关于电子文件管理系统建设的影响因素分析
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【摘要】电子文件管理系统是决定电子文件质量的关键因素，系统的建设是保管电子文件部门的重要职责，电子文件管理系统的建设受诸多因素影响，其中的主要因素有： 系统的文件分类组织方案；系统需求的定位与类型；系统的元数据规范设计。对这些要素加以综合分析，可以促进电子文件管理系统的规范建设，提高电子文件管理的质量和效率。
【关键词】电子文件管理系统；影响因素
在社会组织和个人的活动中，电子文件管理系统（erms）正在逐步应用到电子文件的管理活动中，根据ICA的提法，电子文件管理系统是“为业务活动提供证据而对电子化生成文件进行形成、利用、维护和处置的自动化系统。这些系统要维护恰当的背景信息（元数据），将文件与其证据支持相联系。”电子文件管理系统在电子文件的捕获、维护、利用和处置方面具有重要的功能，分析影响电子文件管理系统建设的相关因素，研究电子文件管理系统的建设方式，以期更好地实现系统的文件管理功能。
一、业务分类提高系统的简易性
（一）业务分类方案设计的要点。电子文件管理系统的主要功能包括对电子文件的分类组织功能，完善系统的分类组织功能是建设完善电子文件管理系统必不可少的前提。系统的业务分类依据和分类方案的设计是系统进展的显著标志。系统中包含要求分类组合的许多因素，其中有对业务分类方案（bcs）、文件保留目录、安全分类、元数据要求等。这些因素共同体现了系统中的文件分类方案的设计实施，综合考虑各组合因素的标准，以科学的分类原则为指导，实现系统的文件管理功能，更准确地表达文件的保存价值。
（二）业务分类方案的实现。在系统的文件分类方案中，职能分类原则贯穿在文件分类和元数据管理等各组合因素标准中，在BCS（business classification schemes）中，具有相似职能范围的文件被存放在相同的位置，形成一种按照业务归类的逻辑结构，这种按照组织业务归类形成的逻辑结构，使BCS不仅仅是表面看起来的文件计划，而且更突出了BCS的根本特质，更完整地表达了组织的原则。
另一方面，元数据的保留也离不开职能分类原则。围绕职能分类保留元数据不但可以减少系统保存的数据量，减轻系统负担，还可以快速查找到与特定范围关联的信息记录的起点，提高检索速度，增加系统的使用简易性和组织管理的一致性。
当然，职能分类原则在系统中的应用情况取决于电子文件法律、法规的完善，以及用户惯有的文件管理方式的改变。在主客观条件都得到改善的条件下，职能分类无疑是系统高效实现文件管理功能的最佳方式。
二、需求的分析是系统建设的动力支持
系统的需求动力是系统进展完善的必要条件和重要支撑，系统的需求可以分别按照需求层次和需求类型来划分，
（一）需求层次。按照需求层次划分，系统的需求动力来自三方面：首先，有来自组织的管理者或者用户对系统的目标要求，他们要求系统的功能符合他们的文件管理操作要求，更能适应他们的组织文化，这一层次的目标要求体现了高层次的需求和价值。其次是来自文件管理者的需求，他们期望系统能有效解决他们在电子文件管理中的困惑，提高他们电子文件的管理实践效果。最后是来自系统的技术开发人员的需求，技术开发人员研究系统的功能设计时候主要是围绕前两层次需求，综合考虑前两层次需求对系统的功能要求。实际上，这三个层次的需求不是孤立存在的，他们之间互相影响，不断互动共同推动系统的进展。第三层次的需求依赖前两个层次需求，是前两层次需求在系统实现上的集中体现，第三层次的需求实现由前两层次需求共同支撑。可见，系统设计时要充分考虑不同群体在不同层面的合理需求。
研究系统的需求层次时，有两方面需要特别注意。一方面，第一层次的需求描述具有模糊性抽象性的特点。对于第一层次需求而言，如何正确提炼要求并作具体描述，如何准确表达需求含义，如何找到可靠的实践支撑，这些都会影响到系统的功能设计。另一方面，所有的需求都具有多样化的特点，每个群体的需求不同，处理方式也会有差异。对于组织而言，更加关注对所掌握信息资源的持续性一致性的控制，而用户更多考虑自己的管理方式是否受组织控制的影响。系统的设计和运行必须妥善处理组织的统一需求和用户个人需求之间的矛盾，充分考虑和理解电子文件管理实践来调和这两种极端，实现系统的顺利运行。
（二）需求类型。国际上对电子文件管理系统的需求类型分类从功能需求和非功能需求来划分。在具体实践中，非功能需求对系统的进展具有更重要的意义。非功能性需求是指系统为满足用户业务需求而必须具有且除功能需求以外的特性，一般非功能性需求描述了系统的易用性能和可扩展性、系统可用性、技术标准、法律和规范需求、外包和第三方数据管理、维护和技术淘汰、业务流程等。非功能性需求在很大程度上影响系统的功能需求，在系统运行的稳定性、易用性、安全性等方面具有很大的影响。
