对事业单位固定资产管理的几点思考
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作者: 郭智霞
[摘要]事业单位固定资产管理存在制度不健全、管理混乱等现象,既不利于固定资产保值增值,更不利于贯彻节约能源法。本文从建立岗位责任制,加强固定资产事前、事中、事后的管理,做好固定资产的报废工作等方面来谈谈强化固定资产的管理。
[关键词]固定资产 管理 制度 电算化
随着经济和社会的发展,以国家投资为主体的社会公益事业得到迅速壮大,事业单位添置了大量的通用设备、专业设备、交通运输设备、电气、电子产品及通信设备等等,固定资产总额不断扩大。长期以来,我国事业单位固定资产在保证事业单位正常运转促进我国经济发展和社会进步方面发挥了重要的作用,但是在社会主义市场经济改革的高速进程中,事业单位的固定资产管理方面也有许多不完善的地方,使得固定资产利用效率低下甚至流失。为此应切实加强事业单位固定资产管理制度建设,把事业单位固定资产的管理纳入规范化、制度化、信息化轨道。下面就关于事业单位固定资产管理中存在的问题和在加强管理方面作几点粗浅探讨。
一、事业单位固定资产管理上存在的问题
1. 领导不够重视固定资产的管理,固定资产管理人员素质不高。
在日常的财务管理中,领导很少能对固定资产的购置去开会论证,对固定资产的管理忽视,甚至不予理睬。固定资产管理人员缺乏责任心和相应的专业知识,常常有意无意地漏记固定资产。还有些单位干脆是些不懂基本会计专业知识的其他人员兼职来管理固定资产。
2. 岗位设置不合理,责任人处罚机制不到位。
有的单位总务管财务,总务既管物又管钱。这就造成不相容职务没有相分离,没有形成相互制约机制,总务科长说了算。根据固定资产管理制度规定要求,应该对造成违规现象的责任人进行处罚。但实际上,一些责任人往往是现任领导或曾担任过领导工作,根本不去处罚,造成一些责任人意识淡薄,制度成为一纸空文。由于对责任人的处罚未得到彻底落实,造成有关负责人责任意识差,对固定资产的管理工作不重视,结果形成恶性循环,产生更多的违规现象。
3. 固定资产内部控制制度不够完善。
固定资产的管理工作需要各方面的有效衔接,不仅要有金额核算,而且要有数量控制,固定资产数量金额核算需要财务、总务、使用部门的协调管理。但由于许多事业单位未建立起完善的固定资产内部控制制度,使内部各部门之间缺少相互的制约,无法保证对本单位的固定资产进行有效的监督和合理的使用。有的单位虽然建立了有关固定资产内部控制制度,但有关人员执行制度的自觉性不强,存在侥幸心理,往往有章不循,有规不守,使内控制度不能发挥应有的效能。
4. 固定资产账实不符现象严重。
单位对固定资产购置、更新、维修、调入、捐赠等形成的资产不及时入账,有的甚至不入账;对报废和处置的资产不调账,会计信息失真,资产价值名不符实,资产家底不清。少数单位甚至没有设置固定资产明细账和固定资产卡片。事业单位与其附属单位自有资产管理界限划分不清,造成交叉管理,账实不符。
5. 财政对固定资产管理、约束、监管制度执行不到位。
长期以来重钱轻物,重购置轻管理。对资产的管理没有形成严格的监督约束机制,造成资产闲置和重复购置现象突出。资产的利用效率缺乏有效的监督和考核。事业单位没有充分利用预算、政府采购等手段对固定资产进行有效的事前、事中监控。财务部门在做年度预算的时候,对本单位现有固定资产的情况缺乏整体概念,对固定资产购置的预算编制随意性较大,没有从节约、整合资源的角度合理安排固定资产购置预算。在购买固定资产的时候,对必须进行政府采购的固定资产范围、种类认识不深,导致在固定资产购置过程中政府采购制度执行不严,单位自行采购了事。如此一来,难免出现价高货廉、人情采购,达不到少花钱多办事,有的可能还会导致商业贿赂等违法违规的情况发生。财政部门对此现象不去管理或管理力度不够。
6. 固定资产流失严重。
有的单位将替换下来的固定资产低价出售或者赠与他人,不履行手续,财务上也不反映。造成固定资产流失严重。也有的单位将国有固定资产转入附属单位,也造成固定资产流失。
