港口工程项目采办管理风险评估与控制
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作者: 孙言茂 周宝勇 王刚
分别针对采办管理中风险分成成本、供货期、质量三大风险采用事故树法分别进行了分析，并针对重要风险源提出了有效的控制措施。
对于一个大型工程项目来说，采办涉及巨大金额，需要具备多方面专业技能人员相互密切协作。采办工作能否有效地进行不仅会影响项目成本，而且还会影响到项目预期效益的充分发挥。因此对港口工程采办管理过程进行风险分析、评估与控制是十分必要。
采办风险评估
针对港口工程项目采办风险管理中涉及的敏感问题，可将港口工程采办管理风险分为三大类，包括成本超预算、供货期延误和质量问题。下面针对各方面开展相关调研和资料的搜集，并采用事故树法对风险源进行分析。
1.造成成本超预算的原因
成本预算偏低。在采购初期预算成本时出现错误，以至于在预算的成本条件下根本无法完成采办任务。项目中产生这个问题有两种可能情况：一是预算人员一人多项目问题比较突出精力大大分散，导致预算失误；二是首次进行独立采办，缺乏经验。
采购价格偏高。有四种情况：一是供应商选择面太窄导致价格偏高；二是采办环境，即国内采办还是国外采办；三是采办过程中出现暗箱操作；四是采办方式选择不当。
其他费用超预算。有四种可能情况：一是相关手续费用等上涨；二是日常行政运作经营费用超支；三是对突发事件处理如紧急采办等费用超支；四是汇率波动导致相应成本超预算。
来料供应周期过长：供应商方面供货不够及时，周期过长可能影响固定资本及流动资本的使用。同时一些设备不能及时到货还将影响一系列后续工作的操作，无形中又增加了项目的运作成本。
余料循环使用力度不够。项目由于来料不及时，经常借用其他项目的材料，会导致大量余料的产生。
由于已购货物不合格导致退货或重新购买导致成本追加。由于供应商或公司方的疏漏，导致购得的货物不合格，或者不适应工程的要求，则需退货重购。
由于对初始设计的修改导致的成本增加：在实际工程中由于设计变动的需要，某一些材料需在计划外购得，也将导致成本超预算。
对国家招投标项目所需费用无法预计和控制：对于国家招投标项目在进行之前无法对相关费用进行预算，属于不可控因素，有可能会引起成本超预算。
对质量不过关的设备进行整改导致成本增加，来料迟滞导致更改施工计划引发的成本增加。由供货期延误导致施工计划的更改，人员安排，时间安排，及其所引起的资金方面的安排均有相应变化，就会影响成本。
其他因素。如采办相应信息不流通；部分原料库存周期过长；采办相应手续未能及时完成导致货物在外停滞费；厂家服务尤其是国外供应商超限期收费较高；因偶然因素（如疾病）的出现，会引起成本增加。
2.对于引起供货期延误的具体因素
采办人力物力资源高度紧张。这是项目存在的比较突出的问题，一是一人多项目现象比较严重；二是通讯不够，相关人员缺乏沟通，如供应商与采办人员以及采办人员之间不能及时沟通。
采办需求和进度计划不合理。采办需求不明确，采办计划制定出现纰漏，将导致采办过程费时，费力，以至延误供货期。同时，一些该采办的原材料没有采办或数量不足，将严重影响以后的施工进度。
采办人员的积极性不高。采办人员人浮于事，不积极，不主动，采办过程就可能因此而拖沓，也可能导致供货期延误。影响采办人员积极性的原因可能有：一是采办人员权责不明；二是采办奖惩制度力度不够；三是采办人员间缺乏沟通，工作脱节。
采办人员的经验不足。采办人员刚开始工作，或公司采取以往没有采取过的采办方式，采办环境选择不当及采办制度设置不够合理。
公司内部运输不到位。供应商如期送货，但公司内部运输不到位，送来的货无法及时库存，或仓内的货无法及时运抵现场，都是影响供货期的一个重要因素。
