高等学校网上预约报账的利弊探讨
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摘 要：为了有效缓解目前高等学校财务部门报账压力，节约报账人员的等候时间，提高财务管理水平和服务水平，部分高校又一次改革了报账形式，实行了网上预约报账。此次报账形式的改革，在很大程度上解决了高校财务报账难的实际情况，但在实际运行过程中，还存在一些不足之处，如网上操作程序的繁琐、较难实施的现象等。文章通过对网上预约报账在实际运行过程中显现的优势和存在的弊端进行探讨，以期不断改进，解决高校实际报销难的矛盾。
关键词：高等学校 网上预约报账 利弊
中图分类号：F233，G647 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2015）08-102-02
近年来，各地高等学校招生规模不断扩大，校区增加，高校各项经费呈多元化发展趋势，高校财务资金核算量每年成倍的增加，财务报账是高校财务工作的重要组成部分，而高校的财务人员编制有限，报账大厅经常出现排长队报销的现象，报销难的问题日益突出。为此，部分高校改革报账形式，率先推出了网上预约报账系统。
网上预约报账，是指报账人员远程登录校内网上预约报账系统，按规定填写并提交预约报账单申请，通过网上预约系统、账务处理系统、网银支付系统的对接，实现对财务数据的自动处理。报账人员在系统上预约后，通过合适的方式将报销单据传递到财务部门，会计人员审核报销单据后办理报销，自动生成记账凭证，利用网银支付系统进行支付。
网上预约报账模式在高校财务部门的推行，避免了财务报账排长队的现象，减少了报账人员等候时间，提高了财务人员的工作效率，强化了财务管理水平。但也存在着一些实际问题，需要继续加以改进，保证网上预约报账系统的发展。
一、高等学校实行网上预约报账系统的优势
1.节约了报账人员的等候时间，提高了财务人员工作效率。传统的报账方式是报账人员在上班时间拿着报销单据到财务部门办理报销业务，会计人员的主要工作精力都集中在零星、小面值票据的归集、计算、录入、打印上。例如出租车票、过桥过路费等，这些票据面值不高，数量却很多，类似这类票据的报销加大了会计人员的工作量，使报销工作效率下降。网上预约报账的实施，让报账人员可以选择报账时间、报账地点，提交报销申请，根据自己的时间到财务部门办理业务，或由财务部门直接办理。这个过程中，报账人员参与到报销票据的整理、录入等过程中，承担了算账、记账、输入等基本工作，大大缩短了会计人员办理业务的时间，提高了工作效率，解决了报账大厅排长队等候的现象。
2.有利于宣传财务制度，促进财务关系和谐。由于高校财务人员数量欠缺，繁杂的工作使会计人员有压力，加之报账人员拥挤、排长队，有些报账人员甚至说报账需要花掉好几天的时间，报销使得两方关系恶化，师生怨声载道。网上预约报账实施后，报账人员自行对会计信息进行搜集、处理、输入等操作，逐步熟悉报销制度并掌握报账流程，从思想和心理上认知、理解财务工作，做好财务制度的宣传工作。在此过程中，报账人员的需求与会计人员的服务目标相互一致，构建了报账人员与会计人员之间和谐的关系。
3.加强预算管理力度，提升决策管理水平。网上预约报账系统与账务处理系统的数据具有对接功能，财务资源可以共享。各部门通过登陆网上预约报账系统，及时了解财务信息，根据各项经费的下达预算控制数实施报销，保证经费指标及额度的正确使用，满足预算管理的要求，提高资金的使用效益，进而为领导决策提供及时、有用的信息。
4.财务信息更具及时性、对称性。传统的报账方式下，报账人员对经费收支余额把握不准、不及时，有时出现项目串项、超支现象，特别是一些国家级、省部级项目的科研经费，项目负责人未能及时了解经费到账、使用额度等信息，造成未能及时结题等情况，给个人及学校造成了不良影响。网上预约报账实施后，财务服务与预算管理、财务核算、网上银行互通互联，将每笔业务进行清晰展示，使得相关责任人及时对业务的流通进度进行跟踪查询，实现了业务流、资金流、信息流的有效结合。
