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浅谈如何提高高等院校办公室人员工作效率

作者:未知

  【摘要】本文分析了高校办公室行政的职能,阐述了在高等院校中办公室行政管理人员工作的几点关键要素,并依据现实工作经验,提出提高工作效率的方法和对策。
  【关键词】高等院校;办公室人员;工作效率;提高
  一、高校办公室人员职能简述
  (一)服务职能。在高等院校日常工作中,办公室管理人员担任着服务人员的职能,这项职能对学校领导以及其他部门的工作起到非常重要的作用。很多时候,办公室人员需要成为“第一个到达战场和最后一个撤离战场的人”。与此同时,由于在高校中教学工作永远是第一位的,这就要求办公室人员不但要做好领导的服务工作,还要充分为全校师生着想,积极与学校其他部门沟通配合,尽量满足教师和学生的需求;总的来说,办公室人员就是学校领导者的得力助手。此外,办公室的所有工作人员都要具备及时收集信息并进行有效整理挖掘的能力,遇到问题及时向上级领导汇报。
  (二)参谋职能。高校办公室人员除在日常办公中履行好服务职能之外,还要主动承担起为领导出谋划策的职责。在学校和领导计划实行某项政策或决定时,办公室需要第一时间进行信息调研和实地考察工作,给相关部门领导提供决策的支持证据。一个正确决策的提出单凭领导的力量是难以完全有效完成的,更需要办公室主动搜集、整合和挖掘信息,并在领导决策的过程中出谋划策,从而制定出最适合、最恰当的决策和制度。
  (三)执行者职能。高校办公室在高校的行政管理中还要承担执行者的角色,不但需要第一时间将领导作出的决策传达下去,使得上级部署的具体工作方针和完整的工作流程全部传递到学校基层中去,而且在后期也要严格监督具体的落实情况,并进行定期检查和核实。高校办公室人员执行能力的强弱甚至直接关系到整个学校的新政策能否顺利实施和落实效果,因此,高校办公室人员必须具有非常强的执行能力。
  二、提升高校办公室行政人员工作效率的因素
  (一)熟悉了解办公室所有工作制度和办事流程。高校办公室人员的工作内容非常繁琐零碎,日常工作看似普通平常,实则非常繁杂,不但要高质量、高效率地完成各项工作并协助好学校其它部门的同事和老师,还要与教育厅和兄弟院校等其它单位对接。这就要求高校办公室的每一名人员必须要熟记完整的工作制度和办事流程,保证人、事、文的相关工作都有章可依,虽然不一定做到所有事都要所有人亲力亲为,但是至少任何一项工作都不会因不熟悉相关制度和流程而影响进展。
  (二)具备积极奉献的精神。在面对高校办公室工作的时候,所有人员都必须要具有“集体利益凌驾于个人利益之上”的大局观意识,以笔者个人多年的工作实践经验来看,无论在高校办公室中担任什么职务,都需要有无私奉献的精神,由于很多时候办公室的工作是要求处理一些紧急和繁琐的事情,这就要求办公室人员做好加班的准备,并且不能去计较个人的得失,只有这样才会使办公室的工作效率达到事半功倍的效果。
  (三)要有过硬的心理素质。很多人说做什么工作不重要,以什么心态做这件事情才重要。高校办公室的工作也是一样的。由于学校中部门较多,且很多时候要和其他单位进行沟通,因此在日常工作开展的过程中难免会产生一些不可控制的矛盾和摩擦,此时办公室人员必须以大局为重,以平和、宽容心态积极面对,并找到针对性的解决办法,为学校领导的决策执行力达到应有的效果而努力,用乐观积极的工作态度去感染每一个人。
  三、提升高校办公室工作效率的对策
  (一)提高高校办公室人员综合素质。随着当今工作难度的增大和工作要求的不断提高,对高校办公室人员的综合素质提出了更高的要求。为此,作为高校的办公室人员必须不断地提高自身素质,以便于更好地为教学、科研和领导及师生服务。一是高校办公室人员必须加强自身思想政治素质。为此,办公室人员要在思想上与党中央保持高度一致,努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观和习近平新时代中国特色社会主义思想,不断提高自身的政治素养,避免因个人问题引起政策性错误。二是提高高校办公室人员的业务素质。一位优秀的高校办公室人员,业务素质過硬是其基本功,不但要求高校办公室人员具有扎实的业务知识,更对其实际工作的能力提出较高要求。一般来说,办公室人员的知识储备量越多,办公室工作的开展就会越顺利。所以这就要求办公室人员不但要掌握一定文秘与管理等方面的知识,还要学习和掌握高等教育管理理论以及教育方面相关的重要政策,更要对本校的专业设置、优势学科建设、科研项目、学校教职工特点、学生信息等具体情况有所了解。
  (二)建立完整的规章制度,保证办公室工作的规范化。“无规矩不成方圆”如果每一位高校办公室工作人员的工作都可以按制定的原则、标准步骤进行,将一定会达到事半功倍的效果。因此,建立完善的办事规章制度、详细的工作流程,就会大大提高高校办公室工作的整体水平。其次,为使办公效率进一步提高,办公室人员可以对一些常规性工作进行程序化规范,即明确规定办事的具体要求、先后次序及详细步骤。常规性工作的固定化,不但可以在一定程度上减少工作中出现错误的概率,而且可以使刚刚接手该项工作的新同事能尽快适应,以达到提高工作效率的目的。
  (三)重视团队的打造。高校办公室工作虽然彼此之间在职责上有具体的分工,但总的来说办公室还是要以一个团队的形式呈现出来。“单丝不成线,独木不成林”,要想提高高效办公室的工作效率,团队的作用也是不可忽视的力量,如果充分加强人和人之间的合作,真正做到相互取长补短,通过和谐的工作氛围来帮助办公室人员开放思路、汇聚创意,就可以最终达到提升工作效果的目标。
  【参考文献】
  [1]杨宝明.办公室行政管理工作的角色与效率提高[J].企业文化(中旬刊),2017(12):150.
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