如何加强职业院校人事档案规范化管理的探讨

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　　摘要：职业院校人事档案是学校人事管理工作的核心，它记录着本校人事的学习经历、工作经历、所获奖励记录和违纪处分记录等，是本校人事管理工作的重要资料，为优化职业院校人力资源结构，提升职业院校人事管理水平提供重要依据。本文分析了规范职业院校人事档案管理的积极意义，基于当前我国职业院校人事档案管理现状，探讨了如何规范职业院校人事档案管理的具体措施，为职业院校人事档案规范化管理工作提供参考。
　　关键词：职业院校;人事档案;信息化;规范化管理
　　中图分类号：G717 文献标识码：A
　　职业院校人事档案是学校人事管理工作的重要组成部分，它为学校的人力资源规划、教师职能分析和员工绩效考核等多方面工作提供参考。随着我国社会经济和高校人事管理工作的改革发展，职业院校人事档案管理工作也面临了一些新需求和新挑战。是否成功提升改革高校人事档案工作的成效，优化高校人力资源规划，是评价高校综合实力的主要指标之一。随着职业院校人事档案管理制度的逐步发展，职业院校应当重视人事档案管理工作创新，规范人事档案管理方法，完善院校人事档案管理制度，充分发挥出人事档案资料对高校人力资源管理工作的积极作用。
　　1职业院校人事档案资料的作用
　　1.1记录高校人事信息资料
　　职业院校人事档案资料通过对学校各个师生多方面真实的详细记录，极大地反映了这个人的真实面貌，与个人的社会活动紧密相连，是个人发展社会工作的参考资料，也是学校、单位和社会团体聘用人员的重要参考。因此，人事档案管理工作者必须要确保人事资料档案的真实性，将其如实地记录在个人的人事档案资料中，为个人未来的学习和社会发展提供有效的理论依据。
　　1.2规范高校人事行事准则
　　职业院校人事档案资料还能规范学校师生的具体行事方式，对维护高校和社会秩序也有着积极作用。大多数单位和社会团体会根据人事档案资料去评估个人的工作能力和性格特征，因此当事人会重视个人行为在人事档案资料上的体现，进而在日常生活和工作中规范自己的行事方式;此外，人事档案资料只供高校相关人事部门查阅，也能优化高校之间人事任免和人事调动的工作流程，提高人力资源部门的工作效率;同时，人事档案资料具有保密性，当事人无法看到自己人事档案上面的记录，因此在社会活动中会愈加注意规范自己的言行，也充分地体现了人事档案资料对人们行事准则的规范作用。
　　1.3反映高校人事历史行为
　　职业院校人事档案资料不仅是对学校师生在校期间行为的记录，还是当事人在不同时期的连续的各个方面的真实记录，因此具有一定的历史价值。人事档案资料不仅是反映当事人过去每一段时期社会活动的具体情况，也能反映出当事人的思想觉悟、工作能力和性格特征，随着社会发展而呈现出的变化，为人事档案资料使用人员对当事人的评估提供更全面和更有效的参考依据。
　　2我国职业院校人事档案管理工作中存在的问题
　　2.1落后的人事档案管理制度
　　现阶段我国职业院校人事档案管理制度较为落后，在高校的人事管理工作中，对于人事档案资料更多倾向于记录和储存，而未能实际应用起来：一是人事档案管理工作缺乏明确的职能划分和工作要求，导致人事档案资料的记录、收集、归档、整理和统计等工作的开展没有统一的标准;二是对人事档案管理工作中对档案的真伪鉴定与安全管理等工作缺乏监管制度，导致人事档案资料的鉴定和保密工作的质量无法获得保障;三是人事档案管理工作的发展与改革，相关工作的经费申请以及工作人员的奖惩管理缺乏明确的规定，导致人事档案资料管理工作在实际开展中效率低下。
　　2.2陈旧的人事档案管理方法
　　目前我国职业院校人事档案资料多为纸质的实体人事档案资料，而对档案信息的查阅管理也多采用实物翻阅的形式。许多职业院校仍然采用陈旧的人事档案管理方法，没有建立起人事档案信息化管理档案，对人事档案资料的归档和查阅也只停留在实体的层面，而实体的人力档案资料库存在容量有限，标准化程度低，查阅困难等不足，无法满足新时代下对人事资源档案充分利用的需求。此外，许多职业院校没有对人事档案管理工作进行规范管理，而只是简单地将其纳入学校的人事部门或组织部门管理，导致人事档案管理工作中缺乏专业的技术人员，无法满足职业院校建设发展的需求。
　　2.3业余的人事档案管理团队
　　人事档案资料规范管理工作在职业院校中得不到重视，学校对于人事档案管理相关工作人员的选拔较为随意，导致高校中人事档案管理工作的员工学历偏低，欠缺相关专业技术，其工作能力和职业素养不能满足当代人事档案管理工作的需求。随着时代的发展，对职业院校中人事档案资料规范管理工作人员提出了多方面的高要求，而业余的人事档案管理团队缺乏有效的人事档案管理技术，人事档案管理意识薄弱，工作积极性较差，进一步影响了规范我国职业院校人事档案管理工作的进程。
