设计院人力资源信息化发展浅析

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　　摘要：设计院是深圳市一家大型国有综合甲级设计院，1982年成立，现有人员3000余人，以一线建筑设计人员为主，除深圳本土设计人员外，全国各地驻外分公司人员约500余人。设计院的组织架构为：本部下设分公司、直属院所和驻外分（子）公司。设计院的人力资源信息化建设经历了三个阶段：运用市委组织部信息化系统、运用理正人事系统、运用金蝶HR系统。
　　 关键词：人力资源  信息化  系统
　　设计院是深圳市一家大型国有综合甲级设计院，1982年成立，现有人员3000余人，以一线建筑设计人员为主，除深圳本土设计人员外，全国各地驻外分（子）公司人员约500余人。设计院的组织架构为：本部下设分公司、直属院所和驻外分（子）公司。设计院人力资源信息化建设经历了三个阶段：运用市委组织部信息化系统、运用理正人事系统、运用金蝶HR系统。目前正在运行使用的是金蝶HR系统。这三个阶段是设计院根据人员发展规模、对人力资源的精细化管理要求而进行的逐步发展、逐步完善的过程。
　　一、第一阶段：运用市委组织部信息化系统
　　1.运用时间
　　约为2008年以前。
　　2.设计院人力资源及管理状况
　　这个时期设计院的人员大概有五、六百人，人员结构较为简单、稳定。人事工作仅限于劳动合同签订、职称晋升、薪酬工资发放、离职手续办理等事务性的工作。
　　3.系统使用原因
　　深圳市为了进行人力资源统计，开发实施了市委组织部信息化系统，这个系统的作用主要是进行深圳市人力资源统计、分析。
　　4.系统的不完善及运行结果
　　系统由各单位自行填报人员基本信息，但没有监控措施，也无法进行监控。因各单位填报人员信息的选择性较为随意，导致汇总后的深圳市人力资源信息不完整。以至于到了后期，深圳市也不再使用这个系统，而是直接由各单位填报人事统计报表，人员基本信息反而更正确。
　　这个阶段的人力资源信息化系统对人力资源管理起的作用不大，设计院也没没有将人力资源信息化管理需求提上日程，而仅仅是深圳市分派下来的一个系统，完成任务而已。
　　二、第二阶段：运用理正人事系统
　　1.运用时间
　　约2008年至2013年。
　　2.设计院人力资源及管理状况
　　这个时期设计院的人员增至1000余人，人员专业涵盖建筑、结构、给排水、电气、暖通、园林、规划、幕墙、装饰等，人员的专业化程度高。随着公司的设计质量管理要求，对人员的资质管理要求也日益提高，同时也要求加大对驻外分公司人力资源管控力度。
　　3.系统使用原因
　　第一，这个时期设计院开始每年进行人力资源的统计、分析和运用，上级管理部门也不定期地要求上报各类人事统计表。第二，设计院的设计生产流程中对人员资质、岗位能力的管理也纳入日常要求。第三，这个时期国家陆续出台相关的劳动法律、法规，对人力资源管理进行了规范。例如：2008年《劳动合同法》出台，对无固定期限劳动合同等情况进行了规范。
　　4.系统的主要功能
　　第一，由公司（分公司）人力资源部人事专员录入人员基本信息。包含：职工编号、职工姓名、出生日期、性别、籍贯、民族、单位、部门、职级、证件类别、证件号码、出生地、港澳台外籍标志、婚姻状况、政治面貌、所学专业、学习形式、学历、学位、毕业学校、毕业时间、户口所在地、现住址、联系电话、参加工作时间、调入深圳时间、进本单位时间、从业状态、岗位分类、设计技术资格、注册类别、注册号等等。第二，对劳动合同、职称和注册进行历史情况记录，方便查阅及延续管理。第三，能进行人员数量、专业、学历及职称的统计。第四，理正人事系统是设计院为了配合建筑设计流程而研发的，人力资源系统是项目运行系统的辅助部分，所以这个系统有一个很重要的功能，就是人员岗位能力的确认，在系统中进行人员资质确认，直接影响设计院项目设计的策划表的运行。
　　理正人事系统人员岗位能力表截图
　　5.系统的不完善
　　理正人事系统的人力资源管理功能不到位，系统只是单纯地录入人员基本信息，作为人员统计用。各项人事流程、人力资源分析、个性化的统计报表都无法实现。薪酬模块、考勤模块、招聘模块、培训模块都在系统开发时都不作考虑，使得系统无法实现全流程人力资源管理。
　　三、第三阶段：运用金蝶HR系统
　　1.运用时间
　　2014年以来。
　　2.设计院人力资源及管理状况
　　这个阶段设计院人员规模增至3000余人，驻外分公司人员亦达到了500人。下设的设计所、驻外分公司已达到六七十家，人力资源部的日常工作比如人员的入职、离职、调动等已经耗费了大量时间和人力，不仅工作量大，且工作繁杂，在人手不足的情况下，已经大大影响了部门的工作效率和服务水平。
