲．试析知识管理对信息资源管理的影响 [Ｊ]．情报资料工作，２００４，(６)．
　　[责任编辑：徐国庆]

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