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高校政府采购业务内部控制风险点及防范措施

作者:未知

  摘要:近年来,随着高校政府采购工作的逐步规范,高校采购部门根据国家采购法律、法规要求,积极建立并完善采购工作内部控制体系。本文将从高校采购工作内部控制风险点的设立,以及防范措施等角度进行探讨,从而加强高校采购工作的监督管理,提升高校采购工作的管理水平。
  关键词:高校;政府采购;内部控制;风险防范
  中图分类号:G475 文献标识码:A
  1高校采购内部控制的意义
  《中华人民共和国政府采购法》自2003年1月1日起正式施行,使得政府采购步入了法制化的轨道。为适应政府采购制度改革与发展的需要,2016年财政部发布《关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》,体现了国家对政府采购活动内部控制管理的高度重视。2017年财政部对《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第18号)进行了修订,并以财政部令第87号予以公布,并于2017年10月1日起施行。该办法的修订是在国家大力推进“放管服”改革的新形势下,落实采购人主体责任和自主权,不断完善政府采购管理制度,使政府采购管理从“程序导向”转向“结果导向”的重要举措。同时,新修订的《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号)的第六条也明确了采购人要不断完善内部控制制度,落实采购主体责任。
  高校的资金来源大多是财政性资金,高校的采购业务是政府采购重要的组成部分,高校作为政府采购的重要主体,有权利也有义务在实施政府采购的各环节履行主体责任,实现采购人的责权对等。高校采购管理部门需要制定完备的内部控制体系,通过实施有效的内部控制可以预防风险的发生,使高校的政府采购工作处于阳光、公正的管控体系中,最大限度地提高财政资金的使用效率,尽可能地杜绝采购活动中可能出现的违规和腐败现象。
  2高校采购管理的风险点及影响
  2.1采购业务准备环节风险点
  第一,采购项目申报时有无采购预算和采购计划。政府采购预算是高校财务预算的重要组成部分,是政府采购活动的主要依据,不能随意变更。政府采购计划是指财政部门依据政府采购预算,按采购目录或采购品目汇编的反映各采购单位需求情况及实施要求的计划。政府采购计划是政府采购预算的具体实施方案。高校应按照批复的政府采购预算按月编制政府采购计划,作为年度内政府采购预算的具体执行。明确采购预算和采购计划可以增强采购活动的计划性,杜绝采购的随意性,从而有利于形成采购规模化效应,提高财政资金的使用效率。
  第二,采购需求是否科学合理。高校在进行采购活动前,要明确采购需求,只有科学合理地制定采购需求,才能保证实施的采购活动经济有效、适时适量,与高校的实际需求相匹配。如果采购需求不明确,会导致采购到的物资与学校的需求不相符。物资过量或物资不足,都会给高校正常运行造成不利影响。
  第三,采购方式和采购形式的选择是否合规。公开招标是政府采购的主要采购方式,政府采购监督管理部门,对必须公开招标的项目制定了有关的规定及限额标准,高校在采购活动过程中应当注意不得将公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标。按照规定政府采购形式分为集中采购和分散采购,集中采购是对列入集中采购目录的项目委托政府集中采购机构代理采购,分散采购可以由高校自行组织或者委托有政府采购代理资格的社会代理机构代理采购,高校在采购活动过程中应當注意对于属于集中采购的项目有无依法委托政府采购集中代理机构采购,另外委托的社会代理机构有无政府采购代理资格,这两个风险点是高校采购管理部门选择采购形式时要注意的,如果选择不当,轻则会造成人力、物力、财力资源的浪费,重则会给权力寻租制造空间,滋生腐败。
  2.2采购业务实施环节的风险点