　　3.系统研发状况
　　这个系统是基于实现设计院人力资源管理业务的信息化，提高人力资源管理的工作效率，实现人力资源管理业务的标准化、规范化、流程化的目的而开发的一个多功能、全面的人力资源管理信息化系统。这个系统历时14个月，经过了项目需求分析、历史资料整理、系统研发、测试、全面上线、系统功能改进等阶段，已实现了组织、岗位、人员一一对应、人事单据系统化、数据灵活查询、设计所考核人事数据系统自动生成等一系列功能。至此，设计院人力资源信息化建设初显成效。 　　 （1）详实、具体的需求分析是信息化建设的关键。金蝶HR系统的需求分析花费了近6个月的时间，不仅去兄弟单位参观学习了他们使用的HR管理系统，了解他们的功能，还就设计院人力资源管理的信息化需求进行了多次讨论，修订，再讨论，再修订工作。将需求逐条列明，涉及到薪酬部分的，还提请公司财务部征求意见。这些繁杂的工作都是必要的，金蝶HR系统能一步一步深化研发，关键在于需求是明确的，我们知道还需要系统解决哪些问题，提供哪些服务。几个主要的功能清单包含：第一，岗位管理。实现岗位类别、岗位配置的维护、查询统计等功能。维护包括岗位的创建、修改、删除、撤销等功能，可以根据授权分级维护，集中存储，上级单位可以查看下级单位的岗位信息。岗位信息包括岗位基本信息、岗位类别、岗位编制、岗位描述（岗位职责、任务）等信息。支持跨单位复制岗位信息，灵活实现岗位撤消与合并等业务。系统能够支持内部空缺岗位提供空缺岗位报表。第二，编制管理。支持组织编制的管理，提供逐级制订及自定义设置编制权限两种模式，可按单位、部门层层分解。第三，人事管理。实现入职流程：人事专员填写或完善入职单――人力资源部审核信息――确认――审批通过（锁定）或回退――补充人员信息。可根据业务需要自定义员工的人事信息项目，可根据企业需要增加、修改员工信息管理指标项。完整记录员工从进入单位、发生变动到离职的全过程的历史信息，包括人事基本信息、合同信息、薪资变动、工资条、职位变动、奖惩情况、培训情况、执业资格管理、考核数据、考勤数据、招聘流程数据等。第四，请假管理。日常请假（事假，病假，公休假等）的申请、审批流程管理，可通过员工自助平台实现。第五，
　　薪酬社保管理。设计所在固定人员表中填写工资数额，通过系统自动扣税等流程，提交人力资源部、财务部审核，提交领导审批。数额填写后可根据设好的计算规则自动生成社保、公积金、企业年金缴费基数。第六，统计报表。根据需求设置个性化的统计报表。
　　 （2）组织、岗位、人员的一一对应是HR系统建设的重要步骤。金蝶HR系统建设前期一、二个月时间是用于梳理公司的组织、岗位、职务等信息的，这个工作量是巨大的，但是是非常有必要的。因为不管设计院的人员规模有多大，只要组织、岗位、职务是规划好的，人员就能找到相对应的位置，系统中的职务布局是一个封闭性的圆环，这对后期各类数据的查询、报表的设置是非常重要的。
　　（3）培训是人事专员熟悉掌握系统运作的重要保障。金蝶HR系统自2014年7月全面上线以来，设计院共举办人事专员培训2次，薪酬专员培训2次。精心制作了测试试题，人事专员必须经过培训，考试合格，才能开放系统的相关权限。培训的内容不仅针对系统的各个模块的操作流程，更重要的是针对各人事专员在操作系统时经常出现的问题进行讲解，现场答疑，保障各人事专员能熟悉掌握系统操作方式及流程。
　　（4）金蝶HR系统与理正人事系统比较具有的优势。金蝶HR系统与理正人事系统比较具有的优势有：组织、岗位、员工关系清晰;记录员工变动历史;员工信息由个人自行维护;员工入职、调动、离职均在系统中以单据形式进行审批;易统计人力超编、总量、分布、流动情况;掌握员工任职、经验、技能;全景透视薪酬发放明细、每月社保、公积金、扣款;根据需求灵活设置报表等。
　　（5）金蝶HR系统的深度开发。金蝶HR系统目前已实现了组织、人事的基本功能，但需要进行深度开发，后续将陆续研发考勤、培训、招聘、薪酬等模块，并就组织、人事模块中与设计院人事运行现状不甚匹配的地方进行完善，以期达到设计院人力资源管理信息化、流程化的目的。
　　设计院现在运行的金蝶HR系统将逐步进行完善，从一定程度上达到既加强管理又提升管理效率的目的。
　　（尹玲，自2002年以来从事人力资源管理工作，负责了设计院人事、薪酬、绩效等工作，目前任职设计院薪酬绩效高级主管，2013年进行设计院人力资源信息化建设时，任设计院金蝶HR系统项目经理。）
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