浅析行政事业单位档案管理的创新路径

作者:未知

  【摘要】行政事业单位作为参与国家各项事业管理的主体,在日常的工作中产生了大量重要的文件资料信息,需要长期保存。档案管理工作不断引入现代信息管理技术,提高档案管理的科学化水平,进一步满足单位各项事业发展的需要,作为档案管理工作人员,应当在工作中大胆创新,改进工作方式方法,提高工作的效率,将信息化建设和实际工作要求完美结合。
  【关键词】行政事业单位;档案管理;创新思路
  习近平总书记指出:“经验得以总结,规律得以认识,历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。在全面建设小康社会的进程中,档案工作显得越来越重要。”档案管理工作要遵循三大特性:专业性、科学性、服务性。档案管理工作专业性很强,需要系统性管理来完成。档案的科学性体现在平时的档案管理工作中,把握好以下几个方面的基本原则:一是要确保档案资料信息的完整性,充分反映被提供者的全面信息。二是确保档案资料的安全性,做好相关的保密工作。三是确保档案资料的有效利用。
  一、档案管理工作的主要缺陷及创新意义
  (一)缺乏足够的重视。由于现实中档案管理工作的开展,不仅不能为单位创造效益,还成为了单位一项长期的经济负担,通常情况下,单位领导不是很重视档案管理工作,往往忽视其重要性。作为行政事业单位工作指挥棒的年终考核,对于档案管理工作的考核重视度不够,对于档案管理工作不能做到高效的全面控制,导致了相关管理方面的效率低下,档案管理工作者缺少外部管理刺激,工作积极性不强,工作能力弱化,处于得过且过的状态之下,缺少足够的重视,缺少高效、强有力的制度措施保障档案资料的安全。
  (二)缺乏健全的管理体系。许多单位设置了专门的档案管理部门,也拥有档案室等存放档案资料的硬件设施条件,但是缺乏档案管理系统是目前存在的问题。首先,档案管理系统对于档案管理具有现实指导意义,便于管理者科学规范管理档案资料。其次,档案资料的入库、出库应该遵循相关的制度规范执行,保持和管理信息系统的一致性。最后,在实际的管理工作中,虽然事业单位也采用了计算机技术辅助管理档案资料,但是现实情况是,许多单位对于管理信息系統使用不到位、不规范,信息登记不及时,没有很好地发挥信息系统的价值优势。
  (三)人员素质不高,待遇低,流动性大。档案管理工作是一项专业性很强的系统性工程,对于从事的工作人员要求较高。现实情况是,大多数行政事业单位的档案管理人员专业水平不高,且身兼多职,对于档案管理工作只是兼职工作的部分,无法投入全部的时间和精力从事档案管理具体工作。对于档案的管理意识和方式方法都无法做到科学性和规范化高标准的要求,对于引入信息化手段管理档案资料的重要性也没有足够的认识,致使档案管理工作不够专业,效率不高。而且单位领导不重视的情况下,待遇偏低,人员的流动性较大,大大影响了档案管理的质量。
  二、创新思路与优化策略
  作为时代发展的见证者,档案管理部门必须有不断改革进步的意识,更新观念,用科学实际的办法解决档案管理中存在的问题,提高档案的有效利用。
  (一)完善管理及奖惩制度。首先,根据实际工作的需求,建立科学合理的管理制度,分清主要职责,确保规章制度能够简单实用。其次,确保制度约束的平等性。档案管理规章制度既要对员工实行制约,也需对单位领导实行制约,如此一来,能够加强单位领导的重视度,有效提升其监管力度。最后,建立科学的管理考核体系。定期对档案管理工作进行全方面的考核,并对表现较好的管理人员给予适当的奖励,促使其更加积极主动地投入到工作当中。以高效的管理方法,留住档案管理专业人才。
  (二)加强信息化管理建设。首先,从观念入手,改革创新,增强信息化管理意识,随着互联网等信息技术的发展,行政事业单位的档案管理信息化成为必然趋势。依托电子信息化技术,实现纸质档案资料同电子档案信息的同步,实现信息资源的合理规范的管理,充分发挥电子档案在查询、登记、定位、修正、归档等方面的便利化优势,在实际管理过程中,要把档案切实达到信息化管理水平,实现档案管理从被动服务到主动服务的过程,将封闭的管理模式发展为开发服务型管理模式,使之适应时代的发展需求。其次,硬件设施是档案管理科学化、信息化的必要条件,配备齐全的计算机、扫描机、刻录机等各项设备设施,才能充分发挥信息化的档案管理。在应用技术上改革创新,进一步实现档案数字化管理。单位在加大档案系统建设投入力度的同时,也要加强对档案管理人员技术水平的提升,现代科学化的管理模式,必将档案管理推上新高度。
  (三)强化管理队伍建设。要做好行政事业单位档案管理工作,需要建立一支具备高素质的管理人员队伍。管理档案工作的成效同参与档案管理的人员的素质是密不可分的,大家都有这样的现实体验,同样是一份工作,不同的人做出来的工作效果和成绩却是千差万别的。这就要求档案管理人员要有专业技术的水平,并且熟悉电子文件的操作及在管理过程中具备安全防范意识,有积极参与各项培训工作,与时代接轨,主动学习的能力。为了确保档案管理工作的质量,单位必须强化档案管理人员的信息化技能,使之迅速由传统管理模式迈向现代信息化模式。
  三、结语
  针对行政事业单位的档案管理工作,做好档案管理工作的重要性是不言而喻的。针对管理中存在的现实问题,需要单位领导的高度重视,保证档案管理工作的必要经费支持,做好管理队伍人员配备,通过引入现代信息技术,实现档案资料的信息电子化管理,充分发挥新兴技术的优势,相信在今后的工作中,档案管理工作将更上台阶,为单位各项事业发展提供更加优质的服务。
  【参考文献】
  [1]赵悦.加强信息化建设提升事业单位档案管理时效[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2016(11).
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