　　3规范职业院校人事档案管理的具体措施
　　3.1加强人事档案管理意识
　　为了规范提高职业院校人事档案管理工作，提高职业院校人事档案管理工作效率，职业院校首先应当增强人事档案管理工作人员的管理意识，创新人事档案规范管理模式，优化人事档案规范管理工作结构，梳理人事档案规范化管理流程，以全面提升相关工作人员的职业素质;其次是职业院校应当重视对人事档案资料的记录和归档，确保人事档案资料的真实性和完整性。在对人事档案资料的记录和归档工作中，人事档案管理人员首先要确保人事档案资料的真实和完整性，在明确人事档案资料的真实价值后，及时对资料进行编制归档，确保人事档案资料的编制工作符合对人事档案资料的排序和分类要求;然后在完成对人事档案资料的归档工作后，应将人事档案资料上交至学校档案管理部门统一管理，以方便往后查阅使用。
　　3.2健全人事檔案管理制度
　　健全的人事档案管理制度能够有效提高职业院校人事档案规范管理工作的工作效率，提高我国职业院校人事档案管理工作水平。职业院校首先应当明确人事档案资料管理相关工作人员的工作职责，打造健全的人事档案资料管理机制，规范对人事档案资料记录、收集、归档和整理的具体工作流程;其次是职业院校应当有意识地提高对人事档案资料的真伪鉴定和保密管理工作，增强人事档案资料的真实性和有效性;最后职业院校还应当重视对人事资源档案的使用与开发，对人事档案资料管理工作的经费和相关工作人员的安排进行合理规划，以此推动人事档案规范管理工作的改革发展。 　　3.3提高人事档案管理团队的专业水平
　　随着时代的发展，现阶段的职业院校人事档案管理工作需要具有人事档案管理专业技能和专业素养的综合型人才。因此，为了提高人事档案管理工作水平，职业院校必须重视对人事档案管理团队专业水平的培养与提升;一是职业院校应当建立起完善的人事档案管理人才培养系统，加强对人事档案管理人才的实践与锻炼，将人事档案管理人才的培养列入学校的发展工作中;二是职业院校还应当打造系统的人事档案管理人才储备和引入机制，在培养本校人事档案管理人才的基础上，积极主动地多渠道地引入外部人事档案管理专业人才，以此提高本校人事档案管理工作团队的工作能力。
　　3.4丰富人事档案资料内容
　　传统的职业院校中人事档案资料缺乏独特性，通常它只是記录了学校师生的学习工作经历、所获得奖惩和所参加的社会活动等，无法满足在新时代的背景下，职业院校管理工作对高校人事档案资料的需求。因此，职业院校管理工作者应当丰富人事档案资料的具体内容，在资料中加入学校师生的性格特征、专业特长、兴趣爱好和职业偏好等，避免统一化的没有特征的人事档案资料，并通过丰富充实的人事档案资料，更好地发挥出人事档案资料对于职业院校管理工作的积极作用。
　　3.5发展人事档案信息化管理技术
　　随着信息科学技术的飞速发展，对于提高职业院校人事档案规范管理工作而言，不仅要求改善传统的纸质人事档案资料的规范管理，更应当重视加强人事档案资料的信息化建设与发展。职业院校应当依据纸质的人事档案资料内容，编制相关电子人事档案资料，确保两种档案资料的统一性和关联性，然后为电子人事档案资料建立统一的数据库和查阅网站，组建起完善的人事档案信息化管理系统。在发展人事档案信息化管理技术时，职业院校必须注重对电子人事档案资料的保密工作，确保电子人事档案资料数据库和查阅网站的信息安全，避免感染网络病毒以泄漏出电子人事档案资料。
　　3.6加强人事档案资料的开发使用
　　人事档案规范管理工作是职业院校合理配置人力资源的基础之一，它的内容包含着职业院校中师生的各种基本信息，能够为学校的党政、教学、科研和管理等多方面工作提供参考数据，优化高校人力资源的配置和流动。因此，随着职业院校教学水平的提高和人才竞争的增强，职业院校应当重视人事档案资料中提高的重要信息，加强人事档案资料的开发使用，积极主动地发掘人才，并在学校的各项工作中将人才科学合理地利用起来。通过对人事档案资料的充分使用，高校人事部门和领导者能够更好地实行员工选拔、培训与管理工作，提升职业院校中人力资源配置的有效性和合理性。
　　4结束语
　　人事档案资料能够真实地反映个人的历史经历、行事表现和性格特征等，是评估当事人未来社会活动表现的重要依据。随着我国高校人事制度改革工作的逐步深化，职业院校应当意识到人事档案规范化管理对于高校发展建设的重要性，加强职业院校人事档案规范化管理，提高人事档案管理人员的专业水平，完善人事档案管理制度，创新人事档案管理方法，通过信息科学技术保障人事档案资料的真实性、有效性和高效性，充分发挥出高校人事档案资料的实用价值，以满足新时代对高校人事档案规范管理工作的需求。
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