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刍议医院固定资产二维码管理

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  [摘 要] 现代医院的规模正在日渐壮大,固定资产数量也在不断增加。时至今日,固定资产管理已成为医院管理的重要组成部分。随着二维码技术的迅速发展和不断完善,应用二维码管理医院固定资产,将会改善医院经营管理,实现固定资产的全面监管和有效利用。
  [关键词] 医院固定资产;条形码;电子标签;二维码管理
  doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 03. 032
  [中图分类号] F232;R197.32 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2016)03- 0067- 03
  近年来,医疗设备的不断更新提高了医院的诊疗准确率,医疗设备等固定资产也成为衡量医院现代化程度的重要标志之一,在医院管理中具有核心地位。有资料表明,我国医院固定资产在4年时间里几乎翻了一番,约占到资产总额的60%~70%[1]。如何科学有效地搞好管理,以确保其安全,充分发挥效能,实现保值增值,对提高医院的社会效益和经济效益,增强医院在服务市场上的竞争力无疑是十分重要的。随着二维码技术的迅速发展和不断完善,二维码已在诸多领域实现快速、准确地识别和处理数据,为各行业管理提供了有力的技术支持[2],尤其在资产管理方面,也表现出越来越多的优势。本文主要就二维码在医院固定资产管理中的应用研究及现状作如下综述。
  1 医院固定资产定义及分类
  1.1 固定资产界定
  医院固定资产一般是指设备单位价值在1 000元以上、专业设备单位价值在1 500元以上、使用年限在一年以上(不含一年),并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。单位价值虽未到达规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资也应作为固定资产管理。图书参照固定资产管理办法,不计提折旧。经营租用的固定资产不属于医院的固定资产,应设辅助簿进行登记。
  1.2 固定资产分类
  医院的固定资产根据其用途、自然属性和管理需要可分为以下四类:
  (1)房屋与建筑物:指产权属于医院的房屋、建筑物以及与房屋不可分割的各种附属设备。
  (2)专业设备:指直接用于医院临床服务,单位价值在1 500元以上的各种具有专门性能、专门用途的仪器、设备、医疗器械等。
  (3)一般设备:指不直接用于医院临床服务,单位价值在1 000元以上的通用性设备等。
  (4)其他固定资产:指不直接用于医院临床治疗的各种其他固定资产。
  2 我院固定资产管理现状
  每年我院都会进行固定资产盘点,采用传统的手工清点方法需花费一个多月的时间。另外部门之间进行核对账目还要花费一个月的时间,工作量较大,耗时长,人力多,且盘点过程中发现存在以下问题:
  (1)账物不符。医院临床、医技科室是设备的使用者,且各部门都使用着不同类别的固定资产,均负有职责。医院的财务科、信息科、总务科、营房科等资产管理部门都建有总分类账目或台账,但由于管理不到位,资产报废转移手续不及时办理,导致账实不符的情况时有发生。
  (2)移交不清。资产转移使用或折价转让管理制度维护不力,对离职调动人员如何办理移交手续,如何转移使用或折价转让等工作缺乏行之有效的管理制度,主任或护士长更换时,“物随人走”或者报废,新上任者再重新配置的情况也时有发生。
  (3)传统的固定资产管理手段已不能满足需要。医院高精尖设备越来越多,设备的利用率、维修周期、维修费用控制等要求越来越高,传统的手段已不能满足固定资产日常管理需要,亟需实施固定资产现代化管理[3]。
  (4)部分固定资产利用率低。部分通用设备难以得到统一调剂使用,导致利用率不高,各个部门只顾本部门的需要,要求增加仪器设备,从而造成固定
  资产的重复购置。
  固定资产的科学管理对医院的长远发展逐显重要,探索快捷,有效的资产管理方法迫在眉睫,因此固定资产二维码管理方式应运而生。
  3 二维码应用原理及优势
  3.1 二维码应用原理
  二维码的出现从本质上提高了条码技术的应用水平,拓宽了条码技术的应用领域。国外对二维码技术的研究始于20世纪80年代末,目前主要有Code49、Codel6K、Code one、四一七条码、QR条码等。
  二维码[4]是用某种特定的几何图形按一定规律在平面(二维方向上)分布的黑白相间图形记录数据符号信息。在代码编制上巧妙地利用构成计算机内部逻辑基础的“0”、“1”比特流的概念,使用若干个与二进制相对应的几何形体来表示文字数值信息,通过图象输入设备或光电扫描设备自动识读以实现信息自动处理。二维码能够在横向和纵向两个方位同时表达信息,因此能在很小的面积内表达大量的信息。
  3.2 二维码优势
