内控背景下高校会计档案信息化管理探究
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摘要：强化内部控制管理是高校规范化管理的必要之举。在内控背景下高校会计档案信息化管理工作规范性、实效性和专业性问题较为突出，切实解决尚存的实际问题，成为提升会计档案信息化管理水平的关键所在。本次研究围绕会计档案信息化展开，侧重于高校实际特点和内控现实要求，研究的针对性较强，所取得的研究成果有一定借鉴意义。
关键词：高校会计 档案信息化 管理
档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一项基础性工作，借助档案，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业的发展，都离不开档案。
高校的会计档案管理具有一定现实性要求，在高校高速发展的背景下，各类会计档案资料增多，只有做好档案管理，才能使档案作用最大化，进而使高校建设和管理达到高标准和高水平。高校档案管理的信息化和数字化是提升管理水平的关键举措和必要措施。信息化档案管理符合当前档案管理工作需要，信息化应用能够有效提升档案管理效率和质量。在内控背景下高校会计档案信息化管理的研究具有积极的现实意义与价值。
一、高校会计档案管理现状
高校会计档案是直接反映高校运行状况的载体，是高校实现规范化管理和强化内部控制的关键依据和重要支撑。随着高校信息化和数字化建设工作推进，科研、教学管理呈现出创新优化的发展迹象。传统固化的会计档案管理模式已经难以适应当前信息化校园建设的实际要求，不符合学校发展的现实情况。
（一）高校对会计档案管理缺乏足够关注与重视
部分高校的会计档案管理工作不论是管理的规范性和流程的科学性，还是制度体系的完善性都不尽理想。在实际的会计档案管理工作中，存在档案无专人保管、无专用档案室等情况，在实际档案使用中则出现了档案查询规范性不强，查询效率低等情况。个别财务人员存在粗心大意，认为将会计档案装订成册、固定摆放好后就完事大吉。对于科学管理和规范管理缺乏足够重视，而学校财务分管领导和处室负责人对会计档案也是重使用，轻管理，进而导致高校会计档案管理工作停滞不前。
（二）档案管理手段落后，创新性不强
高校会计业务的总量随着高校的建设和发展日益增加，会计档案记载着高校投资建设和日常运行管理的收支情况，属于非常重要的一类原始档案。而相应的档案管理手段落后，管理措施创新性不强，导致会计档案管理处于低效状态，部分高校保存保管的会计档案局限于纸质会计凭证和账簿、资料等，与会计核算相关的部分电子文档资料保存不到位，继而限制了会计档案管理工作的持续创新和优化，使会计档案管理失去实效性。
（三）会计档案开发利用不足
高校在会计档案资源的利用和有效开发方面，更多侧重于财务报告编制和财务事项分析上，而使用的主要财务信息和数据都是没有经过规范整理的数据。相应的财务报表、分析报告、记账凭证和原始票据凭证等只是简单地进行了分类管理，而缺乏有效配置，限制了会计档案的深度开发，不利于高校在后期投资建设和内部控制方面取得突破，会计档案开发利用的深度和广度不足。
（四）会计人员素质能力不足
高校的信息化和数字化建设使高校整体运行效率得到明显提升。在数字化发展大环境下，高校各部门人员都要树立正确的发展意识，不断强化个人素质与能力，进而满足于发展需要。但就实际情况来看，部分高校在人才培养和人才引进方面存在不足之处，会计人员素质能力达不到实际要求，对于会计档案的科学管理和深度开发利用造成影响。
二、高校会计档案管理信息化的必要性
高校会计档案的信息化管理符合当前高校发展的必然需要，有助于高校的规范化建设和制度化建设。高校开展信息化建设能够实现会计档案管理的长效化和常态化，使会计档案管理能够取得新的突破，进而更好地满足高校发展的实际需要，同时有助于进一步落实内控管理机制和措施，提升高校管理规范水平。
（一）有助于提升会计管理效能
