浅议审计现场管理
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作者: 贾伟丹
审计现场管理对多数的审计人员,尤其是对工作在审计一线的审计人员来说是既熟悉又陌生,熟悉是因为我们平时的审计工作都在自觉不自觉地应用它,陌生是因为多数审计人员无法从理论上去系统地阐述它。如何正确理解审计现场管理?浅议如下:
一、审计现场管理的相关概念
1. 现场、审计现场及审计现场管理的概念
现场指的是行为实际发生的场所,可以简单地说是实际工作场所,具体是指行为发生时的工作环境状态等。现场既有空间概念,又有时间概念,二者缺一不可,空间是场所,时间是即时的时刻,是指行为正在发生或正在进行,既不是事前,也不是事后,是事中。
审计现场有广义和狭义两种概念。广义审计现场是指审计机关及审计人员为完成审计项目的工作场所;狭义审计现场是指审计组及成员实施审计的工作场所、成员间组织协调关系等。本文所讨论的审计现场是指狭义的概念,包括审计人员查阅财务及其他资料所在的办公室、盘点存货的仓库、实地观测的施工场地等,需要说明的是采取送达审计时审计人员办公室也应是审计现场。审计现场从空间看是指审计工作场所,从时间上看是指审计过程中的现场实施阶段,其实这仅仅体现了审计环境,实质是审计人员围绕审计流程的组织协调、配合,所以狭义的审计现场也可以指审计实施阶段审计流程及围绕审计流程审计人员间的组织协调。
审计现场管理就是审计流程管理,包括审计人员管理、被审计资料管理、审计资料管理、关键控制点管理、审计环境管理等。审计现场管理主要目的是为了保证审计组在规定的时间内提供完整可靠性的审计信息,保证审计组的审计行为合法合规。审计现场管理的目标:一是审计过程的合法和合规性,二是审计结果的完整和可靠性,三是审计作业的效果和效率。
2. 审计现场管理分类和特点
按管理内容分:责任管理、质量管理、效率管理、风险管理、审计环境管理、廉政管理等。上述内容责任管理是质量管理、风险管理、廉政管理的基础;质量管理是核心。现场审计质量管理要兼顾审计成本、审计时间、审计效率、审计人员积极性等方面。
按管理对象分:人员管理、审计信息管理、审计方法管理等。
按管理手段分:直接管理和间接管理。直接管理是管理者深入现场进行监管,间接管理是管理者不深入现场而通过制度、规范进行管理。
审计现场管理的特点:即时性和间接性是审计现场管理的主要特点。即时性就是管理针对正在进行的审计行为,管理与审计行为同步进行。间接性就是审计现场管理主要以间接管理为主。间接管理优点是稳定、规范,是通过规则、制度来实现审计组内部的自我调节、自我约束。
二、审计现场管理
审计现场管理的实现是通过相应规章制度和科学的业务传递流程来完成,审计现场管理的基础一是建立和完善相应的规章制度,二是设计科学的审计流程。
上述两点规章制度是基础的基础,取决于国家法律规章制度的建立和完善,法规制度应该涵盖审计及审计人员权力、责任、考核、奖励、责任追究等全部内容;审计流程管理是中心,是审计组及审计人员在审计现场所做的具体工作,包括项目分解,人员合理调配,信息的反馈、传递和沟通,时间进度的合理安排调度等,具体包括流程模型设计、关键控制点设置等。
规章制度包括综合性规章制度和具体规章制度。综合性的规章制度如审计法、审计质量控制制度、审计人员廉政制度等;具体包括审计日记准则、审计底稿准则、审计人员回避制度等。规章制度不但包括国家和审计署制定的法律法规性文件,还包括基层审计机关为解决法规规章不完善而出台的具体的质量控制文件或责任控制文件。
如果完善的规章制度是对审计人员的无形约束,那么科学严谨的业务流程是对审计人员的有形约束。科学的业务传递流程要求审计项目分解要科学,关键控制点设置要科学,人员分工要科学,目的是保证审计业务传递通畅和完整,责任控制科学有效。审计流程通畅是指审计工作的下达、业务传递、审计信息反馈沟通层次清楚、衔接准确;完整是指审计项目充分分解、全部反馈汇总;责任控制科学有效是指关键控制点设置的位置要准确、数量要适当,既能划分上下流程责任,又能保证效率。审计项目分解是主审或审计组长根据审计方案的质量和进度要求将审计项目分解给参审人员,项目分解的过程也是责任分解的过程。主审或审计组长应该具有较强的审计业务素质和相应的专业素质,既熟悉了解被审计单位的财务核算、业务特点,能纵观全局;还要了解审计组中审计人员的业务能力特长,能够为大家着想。
