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SaaS模式下财务外包的可行性分析

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  摘要:本文在分析SaaS模式与财务外包内涵的基础上,运用SWOT分析了SaaS模式下财务外包的优劣性,针对这些风险完善了相关措施,有效地减少财务外包的信息安全风险,并为SaaS模式下财务外包的发展提出了新的思路。
  关键词:财务外包; SaaS模式; 风险
  二十一世纪是网络经济时代,随着互联网飞速发展的同时,产生了基于互联网基础的计算机技术——云计算,引起了各国学者们的广泛关注,本文主要研究云计算里面的SaaS模式。随着信息化的普及,会计信息的处理方式需要更加快捷和高效,传统会计服务模式无法满足中小企业的需求,这是新型财务外包服务模式产生的前提,而SaaS模式下的财务外包就是在这种大环境下产生的,顺应了网络信息技术的发展和广大中小企业现阶段的需求。
  一、SaaS及财务外包相关理论
  (一)研究背景。随着中小企业日益增大的会计信息和业务信息处理需求,研发财务相关软件并投入使用耗时、耗力、耗财,中小企业需要更便捷的方式来解决现阶段的困难,云计算逐步走入大众视野。财务外包的最大优点是对整个财务工作按流程细分、注重业务的优化、整合和分配,而企业自身集中做自己专业领域的工作,双管齐下,从而使企业价值达到最大化。
  大数据环境下财会领域逐步涉及到了云计算的概念,“互联网+财务技术”模式由此产生。云计算是指利用新技术对系统资源进行统一调度,使资源面向大众提供服务的公共载体。它包括了以下三种模式:Software as a service(SaaS),软件服务化;Platform as a service(PaaS)服务平台;Infrastructure as a service(IaaS),基础设施作为一项服务[1]。上述三种模式本文只针对第一种模式进行研究。
  (二)SaaS概念内涵。SaaS,Software as a Service的简称,软件服务化,笔者理解为:服务供应商在服务器上将财务应用软件统一部署,中小企业依据自身需求和行业特点,向服务供应商订购适合自身特点的软件服务业务,依据服务的时间长短签订协议,支付合理的费用,服务供应商依据协议提供高质量的服务水平。应用灵活、投入较低、变化快速等是SaaS模式下目前解决现阶段中小企业在信息化发展瓶颈的关键,节省了大量的人力、物力和资金,所以说财务外包成为中小企业目前发展的新兴势力[2]。
  (三)财务外包概念内涵。对于财务外包的相关定义,我国学者在研究中各抒己见,综合国内外学者的观点,笔者认为:财务外包是指以网络财务服务平台为媒介,在保证财务信息安全和质量的基础上,中小企业将财务工作中的部分业务外包给服务供应商,服务供应商利用其专业性来处理各项业务,给予中小企业必要的咨询和指导,利用他们的专业性来提高中小企业整体效率,提高中小企业的竞争力,而中小企业将节省的人力、物力投入更具有核心竞争力的功能和业务,提高了工作效率,最终实现了企业价值最大化。
  二、基于SaaS模式在财务外包运作服务中的SWOT分析
  (一)SaaS模式下降低了财务外包的风险和相关成本
  传统财务软件模式主要依据中小企业投入大量人力、物力和财力用于信息化建设和软件的维护,大多数中小企业缺乏高质量、专业性人才,无法全部掌握软件中的各个功能模块,在使用过程稍有失误,将会带来无法预估的财务风险。SaaS财务外包模式的优点是中小企业不用再购买财务软件,只需要依据自身的实际需求来考察服务供应商,按需付费。财务外包供应商主要提供在线软件使用服务,软件的维护和管理服务,保证产品性能的稳定。即使突发事件的来临,中小企业可以随时终止协议,及时止损,一定程度上能降低中小企业信息化建设的成本和风险,提高了工作效率,保证了决策的及时性和正确性。这是SaaS模式下财务外包体现出的优势所在。
  (二)SaaS模式下财务外包获取信息更方便快捷,数据全方位共享
  SaaS模式下数据实现全方位共享。用户可以利用手机APP、WEB等渠道进行访问,并且厂商提供免费的升级和系统维护,提供专业的在线服务支持,如在线客服、服务热线等。对于财务外包的中小企业来说,只要连接网络,就可以使用,随时了解企业财务相关情况信息,数据共享,即使财务外包也做到心中有数,方便快捷,满足了中小企业移动化办公的需求。
  (三)SaaS模式下财务外包能使中小企业更关注核心业务
  传统的财务外包模式信息化传输相对较慢。随着SaaS模式的财务外包应用,中小企业只需要通过一些接口来进行信息系统的应用,在实现企业与信息系统的分离的基础上,做到信息传输及时,有助于企业将更多的资源投入到核心业务中,无须关心信息系统。
  (四)SaaS模式下财务外包对企业个性化需求的满足较弱[3]
  服务供应商业务处理方式更倾向于标准化和流程化,而中小企业涉及到的行业、规模等良莠不齐,不同行业的中小企业形式多样,而且复杂多变,如果它对发包企业所在行业特点缺乏足够了解,无法依据行业特点、实际情况等作出有效、合理的判断,最终得出的会计信息质量将大打折扣,缺乏足夠的说服力和有效性。而在SaaS模式下,在满足共性的基础上,实现了个性化的差异需求。这也为财务外包的推广和应用克服了一个重大难题。