  (1)与一维条形码的比较。在医院实际应用中,一维条形码由于存储信息量不大,需要科室逐个导入固定数据数据,再用阅读器对资产进行核对;对于体积较小贵重的手术器械,每次使用完毕都要进行清洗灭菌消毒,所以一维条形码在医院应用的条件较为有限。
  与一维条形码相比,二维码具有如下优势(见表1)[5]。
  (2)与RFID(无线射频识别)电子标签的比较。RFID(无线射频识别)由标签、阅读器和后端服务器3个部分组成。当标签进入阅读器产生的电磁场中,阅读器和标签相互发送射频信号进行通信,阅读器获得标签存储的信息,进而传递给后端数据处理系统进行管理控制。
  从价格而言,RFID电子标签的最低价格约为1.5元。目前成本方面国外做得比较好的地区,如欧洲,由于规模效应,可以降到0.6元左右,但相对于二维码标签0.08元的价格标准,RFID电子标签成本仍然较高。   与RFID电子标签相比,二维码的优势在于用户推广成本与更新成本较低、制作工艺相对简单,易于大面积部署[6]。
  4 医院固定资产二维码管理
  4.1 固定资产二维码管理模式
  由于受信息容量的限制,一维条形码仅仅是对“物品”的标识,而不能实现对“物品”的描述。在没有数据库和不便联网的地方,一维条形码的使用受到了较大的限制,有时甚至变得毫无意义,已不适用于现代医院固定资产管理的要求。
  二维码正是为了解一维条形码无法解决的问题而产生的。因为它具有高密度、 高可靠性等特点,所以可以用它表示数据文件(包括汉字文件)、 图像等,其使用流程见图1。
  综合考虑医院对固定资产的管理现状,使用一维条形码,其标签难以在各种环境中保存完好,年底盘点固定资产时,由于一维条形码存储量不大,盘点固定资产往往需要逐个科室导入数据,然后再手持阅读器进行盘点,这样就造成盘点的工作效率大大下降。电子标签对于一些体积较小的手术医疗器械,则无法牢固地附着在设备上面,加之其成本费用相对过高。针对医院某些特殊的医疗器械,如手术室的手术器械,在使用完后要进行消毒,如果使用一维条形码或是电子标签,两者都不方便管理,但二维码可以使用激光光纤打印机将固定资产标签打印或者刻蚀至固定资产上且防腐、防湿,耐高温。对于一般固定资产,可使用常规的PET标签(PET是聚酯薄膜的英文缩写,适用于户外和较高品质要求的标签)常规的PET标签耐水,防撕裂,其成本大约在0.08元/张;而医疗固定资产可使用专用PET标签,专用的PET标签具有耐水、耐酒精擦拭,并可在-40 ℃~150 ℃的环境下使用的优势,成本大约在1.20元/张。经研究,采用二维码技术对固定资产进行管理及盘点是符合医院固定资产管理现状的最佳方案。二维码标签见图2、图3。
  4.2 实施固定资产二维码管理的成效
  (1)将固定资产购入作为起始点,对固定资产进行跟踪管理。过去实物管理是以财务管理为基础,往往发生实物已在使用,而暂时未入财务账的现象,造成实物管理的滞后,并给管理带来不便。使用了二维码管理技术,系统会为每个资产附加标签,只要实物购入就可以进行系统全程管理,消除了管理的滞后现象。
  (2)能为资产维修保养提供便利,并提高设备利用率。在医疗设备检修方面, 应用二维码技术可以按预先设定好的每种医疗设备需保养维护的时间,自动提示需要保养维护设备的信息,方便维护人员有针对性地进行设备巡检和维护,查询时只要提供有关该设备的信息,就可以直接从数据库中筛选出所需信息,大大提高了工作效率。
  (3)可降低清查盘点工作量,提高效率。以往的原盘点方法必须按科室、类别分别打印出盘点表,然后分组进行盘点,大约需要一个多月的时间。由于某些资产使用率低,资产管理员不一定知道所有资产所存放的具体位置,而且传统的固定资产标签内容较多,经过多次擦洗后信息模糊或缺失,盘点时分辨不出,造成数据不一定真实可靠。
  二维码的应用,为医院的每一项固定资产都赋予了唯一的条码标识,对该条码进行解读,便可准确识别每一个实物。经识别的实物的详细信息被储存并转入到计算机中,便可准确完成对该实物的盘点,确保了基层实物盘点统计时数据资料的真实可靠。
  5 总结与展望
  随着硬件的支持及第三代通讯技术的完善,二维码技术已被全球各国各种领域所看好,它的信息量大,便于加密与保密,便于纠错,对主系统和网络依赖程度低,将会为医院固定资产管理带来崭新的未来。
  主要参考文献
  [1]鲍学曾.医院财务会计[M].北京:中国财政经济出版社,2005.
  [2]王毅.二维条码技术应用及标准化状况介绍[J].中国标准化,2006(5):24-25.
  [3]王文炯.浅谈医院新会计制度中固定资产的管理[J].会计之友,2012(7):63-64.
  [4]韩成.二维码技术在医院信息系统中的应用[J].无线互联科技,2013(2):172.
  [5]吉晓娟,邬家炜.手机二维码技术在远程教育中的应用[J].中国教育技术装备,2010(24):95-97.
  [6]陈荆花,王洁.浅析手机二维码在物联网中的应用及发展[J].电信科学,2010,26(4):39-43.
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