二、鉴于以上固定资产管理工作中存在的种种问题,事业单位应进一步健全和完善固定资产管理体制,做到“权责分工明确,管理高效有序,过程公开透明,监督检查到位”。下面谈几点建议
1. 应加强岗位培训,提高管理人员素质。
首先单位领导要重视对固定资产的管理,进一步提高固定资产管理的意识,提高管理意识是提高管理的关键。认识不到位,措施就难以落实,要克服那种层面上、形式上的重视,要把事业单位固定资产的管理作为考核领导干部和每一名管理人员能力的一个重要方面。设置固定资产管理岗位,实行竞聘上岗。资产管理员作为资产业务的具体经办和管理人员,必须有认真负责的工作态度和责任心。严格执行有关财经法规,规范和完善账务处理,做好固定资产管理的基础工作。单位要对资产管理员进行业务培训,提高其业务素质,资产管理员要对各类资产的名称、功能、存放地点、使用情况等要做到有所登记。严格按照业务流程办理各项业务,保证账实相符。
2. 建立岗位责任制。
要按照不相容职务相分离的要求,合理设计会计及相关岗位,明确职责、权限,形成相互制约机制。不相容职务主要包括授权批准、业务经办、会计记录、财产保管、稽核检查等职务,不得由同一部门或个人办理固定资产业务的全过程。
3. 加强固定资产事前、事中、事后的管理。
加强固定资产的事前管理,就是要把好“预算关”,在编制年度预算的过程中,对固定资产购置预算根据实际需要作全盘考虑,坚持面向基层、突出重点、保证急需、勤俭节约的原则,根据各部门的职能需要,制定合理的固定资产配置标准。在单位需要整批购置设备且金额超过规定标准的要通过政府采购方式,进行招投标方式购买,防止采购过程中出现商业贿赂等违法违规的情况发生。
加强固定资产的事中管理就是:要规范固定资产日常核算,健全固定资产总账、明细账、卡片等资料,做到账卡、账账、账实相符。要健全固定资产保管领用制度,做到购置时有验收,领用时有登记。建立固定资产使用人责任制度,确保固定资产按规定用途合理使用。要对造成固定资产损失的有关责任人员进行责任追究,对随意侵占、挪用、非法交易以及毁坏、窃取、丢失固定资产的违法违纪和失职等行为进行严肃处理。
加强事后管理就是各单位处置资产(包括调拨、转让、报损、报废等),应履行审批手续,未经批准一律不得随意处置。处置资产应按规定程序进行,以有效防止国有资产流失,资产处置后要如实进行资产核销账务处理,对残值收入和转让收入要及时入账,不得私设“小金库”或另存到其它的账户。
4. 要对固定资产进行清查,建立完善的清查制度。
事业单位固定资产是一个变动状态,无论是从数量,还是从价值总量看,总是在不断地增减变化。为了掌握固定资产的结构、数量、质量和管理现状,必须有一套完备的资产清查制度。因此,各事业单位要建立完备的资产清查制度,使资产清查工作步入制度化、经常化轨道。各事业单位至少每年年终要对固定资产进行一次全面的清查核对,对资产结构和管理现状进行分析,盘活存量资产,防止积压闲置,做到物尽其能,物尽其效。或者建立重点抽查制。对资产使用重点部门进行重点抽查核对,做到账、卡、物相符。另外应建立离任核查制。单位领导或资产管理人、使用人员离任时,要组织核查,办理资产移交和监交手续,确保人走账清,防止资产流失。
5. 要对固定资产进行电算化管理。
要按照财政的要求,统一使用资产管理软件,数据上传,与财政预算接轨。
固定资产电算化管理是利用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,其目的是提高单位财务管理水平,从而实现会计工作的现代化。单位要配合财政的要求,统一使用资产管理软件,数据上传,与财政预算接轨,达到统一管理。
随着单位内部监督与财政监督、审计监督、社会监督相结合,也随着单位自身在事前监督、事中监督、事后监督的相结合,日常监督与专项检查的相互结合。我相信一定会实现自动化、科学化、规范化的固定资产管理。
参考文献:
[1]王静 王环:《加强事业单位财产管理的思考》中国工会财会杂志社,2007年2期,第22页
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