浅谈新形势下基层国土资源档案管理工作
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国土资源档案是各级国土资源行政主管部门及所属事业单位在行政管理、土地规划、土地开发、土地利用、地籍管理、专业测绘、地质勘查、矿产管理等各项工作中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等材料，是国土资源管理活动的缩影和历史记录，是国土资源管理工作的重要组成部分，也是国家档案的重要组成部分。国土资源档案对依法管地、合理开发用地、解决土地纠纷、农村土地承包、制定土地利用总体规划及国有土地有偿使用等多方面都起到了很重要的作用，它关系千家万户，真实记录国土资源工作的历史面貌，是做好新形势下国土资源管理工作的宝贵财富。就如何加强这项工作，笔者结合工作实践提出五点建议供同仁参考：
一、领导重视、规范制度。
国土资源档案管理是一项基础性的业务工作，具有档案数量增长快、保管期限长、调用查阅次数多、管理难度大等特点，它涉及全局工作的方方面面。要做好这项工作，必须领导要高度重视这项工作，将国土资源档案管理纳入重要议事日程。必须抓好制度建设和规范管理，将其作为各科室目标管理考核的重要依据，使每位同志都知道档案的重要性，在工作过程中注意保存每份经手的材料，对日后档案齐全归档打下坚实的基础。
二、坚持统一的原则。
实现对国土资源档案工作的统一领导、统一制度、统一管理，有利于维护档案的齐全、完整、规范与安全，便于各项工作的利用。
1、统一领导。
成立国土资源档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，从普通工作人员、兼职档案员到专职档案员，形成全局的档案管理统一模式。
2、统一制度。
进一步完善档案制度建设，明确档案岗位责任制及档案管理制度，平时加强学习国土资源以及档案专业的法规条令，做到职责分明，层层把关。无论是上级文件、相关单位文件还是本局文件，都要保证文件材料的不疏漏、不散失，使国土资源档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。
3、统一管理。
国土档案是比较复杂的，根据其门类和载体形式，分为：文书档案、科技档案（含科研档案、基建档案、设备档案）、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案、专业档案（含建设用地档案、土地开发整理档案、规划利用档案、地籍管理档案、执法监察案卷档案、探矿权登记档案、采矿权证书档案、地质环境管理档案、矿产资源储量管理档案）等。各类业务档案和档案管理经常各自为政，而且每个部分的内容相比来说也是参差不齐。比如建设用地类的报批经历时间长，稍有疏忽就可能遗漏。依据基本归档范围，在平时就把应该收集归档的文件资料分类整理，可以装订成正规卷的，及时装订，防止以后翻阅或搬移时发生遗漏现象。
为了保证档案资料收集齐全、完整，档案管理人员就应首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对哪些档案资料、资料的内容、资料数量做到心中有数。对需要存档的文件建立档案收件薄，多了解库存档案，如果没有特殊情况，每年的文件类型、内容、数量是差不多的，这就保证了在文件缺失的条件下，档案管理人员可以查漏补缺，催收缺失文件。
三、利用现代化科学技术，全面提高国土资源档案管理水平。
1、现状：国土档案的数字化、信息化程度不高。
近几年，随着信息技术和办公自动化的发展，已经形成了一批电子文件，这为基层档案信息化工作打下了一定的基础。但是实际情况，电子文件的归档管理仍处于摸索研究中。过去形成的国土资源档案中大量以传统测绘方式形成的原始底图、纸质地图等纸质材料，还没有进行数字化处理。这些纸质档案要实现数字化，需要大量的扫描、储存和系统整理工作，工作量也是相当的惊人。
2、建议：在抓好档案基础工作的前提下，加强信息系统建设，着重提高档案管理的科技含量。
随着办公自动化的普及，要加快档案信息数字化建设进程，充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。如现在土地执法监察工作方面，国土资源部每年都利用卫星遥感定位，将某个区域的地貌拍摄下来，经过新旧图片的对比，标识出新增建筑，通过有无合法手续来断定，是否是违法用地，所以基层国土资源主管部门每年都会产生大量案卷与数据，如何加强与妥善保管这些资料，加快档案数字化信息系统建设就显得尤为重要；地籍工作方面，可以通过建立电子影像档案数据库，对电子影像档案进行管理和维护，通过对土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。
积极探索对电子档案管理的新办法，把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案管理的范围，并纳入档案管理部门的监督管理下。
主动引进先进的管理软件，努力学习先进的技术和经验，及时配备计算机、扫描仪、光盘刻录机等现代化办公设备，探索国土资源档案扫描、存储、管理、利用的方法。在信息系统建设的基础上，通过网络，实现国土资源系统土地利用情况的网上查询。在这方面，可以借鉴工商行政管理局工商电子档案系统，它具备档案电子化、档案管理（书式档案和电子化储存介质管理）、检索利用及业务集成、用户认证和查询收费等工作。如网上查询和认证等工作为企业提供了极大方便，有利于档案资源的充分利用，同时也提高了政府部门办事能力和效率。
四、加强队伍建设，注重提高管理者素质。
队伍建设是国土资源档案管理工作规范化、科学化的保证。国土资源管理部门要配备具有一定专业文化知识、与工作相适应的档案管理者，要加强国土资源档案管理专业人才的培养，努力提高档案管理人员的知识水平和管理能力。培养管理者全心全意为人民服务以及爱岗敬业、无私奉献的意识，培养在新形势下对国土资源档案管理工作的创新意识。
为了达到国土资源档案整理规范化的要求，对档案管理者的素质提出更高的要求，专兼职档案管理者除了掌握国土档案中会形成哪些类型的文件材料、哪些是属于有保存价值的档案以及具体的归档范围，还需要对国土档案内容做到提前了解，在工作中有的放矢，为今后建档奠定基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
同时，有要计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力学习档案管理、计算机等相关知识，提高管理者的综合能力。必要时，要科学、合理地引进一批年轻的专业技术人才来适应工作的需求。
五、妥善处理国土资源档案利用与保密工作
国土资源档案的形成是为以后利用起到查询的作用，随时为各类业务提供依据。当业务工作人员从利用档案中获得所需信息时，会更主动地向档案室交接文件材料，促使国土资源档案管理更加完善，抛弃那种“重保管、轻利用，利用有风险，保密才保险”的思想，正确处理好“利用”这项工作才能起到良性循环的作用。
根据实际情况，对不同的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。在开展国土资源档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。在利用中，根据不同利用对象的不同目的，加强重点监护，在利用者离开后，仔细检查被利用过的案卷，如发现问题要及时解决。
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