从保密视角看档案工作

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　　摘要：档案工作中的保密是一项极其重要的基础工作，档案部门作为保密要害部位，关系到党和国家的安全及人民的利益。做好保密工作，就是必须做好档案保管利用中的保密工作。
　　关键词：保密视角 档案工作
　　
　　1 做好档案保管过程中的保密工作
　　档案保密的重点是档案的库房管理。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的。从档案保密角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度。无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
　　1.1 绝密档案的管理和保密 绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全和利益，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败，关系到四化建设的进程。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。
　　1.1.1 绝密档案应与非绝密档案分别保管。要配备密码保险柜、保险锁、防盗器。从保密条件上确保绝密档案安全。
　　1.1.2 提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早，知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。因此，档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心，事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经办的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露。由于档案管理人员经常接触党和国家大量秘密，这些秘密随着主人的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守国家秘密做为自己神圣职责和应尽的义务。
　　1.1.3 加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅，移出，销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记，签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对，检查，发现失、泄密问题，应及时按国家有关规定报告，采取补救措施，并报告查处情况。
　　1.2 做好档案的保管期限与保密期限的区分工作 确定保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项，在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
　　1.3 提高档案管理人员的保密意识，建立建全档案保密制度 档案人员是知悉、管理秘密载体的涉密人员，根据其涉密程度分级，从上岗、在岗到离岗形成一套管理机制，使其认识到保密工作的重要性和必要性。严格归档档案的密级管理制度，控制其知悉范围；对涉密信息的采集、存储、处理、传输、使用和销毁等环节实行全过程动态管理。制定有效的防范措施；进一步规范档案的晒印、文件的复制工作等行为；对日积月累的存在于计算机上的文件，进行超前管理，制定系列规定；对于会议所用的档案，要专人保管等等。
　　档案贯穿于各项工作的每个环节，所以保密工作无处不在。八十年代末，我国相继出台和实施了《档案法》和《保密法》，为我国的档案保密事业的建设和发展提供了法律保障。这些法律的作用不仅限于档案部门内部，而且广泛应用于各个方面。为提高全员档案保密意识，单位领导将其纳入日常的管理议程，动员各方面力量，利用电视、广播、讲座、考试、考核等形式，开展全方位的普法教育。使大家知法、懂法，自觉守法，用法。同时根据当前网络保密形势和特点，实现由预防密件丢失和口头泄密为主转变为预防声光传播、电磁泄密为主；由重视内部保密为主转变为警惕外围运用高科技窃密为主。
　　2 做好档案利用过程中的保密工作
　　2.1 做好档案利用中的监督工作 档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面来实施：
　　2.1.1 加强制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度，外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密，不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度，条文应当严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
　　2.1.2 队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管档案的内容，熟悉档案法律；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。除此之外，还要有敏锐的工作能力和观察力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
　　2.1.3 监督实施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督；还要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用档案的制度和规定，勤与利用者交流，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者与视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查被翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。
　　2.2 正确处理好档案保密与利用的关系 保守国家秘密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用，利用不足的现象。由此产生一些弊端，大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成“死”档案，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值，也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。涉密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，具有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上利用，无限制地利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
　　档案工作者要牢固树立保密意识，加强档案和保密专业知识的学习，以科学的态度处理各种实际问题，以档案和保密的相关法律法规及本单位的工作制度和相关职责为依据，把这项复杂而又必须做的工作做好。

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