  (五)SaaS模式下财务外包认知度较差
  一方面,作为新模式的一种,SaaS对产品研发人员素质提出了更好的要求,聘请专业研发人员需要投入高昂的资金,投资回报周期相对较长,一旦资金链断裂,得不到长期稳定的资金支持,产品研发、服务质量等方面就很难得到保障;另一方面,大多数中小企业管理者,习惯于使用传统的财务外包,对于SaaS模式下将数据存储云端,通过互联网使用的方式认知度还有待进一步提高。
  三、完善SaaS模式下财务外包的相关措施
  (一)服务供应商方面   1.加强服务创新
  创新是企业发展的核心,财务外包服务供应商依据给中小企业提供的服务模式开展创新工作,注重提高财务外包服务的业务水平,创建自己的信誉度和知名度,严格按照服务标准以提供高质量服务水平,加强管理制度方面等来保障中小企业用户的權益。
  2.完善服务体系
  信息化的快速发展为服务供应商提出了更好的要求--完善自身服务体系。提供可选择的自定义功能模块,加快在线个性化定制服务,完善软件的相关功能,提供在线财务分析、财务预测、财务决策等功能体系,方便中小企业依据自身行业特征进行多样化、个性化选择,简化了工作程序,提高了工作效率。
  3.保障服务安全
  SaaS模式下财务外包供应商主要采取分级控制和管理流程化等来提高中小企业的数据安全性,分工合作,互相监督的制度是安全的有力保障。提高从业人员商业秘密保护意识,对关键员工进行相关培训,鉴定保密协议书,确保信息不泄露,将中小企业安全风险降到最低,营造一个良好的信誉氛围。
  (二)政府及相关管理部门方面
  1.加快服务平台宣传和保障
  在我国中小企业信息化水平稳步增长。政府依据实际情况,应出台相关政策加以引导、加大财政投资力度、营造良好的信息化水平氛围、有针对性的开展相关培训等,解决中小企业在财务外包中遇到的实际问题,使财务信息逐渐标准化,扩大信息化技术运用的领域和范畴,为中小企业享受便捷和灵活的信息化平台提供多层保障。
  2.加强对服务供应商的监管
  SaaS模式下中小企业财务外包的核心数据服务供应商都能留存下来,这加大了中小企业财务数据外泄的风险。政府应加大服务供应商资质审查机制,并对服务供应商进行定期的全面审查,对违规行为制定严厉的惩罚机制,保障中小企业信息化数据的安全。
  (三)中小企业方面
  1.选择可信赖的服务供应商,保障信息化成功实施
  在SaaS模式下,中小企业对于财务外包的服务供应商应谨慎选择,多方面考察。如果选择错误,势必将潜在风险变成现实风险,对财务外包效果以及财务信息的安全产生不可预估的影响。因此中小企业选择服务供应商时需要从以下方面参考:服务供应商现取得的相关资质、服务供应商服务水平的专业化程度、服务供应商服务人员素质的高低等,重点对于服务供应商个性化服务的提供是否能满足中小企业现阶段需求,能否保证服务相关数据的安全性、及时性和可靠性。另外中小企业还需时刻关注服务供应商的相关工作是否有相关合法的知识产权保护制度,在法律层面保护自身财务外包信息安全。中小企业应选择在能力、技术水平、信誉度和保密措施等方面有较高评价的财务技术服务供应商,来保障自身信息化高效实施。
  2.树立风险意识,加强风险管理
  在SaaS模式下的财务外包,网络时信息传输的主要载体,网络的安全就显得尤为重要。虽然目前网络设施与信息技术发展比较先进,对于其安全性有一定防御保护措施。但中小企业应提前树立风险意识,预防突发事件,及时规避风险,保障网络信息的安全性和完整性。同时,作为新兴产业的财务外包,目前仍缺乏健全、完善的法律法规,仅仅依靠信誉体系来约束其行为显得势单力薄,只有订立严格、周全的信息安全协议,中小企业的信息安全在法律层面得到最充分的保障[4]。所以,在SaaS模式下的财务外包,中小企业必须牢牢树立风险防范意识,加强风险管理。
  四、结语
  随着SaaS模式下财务外包服务的兴起,它为中小企业的快速发展提供了便捷的条件,它细化了专业分工,为企业信息化管理模式提供了新的思路,是企业未来战略发展的必要趋势。中小企业应结合自身特点和现状,投入更多的时间来思考企业的未来,正确、合理地选择适合本企业的财务外包模式,从而体验SaaS模式带来的专业优势和便捷。
  随着财务外包市场环境的逐步规范和中小企业管理人员水平的提升,财务外包的优势逐步显现出来,财务外包是中小企业最经济和高效的选择。而SaaS模式下对财务外包的相关理论和实践研究具有深远的现实意义和理论价值。
  参考文献:
  [1]林静.云计算时代的在线会计服务模式研究[D].首都经济贸易大学硕士学位论文,2012.
  [2]刘琪,孙维,杨阳.中小企业信息化模式—SaaS模式分析[J].经济研究导刊,2010 (33):39-40.
  [3]马超.SaaS模式的财务系统与中小企业的应用研究[D].北京邮电大学硕士学位论文,2018.
  [4]林思敏,潘自强,何澎萌.财务外包与会计信息质量相关性研究[J].财会通讯,2014 (9):17-19.
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