关键控制点是指那些地位相对重要,容易产生舞弊,进而影响整个审计工作目标实现的环节、步骤和过程。在不同的审计项目中关键控制点可能是变化的,关键控制点设置要体现关键性、重要性、效率性,数量要适当。关键控制点是一种内部牵制,借助的工具就是“责任证明书”,每个关键控制点都要拟定相应的责任证明书。责任证明书要装入审计档案。
审计流程设置总的指导原则是分工明确,责任明确,每个参入审计的审计人员没有职务高低,只有具体工作(岗位)分工不同,不同的工作承担不同的责任,一切由相应责任证据说话;审计流程中间是循环的,不能中断。审计流程说明:
资料交接:审计组在经过充分的审前调查,制定详尽完整可行的审计方案后,进入审计现场,并与被审计单位进行有关资料交接;任务分配:审计组长或主审根据审计方案及审计内容、审计组人员情况进行项目分解,分配审计任务;查证:审计人员领取审计任务后进行审计查证;沟通确认:参审人员将审计中发现的重大疑点线索等交有关人员(或是审计组长、主审)集中与被审计单位进行沟通核实;汇总评估:审计结果进行汇总并进行评估看是否达到方案要求;信息反馈:对审计人员审计查证中发现其他审计人员审计任务内或其他方面的重大线索,沟通核实中发现的新疑点、重大线索,汇总过程中发现的未达到方案要求内容反馈到审计组长或主审,审计组长或主审调整审计任务并补充分配;资料移交:当经汇总评估认为达到审计目标,移交相关资料,退出审计现场。
几个关键控制点:1、资料交接控制,目的是划分与被审计单位间的责任,也是审计组规避审计风险的必要手段。责任证明书是资料交接清单,一式两份,审计与被审计单位分别留存,内容包括移交资料详细的类别、名称、数量,移交时间,交接人员姓名。交接人员要当场签字。2、项目分解控制,目的是划分完整性的责任,完整性关系到整个审计目标的实现,是对审计实施方案的具体落实。责任证明书是审计项目分解书,内容包括审计项目分解明细,审计范围、审计目标、审计人员等,审计项目分解人要签字,分管领导也要签字,大型项目的子项目组负责人领取任务时也要在分解书上签字,分解书一式两份,一份交分管领导。3、审计任务分配控制,目的是划分参审人员间、特别是审计组长或主审与其他审计人员间的责任。责任证明书是审计任务领取通知书,内容包括审计范围、目标、进度要求等。审计人员领取任务时要签字,审计组长或主审也要签字,通知书一式两份,一份交审计组长或主审。4、审计查证控制,目的是划分参审人员间责任。责任证明书是审计记录、审计底稿及汇总表等,审计人员和审计组长或主审都要签字,其中汇总表一式两份,一份审计人员留存。5、沟通核实控制,目的是在审计组内部形成内部牵制,公开透明,避免暗箱操作,划分参审人员间责任,责任证明书是重大问题线索日报表,内容包括问题及线索具体情况,报表的审计人员和审计组长或主审或其他指定审计人员都要签字,日报表一式两份,一份报表审计人员留存。6、汇总评估控制,目的是对审计项目质量进程效果控制,责任证明书是审计项目目标评估书,一般由审计组长或主审完成,审计项目汇总评估人要签字,分管领导也要签字,评估书一式两份,一份交分管领导。7、信息反馈控制,是划分参审人员间责任,责任证明书是信息反馈单,内容是反馈信息具体情况,审计人员和审计组长或主审都要签字,反馈单一式两份,一份审计人员留存。8、资料移交控制目的是划分与被审计单位间的责任。责任证明书是资料交接清单,交接人员要当场签字。
另外,一个最重要的贯穿整个审计项目始终的责任证明书是审计日记,所有参审人员每日都要记审计日记并且签字,每日审计工作结束后主审对参审人员的审计日记进行审核并签字,分管领导对审计组长的审计日记进行审核并签字。
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