基于会计信息管理的内部探讨

来源:用户上传      作者: 刘春晖

　　摘 要：本文试图在会计信息管理领域嵌入内部控制，探讨内部控制与会计信息管理的功能耦合关系，在此基础上，厘清内部控制在会计信息管理中的作用机理，进一步，基于会计信息管理主、客观环境，阐述了内部控制在会计信息管理领域发挥作用的构件。
　　关键词：内部控制：整序；会计信息管理
　　中图分类号：F234．2文献标识码：A文章编号：1005―0892(2006)08―0125-03
　　
　　一、引言
　　
　　当前，内部控制越来越受到社会各界的广泛关注。理论界就内控理论框架、内控原理、内控制度设计、内控的科学方法以及价值链内部控制模型等纵深方面展开了多角度的研究，尤其在内部控制与相关问题的比较研究方面取得了很有价值的成果，如李明辉在《内部控制与会计信息质量》一文中，不仅指出内部控制对于防范会计信息失真具有重要意义，而且提出为了提高会计信息质量并减少会计信息失真应当改善内部控制环境并建立健全内部控制制度。程新生在《公司治理、内部控制、组织结构互动关系研究》中，以委托代理理论、组织学理论解释公司治理、内部控制与组织结构之间的关系，提出以科学决策和效率经营为核心，以决策机制、激励机制、监督约束机制为纽带，建立治理型内部控制，指出对治理效率和经营效率的共同追求推动了内部控制演进。潘琰等在《所有权、公司治理结构与会计信息质量》中，指出公司治理结构本质是一个关于所有权安排的契约，对公司治理结构与会计信息质量的相互作用机理进行探讨，并结合我国转轨经济的特点进行分析，以期为治理结构优化与会计信息质量的提高提供帮助。庄明来在《会计电算化研究》从会计电算化管理的角度指出，信息管理与内部控制二者相辅相成，要加强基于新环境考虑的组织控制，并提出将身份认证与鉴别技术应用于管理与控制之中。
　　但综观上述成果，真正从内部控制的角度揭示内部控制与信息管理之间关系的很少。尤其是，“中航油”案的发生，使人们从全新的角度愈加关注内部控制与会计信息管理的关系及如何发挥内部控制在会计信息管理中的作用。鉴于此，在本文中，笔者将主要探讨基于内部控制与会计信息管理之间的功能耦合关系，以及内部控制在会计信息管理领域发挥作用的内容，从而，进一步阐述基于会计信息管理的内部控制的主、客观环境，以期为我国在会计信息领域加强内部控制提供一个清晰的思路。
　　
　　二、内部控制与会计信息管理的功能耦合分析
　　
　　内部控制的目的在于帮助企业经营活动合法化，具有经济性、效率性和效果性，保证管理决策的贯彻，维护资产和资源的安全，保证会计记录的准确和完整，并提供及时的、可靠的财务和管理信息。作为以生产、分配、交换、使用并优化会计信息为主要内容的会计信息管理，无疑需要内部控制来提供“合理保证”。会计信息管理最基本的目的是通过对会计信息主体、会计信息手段和会计信息自身的管理来为会计信息使用者提供可靠、有用的会计信息。一方面，无论是会计信息管理主体，还是会计信息管理手段，都要利用内部控制；另一方面，没有强有力的内部控制，会计信息可靠性、有用性就得不到保证，特别是在会计信息集成化管理下，由于“信息共享加大了信息泄露的风险，信息泛滥造成的祸害不浅”，如果没有内部控制加强限制，信息共享是绝对没有效果的。“信息技术的发展在一定程度上保证了信息生成的可靠性和相关性，但它对长期存在的严重的制假造假究竟是利是弊，还要取决于设计与操作这一系统的人员，取决于与这一系统相适应的内部控制的强弱”。目前在不少单位出现的因会计数据的安全性而导致会计信息有效性下降的现象，不能不说与内部控制弱化有直接关系。再说，对一个企业而言，信息的安全管理主要是通过内部控制完成。信息的安全管理至关重要，信息的安全受到威胁，信息可靠性就得不到保证。在计算机特定的环境中，内部控制尤其是内部会计控制只能加强而不能削弱。电子商务和供应链的出现，客观上也要求通过更加有效的内部控制来实现企业和外部之间的合作，当然，也对内部控制的方式、范围提出了挑战。
　　不仅如此，良好的会计信息管理有助于提高内部控制的效率和质量。“信息管理就是要在信息资源开发者、拥有者、传播者和利用者之间寻找平衡点，建立公平合理的信息产品生产、分配、交换、消费机制，优化信息资源的体系结构，使各种信息资源都能得到分配与充分利用，从而最大限度地满足社会的信息需求”。会计信息是通过填制和审核凭证、登记账簿、编制报表的整序过程生成的，具有信息管理、信息整序与优化选择的基本特征与要求。这里，信息整序的基本要求是信息内容的有序化、信息流向明确化、信息流速适度化、信息的数量粗细化以及信息质量最优化。而这些基本要求正是内部控制所要达到的基本目标的具体体现。正确的会计信息是企业完善内部控制的可靠信息资源，内部控制是会计信息的主要受益者。内部控制的基本目标实质上就是正确信息的产生与有效利用。任何单位的内部控制制度都要有利于保证其资料(信息)真实、决策正确、指挥有效、行为灵活，其关键是保证各项信息的传播、反馈及有效利用。
　　
　　三、基于会计信息管理的内部控制作用机理
　　
　　基于以上对会计信息管理与内部控制功能耦合关系的论述，笔者认为内部控制在会计信息管理领域可发挥以下作用。
　　第一，统合整序会计信息的分析。一方面，凡是有关经济活动的消息都是经济信息；凡是与会计事项或事件有关的经济信息都是会计信息。任何单位的管理过程都是信息传递和转换过程，都存在信息输入、贮存、加工、处理、输出问题，任何单位管理都离不开经济信息尤其是会计信息，于是，会计信息管理应运而生。另一方面，现代企业的内部控制与管理完全融合在一起，内部控制的运行过程即为企业的经营管理过程，这使内部控制涉及企业管理各个方面，也就是说内部控制的对象包括单位所有机构和所有活动及其具体环节。“在一个经营单位中，虽有不同的作业单位，但要达到经营目标，必须全面配合，以发挥整体作用。内部控制正是基于这种指导思想利用会计、统计、业务、审计等部门的制度、规定及有关信息等作为基本依据，以实现统合与控制的双重目的”。站在会计信息系统角度，内部控制把被会计反映和监督的各种经济活动通过凭证的取得或填制、账簿登记、报表编制等方式，生成、输出会计信息的过程看成一个整体，即一个会计信息网络或会计信息情报中心；同时，又对它们进行必要的控制。在这样一个信息网络中，每个部门或子系统的作业必然受到其他部门或子系统的牵制和监督，会计报告编报过程实际上可理解为会计信息的整序过程。因而，内部控制具有统合整序会计信息的作用。
　　第二，制约会计信息加工活动(会计行为)的分析。可靠的会计信息，源自规范的信息加工活动。无论内部控制怎样定义，内部控制都要着眼于各项经济业务

