谈流程再造在信息化过程中的重要性

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　　摘要:本文通过从辽宁省烟草专卖局(公司)实施的综合监管系统的信息化实施过程,阐述了信息化和流程再造的定义,分析了两者的关系,强调了信息化过程中,流程再造之重要性,论述了基于信息化的流程再造之步骤,指出了基于信息化的流程再造过程中应注意的问题。
　　关键词:流程再造 信息化 重要性
　　
　　一、前言
　　目前,烟草行业正在全面加强工程建设、物资采购、宣传促销"三项检查"工作。辽宁省局(公司)在接受国家局重点抽查工作中,取得了优秀成绩,得到了国家局的肯定。在之前全省开展的"三项检查"自查活动中,针对出现的问题(详见作者2009年辽宁烟草第五期《从"三项检查"看采购信息化的必要性》一文),省局(公司)决定由纪检监察处牵头,由计划、法规、信息中心等部门参与,联合开发综合监管系统。目前,该系统已经基本开发完毕,在鞍山、营口、朝阳三个市局(公司)试运行。该系统得到了国家局和省局领导的高度重视和肯定。
　　在开发过程中,项目组成员经常围绕一个问题进行争论,就是在信息化过程中,是完全固化原有流程,还是对原有流程进行优化?如果需要对原有流程进行优化,改变原有部门职能权限,由谁来推动这个事情?本文拟从管理角度,讨论流程再造之必要性以及如何推动流程再造之路径。
　　二、流程再造的思想与意义
　　业务流程再造是美国著名管理大师、麻省理工学院教授迈克尔・哈默在1990年提出的一个理论。这一崭新的管理思想一经提出,就得到广泛的重视。特别是美国一些大企业实施BPR取得巨大成功之后,企业界更是把它视为获得竞争优势的重要战略,认为BPR将掀起一场工商管理革命。
　　根据哈默的定义,"业务流程再造(Business Process Reengineering,简称BPR)就是对企业的业务流程(Process)进行根本性(Fundamenta1)再思考和彻底性(Radica1)再设计,从而获得在成本、质量、服务和速度等方面业绩的戏剧性(Dramatic)改善"。它包含以下几个内涵:
　　BPR是一项战略性的企业重构系统工程,是对企业各项运作活动及其细节进行重构、设定与阐述的过程。BPR的核心是面向顾客满意度的业务流程。BPR成功的关键是要实现技术和人的有机结合,从而推进企业组织的技术性和社会性发生适应企业整体绩效改进和长远发展的改变。
　　从流程再造的发展过程来看,流程再造的意义主要体现以下两点:一是通过对企业原有业务流程的重新塑造,包括进行相应的资源结构调整和人力资源结构调整,提高企业的内部管理效率:二是企业由以职能为中心的传统形态转变为以流程为中心的新型流程导向型企业,实现企业经营方式和管理方式的转变。企业流程再造的最终目的表现为提高企业的运行效率和经济效益。
　　三、管理信息化与流程再造之间的关系
　　信息化主要指利用计算机技术和其他现代信息技术深入开发和广泛应用于各部门的信息资源,将管理工作的各个信息孤岛形成网络,从而实现管理信息化。信息化技术在企业的经营管理得到愈来愈广泛的应用,对提高企业的竞争力起到了巨大的促进作用。管理信息化是企业成功实施流程再造的重要应用手段。首先,企业通过信息技术将分散在各部门的信息资源汇集起来,实现共享,为业务流程的重新组合提供了条件。第二,利用信息系统可以解决企业信息传递问题,可以使管理者与员工进行信息传递,避免了传统方式带来的信息失真、过滤问题,节省了时间成本,提高了管理效率。第三,通过网络技术,企业能同时对不同部门的各项业务活动进行控制与协调,保证监管部门对执行部门事前、事中、事后的有效监管。第四,信息技术的应用,使企业的流程再造的范围应用于组织的任何一个业务部门。
