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化工企业产品销售信息化建设研究

作者:未知

  摘 要 本文对化工企业销售信息化建设前的销售管理工作特点以及存在的问题进行了分析,对化工产品销售信息化管理系统的构架、实施以及实施效果等进行了探究,希望能够为我国化工企业产品销售的信息化建设提供一些参考。
  关键词 化工企业 产品销售 信息化建设
  一、引言
  随着现代信息技术的发展,化工企业为了提高产品销售水平,降低销售成本,在销售信息化管理系统上进行了不断的探索。销售信息化管理系统的建立对于化工企业的发展有着非常重要的意义。
  二、化工企业销售信息化建设前的销售管理特点及存在的问题
  在尚未建立信息化管理系统之前的化工产品销售业务流程中,客户需要现与企业销售人员共同编制销售计划,并由相关人员对客户的资质以及货物运输车辆的安全性进行审查和检验,在审查合格后向客户出具交款通知单,在客户将货款预交给化工企业后获取收款凭证。企业销售人员根据收款凭证开具提货单、流转单等,客户凭借以上单据到化工企业进行提货,在经过登记、空车过磅、产品装车、车辆二次过磅等环节后,由客户或货车司机凭借流转单与化工企业进行货款的最终结算并获取出门证,司机持出门证出厂。产品销售流程过于复杂导致了化工产品销售工作中存在着不少的问题。
  首先,鉴于化工企业的生产特点,其各部门的区域分布往往比较分散,在缺乏良好的信息化管理系统的情况下,部门之间的沟通就成了一个重要的问题。过去化工企业产品销售各相关部门之间的信息交流存在着效率低、成本高的特点,尤其是一些纸质业务单据的传递只能够依靠人工来进行,例如在进行产品的销售结算时,用户需要不断的来往于磅房与计算中心才能够完成交付货款、结算等工作;销售管理人员无法及时获取客户账户余额、销售单、产品流转情况等。由于各部门之间的信息交流不畅导致了化工企业在产品销售上各个业务环节之间难以形成紧密的衔接,对于产品销售业务中存在的一些问题也难以及时的发现并进行处理。
  其次,在没有完善的信息化管理系统的支持下,化工产品销售工作的模式也显得十分单一,主要表现为产品销售人员在日统计、月统计等工作上往往需要花费较多的时间,且除进行月底结算以外,无法对当前的累计情况进行良好的掌握,统计方式单一等。
  再次,过去对于客户提货情况的管理一般是通过客户提货时的随车流转单来进行,但这种方式对于客户提货的具体流转信息无法实现良好的掌握。
  最后,在危险化学品的销售和运输方面,化工企业需要对物流公司及运货车辆分别进行资质审查和安全审查,但由于缺乏良好的物流公司以及运货车辆的基础数据库,从而导致了这部分审查工作的工作量往往非常巨大。
  三、化工企业产品销售信息管理系统的架构设计
  根据化工企业的产品销售特点,在销售信息化管理系统的建设上采用浏览器/服务器(B/S)的多层技术体系架构能够获得较好的效果。B/S构架的组成主要包括浏览器、Web服务器、数据库服务器,在这种架构下所建设的销售信息化管理系统具有良好的访问性能,且维护方便,安全性较高,同时系统对于各种销售情况均有着较好的适用性,在处理各种销售问题时也能够起到较好的辅助作用。
  化工产品销售信息化管理系统的构架设计主要包括了提供Web服务的1台或数台Web服务器,与Web服务器相连接的Oracle数据库服务器,以及在旁路连接对数据定期进行备份的服务器。而系统用户与Web服务器则主要通过企业的内部局域网进行连接。
  四、化工企业产品销售信息管理系统的实施及效果分析
  (一)优化销售环节和业务流程
  建设产品销售信息化管理的主要目的之一就是为了对现有的产品销售管理模式进行改进和梳理,从而对销售业务环节以及业务流程等进行优化和简化,从而提高产品销售工作效果,明确各业务环节相关人员的岗位职责。销售信息化管理系统对销售业务环节、流程的优化可以按照以下方式进行。