5.提高了财务管理精细化水平。网上预约报账对财务工作的流程进行再改进，实现了数据集中、远程动态、资源共享的财务管理新模式。会计人员也逐步由业务型向管理型转变，从单纯的报销业务中解脱出来，对财务活动进行事前、事中、事后的监督与分析，对收入、支出、项目需求、绩效评价等方面进行精细化管理，确保财务信息的有用性、全面性。
网上预约报账作为一种全新的报账模式有其独特的优点，但在实施过程中，还存在一些弊端，有待进一步的改进。
二、高等学校实行网上预约报账的弊端
1.网络信息不安全风险。网上预约报账系统的开放带来了网络风险，而财务数据对网络系统的安全性要求极高。由于网上预约报账系统通过高校财务平台，实行内部局域网，财务网络与外网实行物理分隔起到防火墙的作用，与外网的连接，使得垃圾邮件和病毒邮件肆意传播，黑客攻击、系统瘫痪、黑客程序时有发生，这些都将对财务安全性构成威胁。因此财务软件平台和网络系统，任何一个环节出现问题，都将影响网上预约报账顺利进行。
2.培训不到位，财务信息录入不规范。教职工忙于教学科研工作，认为报销实行预约程序麻烦，不如当面报销方便，不愿意花时间学习预约报销程序，而且要对一个完全没有财务知识的教职工，让他在短时间内成一个熟练工，有很大的难度和压力。由于培训不到位，加之在心理有抵触，使得预约在票据整理、分类汇总等录入时混淆，随意填写项目开支范围、内容，改变资金用途，不按规范进行填写，后期登录预约时发现数据录入不规范，造成部分丢失，或是预约的失败。增加了报销退单风险，重复递交，如此影响了报账的效率，也让报账人员对使用预约报账失去信心。
3.报账人员与会计人员沟通不及时，影响报账效率。传统报账模式下，报账人员和会计人员进行面对面沟通，有关报销单据真伪、合理性、合法性，经费使用范围，领导审批权限等问题可以及时得到解决。实行网上预约报账后，报账人员可以不用到现场办理，会计人员在审核单据过程中往往会有一些问题需要询问报账人员，这时只能采取电话沟通，如果电话沟通不顺利，或意见出现分歧，将直接影响报账效率。
4.原始单据在传递过程存在遗失风险。原始单据上面承载着大量的经济信息，是款项支付的依据。如果高校预约报销设置投递点不合理，则存在票据被盗，或遭遇恶意破坏的风险。在会计人员退回的不合理、不合法、无法报销的票据时，报账人员没有及时去财务部门将其取回，也存在丢失或找不着的现象，这样会引发财务部门和报账人员之间的矛盾。
5.预约报销制度建设不完善。由于开放式的网上预约报账系统，对财务人员权限及操作方面规程，网络财务等配套制度的建设与监督体系必不可少。预约报销制度不完善，报销过程产生的摩擦、矛盾将无法可依、无据可查，致使摩擦增加，矛盾激化，财务漏洞增加，降低工作效率，改变报销制度改革的初衷。
总之，网上预约报账形式的改革提高了财务部门工作效率，提升了服务质量，解决了报账大厅排长队的现象，节约了报账人员等候时间，减少了财务核算的差错，规避了现金支付的风险，保证了学校的资金安全。但在实施过程中，还需要继续改进，不断完善网上预约报账系统，为师生员工提供更高效便捷的服务。
参考文献：
[1] 林琴珍.高校实施网上预约报销系统的优势及建议[J].福建农林大学学报，2012，13（6）
[2] 段世芳.浅谈改进网上预约系统解决高校报销难问题[J].会计师，2012（7）
（作者单位：西安科技大学财务处 陕西西安 710054）
[作者简介：祝菊锋（1973―），女，陕西乾县人，西安科技大学毕业，本科学历，会计师职称，主要从事高校财务管理研究工作。]
（责编：若佳）
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