  第一,采购文件编制有无以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者排斥潜在投标人。《政府采购法实施条例》第二十条、《招标投标法实施条例》第三十二条都明确规定了一些情形属于以不合理的条件对供应商实行差别待遇或歧视待遇,亦或属于以不合理条件限制、排斥潜在投标人,这些情形的发生会影响政府采购的公平竞争环境,弱化政府采购的资源配置作用,同时也违反了“公开、公平、公正”的原则。
  第二,编制好采购文件是否经过审核,编制部门和审核部门是否分离。采购文件编制完成之后,应该交与相应的部门进行审核,并且文件审核部门和编制部门应该实行职责分离,这样才能保证采购文件编制的合理性。如果编制的采购文件没有进行审批就对外发布,或者文件审批和编制为同一部门,那将会大大降低采购文件编制的合理性与可行性,这样会导致随意采购或采购不成功的现象,造成资源浪费。
  第三,采购信息发布是否合规,询问和质疑是否及时回复。政府采购监督管理部门制定了政府采购信息公告管理和质疑、投诉的规定,高校在组织实施政府采购活动时要注意按照规定的时限和渠道发布相关信息,同时在采购信息发布期间和采购活动开展期间按照规定的时限和要求对供应商的询问、质疑进行答复,确保采购活动合法合规开展。
  第四,采购评审过程有无不规范,评审专家是否按规定抽取,合同签订是否与采购评审结果一致。供应商的评审应该由专门的评审委员会集体商议。采购评审应该秉持公平、公正、公开的原则,依据采购文件规定的评审标准和方法进行资格审查、评审和比较,评审过程应当做到依法合规。不能根据个人的主观臆断来选择供应商,也不能由权利较大者决定,如果供应商的评审由少数人暗箱操作或私下商议决定,则可能导致供应商的选择不合理。评审结果需要按规定公示,公示完毕后依据采购评审结果拟定合同,合同签订环节需要经过相关部门审核,合同中要明确双方的权利和责任,确保学校的合法权益不受侵害。
  2.3采购项目验收、结算和归档环节的风险点
  第一,采购项目验收是否规范。重视履约验收,强化结果管控,是政府采购管理从“程序导向”转向“结果导向”的重要体现,高校应当依法组织履约验收工作,严格按照采购合同开展履约验收,对验收不合格的项目,应该依法及时处理。如果处理不及时,则可能导致学校经济利益遭受损失。   第二,采购项目结算是否规范。对于验收合格的项目,高校应当依据合同约定的付款方式进行结算,同时要符合国家相关的结算制度,也要结合学校实际的资金状况,选择最合适的付款方式。学校的每一笔采购结算资金都必须经过严格的审核,确保真实的采购交易和准确的结算金额。如果没有严格的结算审核程序,则可能导致虚假交易、采购金额不正确,甚至导致违反合同约定等严重后果。
  第三,采购项目是否按规定进行归档。采购档案是采购活动最真实、全面的反映和记录,高校应建立采购档案管理制度,及时归集、妥善保存采购档案,接收政府采购监督管理部门以及监察、审计部门的监督检查。
  3高校采购风险点的内部控制防范措施
  3.1加强政府采购源头管理,落实主体责任
  第一,高校财务部门应当对照相关制度要求,严格组织实施校内政府采购预算编制工作,采购需求部门对照获批的预算申报政府采购计划,采购管理部门严格审核政府采购预算和计划,对未纳入预算和无采购计划的项目不得进行采购。实施政府采购预算的编制可以切实改善政府采购计划编制与执行中人为因素变更的现象,对采购行为形成了必要的约束機制,缓解盲目采购、重复采购的现象,减少政府采购的无序性和随意性,政府采购预算的重要性,还表现在提高了政府采购的透明度,细化支出管理,提高财政资金使用效率。
  第二,高校使用需求部门制定采购需求时应加强需求论证,对需求比较复杂的项目可以引入第三方的专业机构和相关领域专家参与采购需求编制与论证,采购需求应当合规、完整、明确,采购需求应当包括需要实现的功能和目标,包含所有技术、服务、安全等要求,采购标的物的数量、交付或实施的时间和地点,以及验收标准等内容。需求内容当以满足高校实际需要为前提,符合资产配置标准。建立政府采购岗位相互制衡的工作机制,并按要求公开政府采购信息。