  在销售信息化管理系统的支持下,产品销售业务环节和流程能够得到有效的优化。企业销售人员可以根据系统中的产品库存数据开具电子销售计划,然后由系统对客户企业名称、提货车号、提货数量等与数据库中的相关信息进行对比,判断其资质是否合格,并检验客户是否足额预付货款,从而为客户开具电子提货单。客户或货车司机凭借电子提货单经过门卫核对企业名称、货车牌号等即可进场提货。在提货完成后,该系统可以根据车辆的过磅数据自动进行货款的结算并确认提货完成,门卫再次确认后即可出厂。
  由此可见,通过化工产品销售信息化管理系统大大简化了产品销售流程,并使整个销售业务具有较高的自动化水平、销售管理工作的效率大大提高,客户的提货、付款、结算等也变得更加方便快捷。
  (二)产品销售信息化管理系统的具体实施
  为了达成上文所述的销售流程优化效果,在化工产品信息化管理系统的具体实施和建设上就需要通过以下几个方面来进行。
  第一,系统功能模块。销售业务流程优化功能的实现需要销售信息化管理系统中包含销售计划审批系统,客户资质管理系统,货运车辆管理系统,提货单制定、打印和流转系统,计量数据上传系统,客户账户管理系统,自动结算系统以及销售数据统计系统等。
  第二,硬件设施。在销售信息化管理系统的建设上,要保证各个环节的硬件设施建设到位,尤其是各个岗位的用户端计算机要配备齐全并接入企业内部局域网,并通过对相关业务人员的计算机和销售信息化管理系统操作进行培训,从而保证系统的各项功能得到落实,并进行有效的使用。
  第三,制定应急预案。在销售信息化管理系统的建设上要对各种可能导致系统出现故障或者运行不稳定的风险因素进行分析,制定好应急预案并做好系统、网络的安全防范工作,在系统或网络发生故障后能够在第一时间进行排除。从而避免因服务器、网络、或者终端的故障导致系统无法正常使用,甚至出现数据丢失的问题,给企业造成巨大的损失。
  第四,实现对库存的动态管理。通过在销售信息化管理系统中设置库存录入界面,使企业生产人员、仓库管理人员等能够对产品的库存量进行实时的更新,进而使销售人员能够在第一时间内掌握企业的产品库存信息,实现以量定销。
  第五,整合过磅系统和销售信息化管理系统。通过将过磅系统与销售信息化管理系统的有效整合能够有效地实现车辆过磅信息在两个系统之间的传递和沟通,从而使销售人员能够及时对车辆皮重、毛重、净重以及过磅时间等进行掌握,从而使其对企业销售业务的管理力度得到有效增强,管理效率也大大提高。
  第六,为企业决策者提供产品价格和销量信息。通过在销售信息化管理系统中实现对产品的价格、销量等数据的自动化分析,并自动生成产品销量曲线、价格曲线、销量比重表等,为企业的管理者、决策者提供有效的产品销售信息,从而为企业的决策和发展提供有效的参考依据。
  (三)产品销售信息化管理系统实施效果
  该化工产品销售信息化管理系统具有自动化以及实时性的特点,在信息流、物流、现金流等方面有着较高的集成度。该系统的应用能够有效地实现企业销售信息在各个业务部门之间的透明、高效的传递,大幅度优化的销售业务流程,方便了客户各项手续的办理;并使企业能对销售的整个过程都能够进行良好的掌握,进而大大提高了销售管理工作的效率,工作中出现差错的概率降低;并能够为企业的决策管理提供良好的参考依据,对于企业的发展起到了良好的推动作用。
  (作者单位为阳泉煤业集团平定化工有限责任公司)
  参考文献
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论文来源:《经营者》 2019年9期
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