新形势下行政事业单位档案管理方式初探

作者:未知

  【摘要】行政单位档案管理部门和职工必须提升自身的专业素养和重视程度,通过建立健全科学管理、数字管理等机制来切实优化档案管理水平,保证不断创新,为更好地开展档案管理工作奠定良好的基础。
  【关键词】行政事业单位;档案管理;初探
  在当前的档案管理模式中,行政事业单位具有突出的特征,为顺应当前我国经济发展大背景,需要适时作出创新与调整才能适应新形势的需要,解决当前行政事业单位档案管理工作中存在的问题。
  目前,行政事业单位的档案管理工作存在多方面的问题,这些问题均对行政事业单位的的工作效率产生了负面影响。比如档案管理工作人员和相关部门领导对于档案管理工作不够重视。尽管在行政单位从人力物力等方面都对档案管理投入了很多,但是由于缺乏监督,行政事业单位的档案管理工作质量始终无法提高。另外,由于存在部分行政事业单位为档案管理创造的条件不够好,也导致档案管理缺乏规范性和统一性,一些甚至没有专门的空间储存档案。管理人员本身又缺乏安全意识,档案的损毁破坏性极大。行政事业单位中有些管理人员素质不高,一方面缺乏技术技能,另外一方面则是缺乏职业道德精神,工作中不按照相关法律法规进行工作;他们除了肩负管理档案工作的责任之外,还需要处理其它的相关事务,也会导致档案管理工作无法正常开展。
  目前,各行政事业单位档案管理工作中还存在着一些缺陷,具体来说表现在以下这些方面:
  (一)相关人员对档案管理工作的重要意义没有深刻认识。在日常的工作实践中,人们往往认为档案工作不会为单位带来什么效益,甚至认为是单位的一项经济负担,并且一些领导同志也没有认识到档案管理工作对单位工作的促进作用。基于此,大部分领导对这项工作不够重视,对这方面的监管不严,在实际工作中的检查、督促也不到位。单位每年年终都要进行考核,由于对档案工作的考核难以形成量化,因此也很难实现对其全面而有效的评估考核。而且在档案管理方面,又没有制定相应的激励措施,这样就难以调动档案管理人员的工作积极性,难以发挥他们的自主能动性,也就不能够促使他们自主努力学习提高自身的专业素质。因此,在具体的工作中,这些相关的从业人员的表现并不积极,在工作实践中常常是得过且过。
  (二)在具体的管理方面,也缺乏相应的健全体制。虽然很多单位设置了档案管理机构,也建立了相应的单位档案室,并且购置了相应的硬件设施,但是却普遍缺乏相应的档案管理系统。众所周知,档案管理系统是对档案管理工作的具体指导,也是档案管理工作的实施原则。健全而规范的管理系统,有利于档案管理工作的持续性、统一性和系统性,也更容易体现其工作实效。而档案资料的整理、归档、查阅都应该制定相应的管理制度,这样才能够使这些工作环节制度化、规范化,才能够保证档案信息的完整、安全,这对于档案管理工作的顺利实施,并充分发挥档案管理工作对单位工作的促进作用具有重要意义。信息时代背景下,虽然许多单位的档案管理都积极地进行了信息化建设,但是在实际工作中,由于相关人员信息化能力较差,因此在管理实践中,更多时候还表现于手工操作,这样很难发挥档案管理工作信息化的优势。
  (三)从业人员普遍素质不高。由于事业单位档案管理工作缺乏有效的激励机制,又难以进行量化式考核,对从业人员的要求相对就较低,导致这些从业人员在职业素养和职业技能方面普遍没有得到提高。很多档案管理的具体工作,往往被单位设置为一些过渡岗位,这样就造成了较大的人员流动性,导致从业人员不能安心工作,责任意识不断弱化。还有一些档案管理部门的工作岗位,由于没有具体的工作任务,因此单位会安排许多兼职。这样就使一些工作人员不能够安心地从事檔案管理工作,使他们顾此失彼,工作中常常出现错误,这样就严重影响了档案管理工作的顺利实施。