  第三,高校采购管理部门应当对照相关法规制度的规定,结合采购项目的特点正确选择采购方式,制定科学合理、切实可行的评标方法。对于达到一定金额标准必须公开招标的项目,不得通过化整为零或其他理由规避公开招标。如因特殊原因需要采购公开招标以外的其他采购方式,需在采购活动开始前上报政府采购监督管理部门,经过批准后方可转为其他方式采购。对于集中采购项目严格按规定委托集中采购代理机构代理采购,而对于委托社会代理机构代理采购的分散采购项目,高校应该通过合适的方式选择有政府采购资格的社会代理机构,并要加强对代理机构的动态考核,全过程参与监督。
  3.2强化政府采购过程监督,提高采购效益
  第一,高校应加强采购管理和需求部门相关岗位人员的法治意识和职业道德教育,强化廉政勤政和工作作风建设,在编制需求和采购文件时不得设置带有歧视性、倾向性或者排他性标准的要求,不得包含对供应商的潜在或者隐性要求等,对于技术要求比较复杂的项目,采购管理部门可以邀请专家对采购文件进行论证。
  第二,高校应当建立政府采购岗位相互制衡的工作机制,监督部门应强化采购文件审核制度,实施多部门会审采购文件,确保采购工作有序进行,审核过的采购文件按规定的时限在指定的媒体(网站)按要求规范发布采购文件,在规定时限内回应各类询问和质疑。
  第三,采购评审中开标、评标环节是采购活动中最重要、最关键的环节,决定最终的采购效果,各种采购规定和制度对此环节的着墨也是最多的,是检查监督的重点,高校采购管理部门应高度重视开标、评标环节的规范性,合法合规地组织开标、评标工作,严格按照政府采购规定,组成评审会员会(评审小组),规范抽取采购评审专家,妥善保存评标现场音视频监控和过程记录等资料。评审结束后,在规定的时限内确定中标供应商,并与对方签订合同,合同内容不得随意添加或删减采购文件和评审确定的事项,不得擅自变更、中止或者终止采购合同,校内应建立多部门合同审核制度,保障学校的合法权益。
  3.3加强政府采购结果管理,形成管理闭环
  第一,高校采购管理部门应当制定履约验收规范制度,在各类采购项目合同履约完毕后,按规定组织履约验收,根据项目实际情况制定验收方案,明确履约验收的时间、方式、程序等内容。验收人员一般包含采购管理部门、使用部门、监督部门等代表,对于大型仪器设备、技术复杂的专用设备和基建工程等,还应组织专家验收或邀请有资质的质量检测机构参加验收工作,验收标准要严格依据政府采购合同约定的技术、服务、安全标准等,对供应商履约情况进行验收,并出具验收文件,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收双方人员共同签字。验收结果应当与采购合同约定的资金支付及履约保证金返还条件挂钩。履约验收的各项资料应当存档备查。验收不合格的项目,高校应当依法及时反馈给供应商,并要求供应商及时整改,供应商整改不及时或有其他违法违规情形的,高校可以及时报告政府采购监督管理部门。
  第二,高校采购管理部门与资产管理部门、财务部门可以建立协同管理机制,按照严格按照“未验收不入库、不入库不结算”的原则,在履约验收合格后及时办理资产入库,完成资产入库后办理结算工作,结算应当严格依据合同约定办理。
  第三,高校采购管理部门应对结算完成的项目,从立项至结算期间所有的采购资料进行归档。高校采购管理部门在实践过程中,应积极探索采购档案的信息化,便于采购过程资料的归集和保管。
  4结束语
  高校开展政府采购规模大,部分采购要求高,这导致在进行政府采购过程中所涉主体的利益关系复杂,风险高。阳光是最好的防腐剂,作为高校采购管理人员,要做到守正与养气,必须对相关知识进行梳理和更新,自我加压,学好用好政府采购相关法律法规,有所为与有所不为;高校采购部门要加强内部控制机制缺位,公权力约束不足,政府采购风险机制不健全等问题,进一步加强高校政府采购内部控制管理,建立健全阳光采购政策,识别并预防政府采购风险,抓住风险管控重点,才能树立良好的高校政府采购风气。
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