　　企业流程再造是发挥信息技术效用的有效途径。信息技术的成功应用只有从流程再造入手,分析和重新设计原有流程,将分散在各个部门的流程整合成单一流程,删除流程中不合理的环节,尽量缩短流程的运行环节,以最大程度地提高流程运行效率,最后将优化的流程固化在信息系统中。通过信息系统,以固化的流程将企业内部业务资源集成,使其协调发挥功能,从而实现整体的工作绩效提升。流程再造和管理信息化是相辅相成的,它们之间相互制约,又相互提高,如果没有流程再造,那么管理信息化系统水平就不会高;反之,管理信息化程度高,又能促进流程的改造,提升流程运行效率,从而降低成本。
　　四、实施基于信息化建设的流程再造后为企业带来的好处
　　基于信息化建设的流程再造的本质是将先进的管理理念与的管理工具相融合,从而达到提升企业运行效率的目的,实施基于信息化建设的流程再造后为企业带来的好处表现为以下几点:
　　第一,提高企业内部信息的传递与使用效率。实施基于信息化建设的流程再造可以为企业带来高效率的信息传递,这主要表现在信息格式规范化、传递渠道固定化以及预警提醒功能,从而使信息的传递顺畅、不失真。同时,可以实现对信息的及时高效处理,对数据进行统计、分析与挖掘,为企业的经营管理提供决策支持。
　　第二,实现了对关键业务流程的优化。利用信息化手段可以实现业务流程的优化,它可以取代某些环节上的人工操作,改变流程运行的顺序,实现不同任务的集成,删除过程中不增值的活动,实现内部管理更加规范。
　　第三, 提高了企业的管理效率。借助信息系统可以实施对业务流程动态监控,企业借助信息系统,能够及时发现管理问题,解决问题,提高企业的管理效率,较好的解决了监管的规范和效率矛盾问题。
　　五、实施基于信息化建设的流程再造应注意的几个问题
　　第一、实施过程中信息技术与流程再造。
　　达到有机的结合要成功实施流程再造,发挥信息技术的功能,就必须把这两者有机地结合起来。在规划和建设信息系统时,首先要从企业流程再造人手,重新审视原有作业流程,将原来分散在各个功能部门的流程整合成单一流程,删除不能增值的过程与活动,简化流程运行的环节,最终提高流程的运行效率。同时,建立的信息化系统要和规范化的新型业务流程与管理模式相适应,利用信息技术提高管理效率。
　　第二、选择好突破口,避免急于求成。
　　企业管理变革并非一蹴而就,在实施前应根据企业经营目标及总体规划,对企业的业务流程进行识别与分析后,选择突破口,循序渐进,由易到难,可做整体规划,分步实施。
　　第三、注重企业文化的建设。
　　流程再造时应注重企业文化的建设。企业流程再造是一场管理思想、管理观念和管理模式的转变,这实际上是企业文化的融合或新生。BPR是一项跨功能的工程,是改变企业模式和人的思维方式的变革,必然对员工和他们的工作产生较大的影响。特别是BPR常常伴随着权力和利益的转移,有时会引起一些中层领导的抵制,如果没有高层管理者的明确支持则很难推行。正确处理流程再造与企业文化的关系,使企业文化成为流程再造的强力支撑,同时从流程再造过程中催生新的企业文化。
　　六、结束语
　　企业信息化与业务流程再造相结合,是提升企业运行和管理效率非常有用的一个重要手段。只有将二者统一在企业战略及总体目标之下,才能避免走入信息化和业务流程再造的误区,充分发挥其在企业管理中的作用,使行业不断健康发展。
　　参考文献:
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　　[2]季金奎.基于信息技术的企业业务流程再造[J].企业管理,2009(32).
　　[3]周姗姗.浅析电子政务对政府流程再造的影响[J].时代经贸,2006第六卷(11).
　　[4]杨宇东.基于信息化的企业业务流程再造[J].中国管理信息化,2010(11).
　　作者简介:任志强,男,辽阳籍,系北京大学光华管理学院工商管理硕士,工作单位:辽宁省烟草专卖局(公司)综合计划处。

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