高校财务档案管理工作任务重，相关的管理事项多，运用信息化技术能够全面提升会计档案管理的整体水平和效率，进而满足实际的会计管理工作需要。会计管理效能的提升需要技术和制度手段作为依托，信息化可以使会计管理的覆盖面得到扩大，进而使会计管理达到一个更高水平。会计电算化、会计在线审核、监督等职能的实现，都依托于互联网平台，通过信息技术的优化应用，使会计管理不断取得创新突破。
（二）有利于落实内控措施
实时在线的财务管理能够使高校内控措施得到具体体现，更好地满足高校发展过程中的内控工作需求。结合高校的工作实际，通过信息化和数据化管理能够有效分析高校财务管理的工作事项，通过事项的细化研究，能够形成必要的管理体系和管理框架，使财务管理工作的规范性得到保障。在线运行使校内审计部门能够第一时间对违规财务问题进行预警，进而及时修正错误，起到防患于未然的作用，构建信息化监管网络，围绕内控管理需要实现信息化建设和改革，使内控工作能充分结合信息、数字技术得到全面强化。
（三）有助于控制财务管理成本
高校进一步落实内控背景下的会计管理信息化工作，有助于更好地控制财务管理成本。高校财务管理工作任务重，参与人员多，内控水平高低直接影响着财务工作的规范性和实效性，信息化改造能够使财务管理成本下降，有效控制高校内部各项管理成本的支出，使高校管理工作能够保持一个稳定状态，使管理的价值得到体现。控制财务运行管理成本符合当前节约办校的精神要求，信息化技术引进和应用一劳永逸，统一有效规划，建立起成本优化、效率强化的管理体系，突出管理常态，取得持续效果。
三、高校会计档案信息化管理措施分析
加强内部控制是提升高校运行管理规范性的关键之举和重要措施之一。在内控背景下高校会计档案信息化管理面临一系列问题，改变现阶段高校会计档案信息化存在的效率低、专业性差、管理措施单一等实际问题，需要各方加以努力，既要从制度机制约束方面采取措施，同时也要从档案信息化管理技术方面取得突破，通过各方合力推动内控背景下高校会计档案信息化的健康开展。 （一）结合内控要求落实会计档案信息化管理
高校要结合学校实际情况，强化制度建设，逐步完善相应的机制。在实际的会计档案管理工作中要突出内控要求的有效落实，围绕严格管理和规范管理，开展会计档案信息化管理工作。按照规范制度要求，实现会计档案的定期收集和整理、归档，通过信息化改造，使会计档案能够实现信息数字化管理，提高会计档案管理的实效性。随着高校内控要求的日益提升，会计档案的查档率和使用率日益提升，信息化后的会计档案更利于相关部门进行档案的查询和核对，有利于对财务程序和会计制度落实情况进行监管，使高校会计管理工作能够保持常态和长效。
（二）打造信息化平台推行在线管理等管理新措施
高校的数字化建设，使数字校园普及率达到一个新的高度。在互联网时代，高校内控工作面临新的问题，如果内控工作不能延伸到信息化平台之上，那么内控价值与作用就无从谈起。高校要加快打造信息化平台，推动财务管理的信息化建设工作，通过打造符合高校实际特点的信息化平台，使会计档案在线管理等新的管理措施得到运用。在信息化平台当中加设会计档案管理模块，提升会计档案查询调取速度，同时留存管理痕迹和管理轨迹，通过信息化建设和数字化运行保障会计档案的实效性，使会计档案管理工作取得持续突破。
（三）加强数字化工作落实会计档案管理责任
内控管理从本质来讲就是责任化管理和职责化管理，高校会计档案管理的内控基本要求在于岗位责任明确、管理流程规范。在数字化应用大趋势下，大量数字化会计档案涌现，使会计档案管理流程出现变化，急需加以优化和调整。会计人员的岗位职责中应加入相应内容，将纸质会计档案电子化和数字化作为基本职责之一，强化其岗位技能，使会计人员能够在电子记账过程中，进行原始凭证的复制和扫描，使纸质凭证成为电子化数据，同时要设置相应的数字化会计档案编目，逐渐实现纸质会计档案和电子版档案的同步收集整理。
四、结束语
加强高校会计档案信息化建设符合当前高校发展的实际情况，与高校整体建设要求相吻合。在内控环境下高校会计档案信息化管理面临一系列新问题，有效实现机制的构建和信息化平台的打造，逐步强化和落实数字化工作已经成为会计档案管理的关键举措。
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