三、系统的元数据规范要求
元数据首先是描述电子文件和保障电子文件真实性的工具，同时，它也是对电子文件信息的基本组织方法。元数据规范的设计要充分考虑文件的著录者、文件特性、以及用户的需求。
国际上关于电子文件管理系统需求的标准，主要有欧盟在2008年2月颁布的《电子文件管理通用需求》版本2（简称 MoReq2），在MoReq2中对元数据的总体需求进行了大量详尽的描述，元数据内容集中于第十二章，并专门设置了附录9―元数据模型，来对元数据进行具体描述。附录9对元数据命名、获取、管理和维护等方面的原则和要求进行了介绍，并给出了通用元数据集。MoReq2 的元数据项目达158 项，元数据项目涉及多个层次。
从现有的这些标准看，元数据规范要求主要体现在以下几方面：
元数据功能方面：1.自动管理要求。系统支持元数据描述数字文件，并实现文件的自动管理。2.前瞻性要求。对元数据的总流程，责任者的确认，数据的衔接、利用等制定预先的相关措施。3.多层级、多类型的设计。系统元数据维护包括类、案卷、子卷、册和文件等多个层级的元数据。在元数据的各个层级上，提供足够的信息，增加文件的理解性和利用性；除了通用元数据方案，不同类型的元数据都有相对应的元数据方案。4.合理性、安全性要求。合理性是业务元数据的结构合理，包括业务元数据、信息保存、资源描述、权限管理元数据等。安全性是元数据方案确保电子文件的真实性、可靠性、可用性和完整性。 元数据管理原则方面：1.持续性原则。元数据管理在电子文件流转的全过程中会不断累积。2.原始性原则。尽量保留来源于现行业务活动的元数据，即使现行业务活动不再需要这些元数据，也不能彻底删除，以便日后研究利用之需。3.确定性原则。明确元数据形成、捕获或管理的职责，职责范围包括文件管理者、业务部门负责人、系统管理员以及其他形成或捕获文件的人员和工作内容中包括元数据的人员，并在其职位说明中表明责任。4.联系性原则。应保证元数据方案中各元素之间的关系，以及元数据元素与其所描述的信息对象之间的关系相应地保持一致，并得到正确的、一致的维护，尤其是在迁移、转换和采用其他保存措施时。5.真实性原则。系统允许定制特定文件类型的元数据项，满足文件的完整性和真实性描述的需要，如数字化文件需要描述扫描和著录过程相关的元数据、财务发票文件可能需要账号数据项等。
四、系统建设的方向
（一）分层上的高聚合度。电子文件管理系统具备对文件和档案的职能分类功能，在分层结构方面具有更高的聚合度。围绕记录的使用、按照一定的逻辑结构管理文件，形成不同层次的文件聚合。文件的层次结构类似树状结构，在上面的顶层，按照机构的业务职能来确定，层次设置需要结合机构实际情况确定。在下面的底层，是按照文件管理的需要来设置案卷层次，案卷是逻辑上的文件集合。从工作模式的角度调整系统的功能安排，建立满足用户需求的技术标准，寻找适合记录管理的实践和技术应用，应对在文件的长久保存性和安全性方面的挑战。
（二）搜索的简化性。系统应用的方法始终突出简化性。在系统中存在大量的保存点，保存点是将大量事务细分为小的易于管理的组，在元数据搜索启动时，通过与职能联系的保存点获得与目标相关的元数据。这种搜索的简化性实际上体现了文件的长久保存性和安全性的方法标准。
综上，这些是电子文件管理信息系统的主要影响因素，无论是设计电子文件管理信息系统还是运行这一系统，必须充分考虑这些影响因素，对这些因素加以综合分析，促进电子文件管理系统的规范建设，提高电子文件管理的质量和效率。
【参考文献】
[1]杨安莲.国际电子文件管理系统需求研究进展及启示[J]. 档案学研究，2009（4）.
[2]钱毅.电子文件管理系统功能需求规范定位研究[J].北京档案，2011（4）.
[3]Philip Jones.（2008） The role of virtual folders in developing an electronic document records management system： meeting user and records management needs[J].Records Management Journal，Vol.18 No1， pp.53-60.
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