仓储管理混乱、堆放场地不足。由于场地的限制，供应商送到的货无法安全存放，或者因为仓储管理混乱，货物存放安排混乱，可能导致无法及时取货，从而影响工期。招投标过程耗时过长。在项目中主要有三种原因：一是业主评标速度慢且意见不一致；二是招投标过程牵涉人员及部门过多；三是招投标步骤过于繁琐，相关人员缺乏沟通。另外对有些境外采购的项目需要国家集体招投标，这些项目的采购时间是无法控制的。
采购合同出现纰漏。对于重要的或者是距离较远的如境外采购，因沟通上比较麻烦，在制定合同上更需仔细，最好能写清有关供应商导致供货期延误情况的处理。
后期文件制作和审批太慢。在采购过程中，后期文件的制作和审批若不及时，不迅速，也有可能影响供货期。
其他。如采办相应手续未能及时完成、国际形势和疾病蔓延的影响，另外还包括运输过程中不可抗力的影响。
3.质量出现问题的可能原因
供应商产品质量不合格。供应商为求中标以次充好和计图纸修改后供应商达不到相应要求，但采购合同中有关质量条款规定不够明确的风险出现机会较小。
运输装卸过程中出现损坏。在供应商送货途中或者货物入港装卸过程中由于人为原因可能引起质量问题。
质检过程太过主观。在质量检查过程中没有一套完整详尽的检验标准。
质检人员工作马虎疏漏。质量检查人员工作不仔细，不负责，检查过程中对质量不好的货物忽视，直接引起质量出现问题。
厂家后续服务不到位。厂家所提供的后续服务不能很好的到位，包括产品质量保证、维修保证等等。
项目初期技术性文档编制失误。一是最初图纸设计不合理或相应计算有误差；二是修改设计未能及时通知有关部门。无论是哪一项都将影响货物的质量。
采办人员相关专业知识欠缺。采办人员因为相关的专业知识的欠缺，在操作采办项目时，对于货物的质量不能做出合适的评定，从而导致质量出现问题。
其他因素，如设计完成后未跟踪并进行有效修改；厂家应提供的相应技术性服务不到位；其他突发事件（如交通事故）导致的质量损坏。
采办风险评价
根据经验以及对经典案例的分析选取了26项对项目影响较大而且发生可能性较高的风险因素进行研究，并组织相应的专家进行风险排序，结果详见表1。
采办风险控制
根据表1的风险排序结果，我们对风险值排序前9项的风险因素，即发生概率较高，且后果比较严重的风险因素做出相应的风险控制建议。①合理分配已有人员，同时，制定完善的权责分配制度和有效的奖惩机制，以便问题发生时有人可查，有据可依。②建立科学的、分工合理的、配套成龙的招投标体系，确定一整套保证招投标有效运转的规范；同时，积极协调与业主之间的沟通。③准确预计材料需用时间与数量，防止供应中断，影响工期；避免材料存储过多，积压资金，占用堆积空间；努力使需求进度计划配合项目工程进度和资金调度；尽量留出充裕的时间让采购部门事先准备，以便选择有利时机进行采办；确立材料耗用标准，以便管理材料采购数量、成本和进度。④ 采办项目能否顺利实施，很大程度上取决于供应商的选择。针对CFD项目采办来说，建议多方收集供应信息，开发新的供应源。⑤认真研究项目的质量需求标准，制定相应的说明书；认真选择供应商，并持续监督供应商的生产、服务能力，产品质量及交付及时性等。⑥在签订采购协议时就付款采用采购方国家的货币还是供应方国家的货币做出选择，一般依本国货币定价是最保守的方法；在签订合同前，预测从当前到付款这段时间内的汇率变动情况，选定一种货币定价。⑦根据预期要达到的目标，规定任务和授权，将“因事设人”与 “依人设事”有效结合，避免人浮于事；建立合理的管理路径图和相应职位描述。
结论
对港口工程项目采办过程可能遇到的各种风险进行了辨识和风险评价，并针对项目主要风险源提出对应的风险控制措施，达到了预期的目的。研究成果可供港口工程项目采办管理人员借鉴和参考，对工程实践起到了非常好的指导作用。
（第一、三作者单位：中国港湾工程有限责任公司；第二作者单位：天津大学建筑工程学院）
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