的执行是否符合单位利益及既定目标、标准，是否有利于正确取得和有效利用信息，而予以督促、检查评价及适当的控制其经济行为，通过规范的、有效的个人行为达到使单位的各项行为和整体行为健康、有序，以防止信息失真而导致决策无效。由此可见，内部控制能对会计行为即会计信息加工活动发挥制约作用。内部控制最初为内部牵制，内部牵制主要出于相互制约的目的。内部控制概念后来发展到内部控制制度，无论总体的内部控制制度还是具体的内部控制制度，其主要内容都少不了相互制约方面。比如，在网络环境下，通过授权操作制度，连接电子数据审核制度，使得内部信息按权限访问浏览，数据更改受各种牵制，从而从制度上制约网上会计行为。根据COSO报告的观点：内部控制之所以设置就是促使企业在迈向获利目标的路上，达到管理观念，减少意外惊讶。利用制约关系，建立制约运行机制以规范信息加工活动已成为减少意外惊讶的有效途径和不可替代的重要手段。
　　第三，优化会计信息资源的分析。在构造内部控制整体框架的过程中，人们自然地把“信息与沟通、监控”列为内部控制的重要组成部分，作为与财务报告目标相关的信息系统的方法和记录的“信息与沟通”，它通过确认、记录、计量、揭示经济业务或事项，对全部经济活动加以关注，了解会计信息与各部门之间的相互关系，并对其会计信息的生成及其质量作出合理的评估。“监控”即指评估内部控制质量的过程，当然，包括评估会计信息的质量。它通过日常管理监控经济活动来对会计信息的真实性、可靠性进行客观、公正的检查。
　　
　　四、基于会计信息管理的内部控制作用机制的构建
　　
　　当然，内部控制要真正发挥以上作用，需要良好环境和与之相配套的基本条件。笔者认为，基于会计信息管理的内部控制作用机制应由以下几方面构建。
　　主观上，目前各单位对内部控制认识不高，观念模糊，严重影响内部控制作用的发挥，尤其是随着会计技术性的发展越来越倚仗计算机技术和信息技术的支持，会计信息管理也不可避免地出现这样或那样的问题。最明显的是，在信息管理日常工作中，人们总是忙于开发、购买硬件和会计软件，并求得证、账、表的正确输出，却很少过问计算机系统是否安全可靠、企业以及部门的内部控制制度是否健全，甚至“一甩了之”。“特别是在网络环境下，人们总是认为网络环境已经为我们设置了种种访问数据、处理数据以及输出信息的控制，依着这样的屏障就可高枕无忧了。于是乎，对电算化会计信息系统中存在的许多隐患视而不见”。前面已提到过，随着信息技术的发展及信息管理加强，内部控制越来越重要。其实，“技术本身并不能解决公司的信息问题，无论多么复杂的信息系统，都不能完全控制其中的数据信息，只有当管理者改变‘技术至上’观念并且开始关注信息本身时，他们才会意识到最新的计算机技术和信息的有效运用之间其实没有太多的关系”。缺少了对内部控制的正确认识，即使有健全的内部控制制度，也形同虚设。内部控制在会计信息管理中的作用就难以发挥。
　　客观上，首先应当建立科学的法人治理结构，其中，很关键的一点就是董事会要有较好的独立性、能真正发挥作用；当然，现代信息管理要求“强调信息商品和信息经济的观念，突出从经济角度进行信息管理，不局限于对信息和技术进行管理；要在战略决策和规划的高层次上强调信息管理；不满足于仅仅在操作层和运行层的低层次管理”。因而，董事会对加强会计信息管理有不可推卸的责任。我国《公司法》中规定董事会的职权包括“制定公司的基本管理制度”。所以，建立健全、有效的内部控制责任在董事会，也是信息管理的需要。目前应主要通过有关部门完善有关董事会独立性法规来确保董事会对内部控制的责任。其次，应充分发挥内部审计作用。内部审计是内部控制方式之一，又是对内部控制执行情况的一种监督形式，因而是对内部控制的控制。通过内部审计，不仅可以保证会计信息的安全、有效，而且能发现会计信息管理中出现的问题，并提出改进意见，使得会计信息管理走上健康、安全的轨道。如何发挥内部审计作用，目前主要还是内部审计机构的设置及定位问题．笔者认为内部审计机构应在董事会的直接领导下，并在业务上接受监事会的指导。

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