  行政事业单位的档案管理工作存在一定的困难与挑战,导致管理无序问题产生,甚至演变成整理、归类和反馈不及时,严重影响了实际行政工作的有效开展。针对上述问题,需要相关部门立足实践,通过不断创新和改革来更好地优化档案管理工作。
  (一)优化和提升工作质量。为保证档案管理工作水平和质量全面提升与优化,必须建立健全完善的档案管理系统。通过立足地区实际,在当前的组织结构模式下大胆进行创新,保证档案管理工作落实到每一位行政人员手中,保证工作任务更加细致与明确,防止产生相互推诿和职责不明确现象。与此同时,切实加强监督与管理,通过优质的管理模式和行之有效的监督来提升具体的工作质量与工作水平,优化整体工作效率。为保证管理工作更加科学与合理,需要以社会发展为背景,切实符合当前行政事业单位实际发展需求,将质量与数量共同作为评测标准,保证具体工作能够更加公平。对于领导部门而言,需要将动态化和分级化管理作为档案管理的工作重心,形成良好的指导与引导机制。在设立具体的工作目标时,需要以国家相应的法律法规作为基础,真正形成有法可依和有法必依的良好格局,提升监督与管理工作的规范性与有序性,形成良好的发展循环。
  (二)合理引入数字化技术。随着我国科学技术水平的不断提升,数字化技术同步提升。为保证档案管理工作能够与时代发展接轨,需要合理引入数字化技术,切实提升整体档案管理工作的效率与科学性。在具体的应用过程中,需要合理分配物资力量,以时效性作为基础,保证具体的数据信息在收集、整合与反馈过程中能够更加准确与有效,全面优化整体工作质量。同时,为提升档案管理工作效率,需要相关部门加强基础设施建设,合理引入先进的技术设备,并做好维修与管理工作,提升机器运转效率。在传统的档案管理工作中,大量使用文字档案来进行存储,在一定程度上影响了存储时间和数据安全。为此,需要将数据逐步从纸质资料存储变为计算机存储,并不断对数据进行加密与更新。在实际的档案存储工作中,需要提前做好分类工作,通过数据资料的保密程度来进行差异性的存储,切实提升数据的安全性与实际存储效率,并在一定程度上提升数据信息的共享程度,全面优化整体的数据资源利用效率,形成良好的数据信息传输模式。
  (三)提升整体档案管理的安全性。因为行政事业单位内部数据信息存在一定的保密性,与国家经济、政治、文化建设息息相关,不断优化和提升档案管理的安全性必须放在实际档案管理工作的首位。为此,需要相关部门结合国家法律法规,不断优化和提升数据文件的保密程度,为国家更好地发展与建设奠定良好的基础。虽然当前行政事业单位内部库房基础设施建设较为完善,但是因为部分单位缺乏足够的重视程度,导致信息数据泄露,造成了难以挽回的损失。为此,行政事业单位需要在健全和完善库房等基础设施的基础上,不断加强监督与管理,通过提升职工的责任意识和安全意识来不断优化档案管理水平。在具体的建设过程中,需要结合地区实际,加强防盗与监管力度,通过合理划分办公区域与档案管理区域来优化管理水平,避免无关人员随意翻阅与盗取保密信息,对于违法行为加强惩处力度,真正做到有法可依与有法必依。在具体的保管过程中,需要明确期限,将其分为短期、长期和永久三部分,切实做好资料整合与档案管理工作,全面提升档案信息的安全性。
  目前,在行政单位档案管理工作中仍然存在一定的问题与不足,对其长远发展与自身职能的正确发挥产生了一定的影响。针对上述问题,需要行政事业单位结合时代发展背景,将国家现行的法律法规作为基础,不断创新与优化档案管理模式。同时,全面提升职工综合素质与重视程度,为更好地开展档案管理工作奠定良好的基础。
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