我国档案数字化理论研究

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　　摘要：随着信息化时代的到来，科技现代化技术得到不断的改进，我国现有的档案管理已经远远无法满足发展需要。目前我国对档案馆实行现代化管理，应用电子科学技术规范档案信息，档案数字化建设成为时代发展需要，本文将对档案数字化建设中存在的问题进行深入分析，并提出相应的建议，为我国档案数字化建设建言献策。
　　关键词：档案数字化；档案馆；信息技术
　　进入21世纪，网络技术和信息技术迅猛发展，人类生活的各个方面离不开网络数字化，如现代化电子产品中的数字电视、数码相机等等。纸堆如山的档案馆，随着档案数字化潮流的到来，如今也有了很大的改善，档案馆逐步实现了网络格局，每个档案馆有自己的局域网和数据库，用计算机操纵整个档案系统。伴随着档案馆数字化的推进，在不久的将来最终会实现各级档案馆的现代化。
　　1、信息时代档案数字化建设的必要性和紧迫性
　　所谓档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR 技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。[1]由于目前我国档案的建立和管理依旧采用的是传统模式实施的，以普通的纸质和其他的一些传统的载体而存在的档案管理和使用模式，由于这种传统传播方式其信息覆盖面较小，难以适应社会信息量的迅猛增长，档案信息资源的经济价值和社会价值都难以真正实现。
　　实现档案数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。档案数字化可以改善档案管理系统，使档案冲破部门管理的局限。从之前的单纯的纸质整理和保管利用向以数字信息化收集管理和利用是当前档案管理部门的重要职责，因为只有摒弃原先旧的收集和管理模式，才能更好地为人民群众提供更优质高效的信息服务。社会化的大发展需要档案管理不断的更新，档案数字化可以满足人们对时间的强化意识，便于领导迅速准确的作出重大决策。由于档案馆在信息资料的查阅和使用方面为人们提供了便利，尤其是在我国设立的文件查阅中心使得海内外人士在信息查阅方面变得更为方便。当然，传统的搜集，管理和检索都已经跟不上时代发展的需要，故而对于档案馆的信息数字化建设显得尤为迫切和重要，以此来满足广大使用者的需要。把档案馆建设成数字化，现代化和能够提供更多的服务应该作为目前档案馆建设的一个目标来努力实现。
　　2、我国档案数字化建设的现状和存在的问题
　　发达国家的科技电子水平相对于我国来说发展的比较早，也比较快，涉及的领域也相对较为广泛，从而在档案数字化建设方面比我国要早很多年。我国对档案数字化的建设进程要求在21世纪初的我国《全国档案事业发展“十五”计划》才列入进来。 2002年11月5日，国家档案局又在《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出推动馆藏档案数字化的建设，从部分中心城市试点建设数字档案馆，到全国各级各类档案部门纷纷效仿，2005年底，中国第一历史档案馆启动了全文数字化清代档案文献数据库项目，该项目的第一期成果为全文数字化《大清历朝实录》和《大清五部会典》，共计6255 万字，原文图像213553页，已于2007年底完成，深圳市档案局2005年开始筹建数字档案馆，安徽省档案局2005年启动了电子文件中心建设，除了档案部门之外，许多企事业单位也纷纷加入档案数字化建设的行列之中[2]。
　　随着我国档案馆数字化建设的深入开展，经过艰苦的摸索阶段，已取得良好的成效。但其他发达国家相比，我国档案数字化建设前进速度迟缓。目前，我国档案数字化建设存在很多问题，在城市地区，由于当地经济发展较快，科技水平跟得上时代的进步，故而当地的档案数字化水平也会比较高，而相对于农村等偏远地区，经济和科技的落后直接也导致了档案的数字化水平非常低下，甚至会出现像信息孤岛的情况。
　　就目前我国现阶段的档案规范化水平来说，由于档案使用的收录软件系统较多，种类参差不齐，这都对我国的档案数字系统发展带来不容忽视的影响。要想建设档案数字化，必须先提出档案数字化的一个标准问题，因为只有首先把档案数字化的标准制定出来，才能为整个档案数字化建设做好铺垫， 笔者认为，无规矩不能成方圆，凡事都要有一个标准化问题，只有对一个事物制定标准化才能对其进行更好规范，所以要促进档案数字化的建设，当务之急是要对档案的标准化进行建设并加以规范化，从而促进档案的建设向着数字化和规范化迈进。
　　3、实现我国档案数字化建设的建议
　　基于我国目前的国情和发展现状，笔者认为我国数字化过程中面临着各种各样的困难，但如何才能把我国的档案数字化建设成具有现代化信息技术含量的平台呢？笔者建议如下首先，打好档案数字化建设的基础。在档案数字化建设的道路上，首先要做的就是建立档案数字化的基础问题，打好基础才是关键。只有在档案数字化建设过程中档案的收集整理与分类整合等基础性工作下功夫，才有可能实现档案的数字化建设。其次，对现有档案信息进行筛选，有选择地进行档案信息数字化。知识产权的保护在科技发展的今天日益重要，著作权的保护不仅是对拥有著作权人的尊重更是促进和鼓励创新的重要手段，在档案的数字化建设的过程中，档案的著作权如何进行有效的保护，一直在档案数字化建设过程中作为一个十分关键的问题。当然了，在进行档案的数字化时，除不能违反我国相关的档案法以外，还要不能违反关于一些知识产权以及著作权的相关法律法规。在世界性的知识产权保护方面，也曾明确规定了对于档案数字化的知识产权进行了保护，凡是在档案信息数字化时，没有明确经过著作权人的授权，擅自进行档案的数字化，都应当受到法律的惩罚。与此同时，在利用像电子邮件等传输相关的档案信息时，更应该加强知识产权的保护，以防侵权行为的发生。最后，在档案数字化建设过程中正确运用现代化数字技术，重要的是要熟练掌控先进的信息技术。现代技术在档案数字化中的应用的同时涉及了很多部门，例如技术，资金和人才等。当然了，如果仅靠档案部一个部门，想要完成整个数字化的建设几乎是不可能的，必须采取其他措施来完成这个艰巨的任务。第一，可以采用购买的办法，购买成熟的软件系统，节省了自我开发软件系统的时间和精力，可以更集中地去做除软件系统以外的其他工作。第二，采用外聘人才的办法，在自己本身所具有的系统，在此基础上不需要整个档案数字化的变更，直接进行系统优化升级，省去了重新熟悉和录入新的系统的时间，使得在职人员更快地展开工作。第三，采用要求开发商为本单位量体裁衣地开发所需软件。数字字化转换、档案网站建设或数字档案馆建设的工程业务部分或全部外包。这些业务对档案部门来说进行全部外包是不切实的，经济承受不起。只能针对工程中技术特强的业务实行外包、有选择性的外包， 这样才能节约成本而且高效[3]。由于档案的管理涉及的面比较广，内容比较重要，所以在进行外包的同时要进行风险的评估和分析，谨慎进行业务外包，以保护好档案，以防泄露出去，当然这也离不开部门内部的协调工作。（作者单位：国投新登郑州煤业有限公司）
　　注解
　　[1]史香芝.档案数字化建设的几点思考[J].兰台世界，2006.8
　　[2]李秀兰.制约我国档案数字化建设的关键因素及其对策研究[J].云南档案，2012年
　　[3]谭远宏， 赵家文， 刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2005年9月，第5期，第29卷
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